Tworzysz biznesowe prezentacje dla firmy, w której pracujesz i zaczynasz odczuwać brak pomysłów oraz powtarzalność swoich działań? To całkowicie zrozumiałe i tego rodzaju wypalenie przychodzi, gdy pracuje się w taki sposób naprawdę długo. Zaczynasz wtedy automatycznie lub bezrefleksyjnie powielać błędy, sprawiając tym samym, że wystąpienie robi się nużące i przewidywalne. Czy zdajesz sobie sprawę z pięciu najczęściej popełnianych błędów w tym obszarze? Jeśli nie, dowiesz się o nich z artykułu poniżej!

Dlaczego popełniamy błędy przy prezentacjach?

Podczas zajmowania się tworzeniem prezentacji zawodowo, łatwo jest wpaść w rutynę. Popularne staje się także pewnego rodzaju przeświadczenie, że robisz to na tyle dobrze i sprawnie, że dodatkowe starania są zbędne. Taka „automatyczna” praca może być jednak zgubna i sprawić, że nie dopasowujesz już tematu czy treści do sposobu prezentacji, jej wizualnego odbioru, czy technicznych możliwości. Inaczej wygląda sytuacja z osobami, które dopiero zaczynają swoją przygodę z tworzeniem biznesowych prezentacji. One często nie zdają sobie sprawy z tego, jak wiele rzeczy należy uwzględnić przy jej tworzeniu. Nie powinno się zrażać popełnianiem takich błędów. Zdarzają się one każdemu i możemy zaobserwować je nawet na wielkich marketingowych konferencjach, gdzie nad jedną prezentacją pracuje sztab ludzi. Podejście do prezentacji zmienia się z roku na rok i ich odbiór jest ciągle badany oraz sprawdzany, a następnie opracowywane są nowe wskazówki dotyczące tego, jak tworzyć ciekawe wystąpienia. Śledź te informacje! Zyskasz nie tylko nowe narzędzia, będziesz tworzyć spektakularne prezentacje, a do tego zyskasz motywację i wyjdziesz z rutyny!

Jakie to błędy?

Na pewno zadajesz sobie właśnie pytanie, jakie to błędy i czy Ty także popełniasz je w swoich prezentacjach. Są to:

Nadmierna treść – Jeden z częstszych błędów, popełniany zwłaszcza przez osoby, które dopiero zaczynają pracować z prezentacjami. Dzieje się tak, dlatego, że osoba tworząca prezentacje chce przekazać jak najszerszy komunikat, zawierający wszystkie informację i rezygnuje lub zapomina o możliwości dopowiedzenia czegoś. Można to zaobserwować zwłaszcza wśród prezentacji szkolno-studenckich. Należy sobie jednak uświadomić, że odbiór ściany tekstu na spotkaniu biznesowym może być naprawdę negatywny i sprawić, że z Twojej prezentacji nie zostanie nic zapamiętane.

Jak to zmienić? – Skup się na hasłach, używaj zdjęć i grafik, a treść przekaż słownie. Spróbuj ten sam komunikat przepisać oddając tę samą wartość w mniejszej liczbie słów.

Efekty i przejścia – Nie uważam, że demonizowanie efektów i przejść jest słuszne. Ich zastosowanie jest właściwie całkowicie zrozumiałe i może bardzo upłynnić całą prezentację. Problem pojawia się jednak w momencie, w którym przesadzasz z ich liczbą i sprawiasz tym samym, że prezentacja wygląda bardzo przerysowanie i infantylnie.

Jak to zmienić? – Postaraj się wybrać tylko jedno przejście lub efekt, na którym będziesz bazować w swojej prezentacji. Minimalizm rządzi!

Niedopasowany szablon – Praca na szablonach może być ogromną pomocą, ale też dużym ryzykiem. Można uznać ją za wartościową i wskazaną ze względu na pomoc w ułożeniu tekstu, umożliwienie wyobrażenia sobie całościowego efektu (jeszcze zanim dopasuje się treści i grafiki). To także skrócenie czasu pracy, ze względu na gotowe elementy, które tylko należy dostosować. Zagrożeniem jest jednak korzystanie z szablonów, które zupełnie nie będą pasowały do treści, jakie chcesz przekazać.

Jak to zmienić? – Jeśli wybierasz „gotowiec’ powinieneś, chociaż starać się zmienić np. kolory, czcionki czy inne, kluczowe elementy, aby prezentacja była spójna z identyfikacją firmy i pasowała do estetyki, jaką Twoja marka się kieruje.

Długość – Wyobraź sobie, że znajdujesz się właśnie na spotkaniu biznesowym i od godziny omawiany jest jeden slajd (dodatkowo, jest on ścianą tekstu). To sytuacja, w której znajduje się często bardzo dużo pracowników firm. Prezentacje są zupełnie niedostosowywane do możliwości słuchowo-pamięciowych odbiorców. Warto jest zaufać w tym aspekcie badaniom i dopasować czas trwania swojej prezentacji do grupy słuchaczy.

Jak to zmienić? – Jeśli wiesz, że nie wyrobisz się w czasie ze wszystkimi informacjami, jakie chcesz przekazać, podziel spotkanie na dwie części. Dodatkowy czas wykorzystaj na pytania i interakcje z odbiorcami. Dzięki temu wyniosą ze spotkań znacznie więcej i zostanie to w ich głowach na dłużej.

Sposób prezentacji – To kolejny „szkolny” błąd. Jeśli masz już gotową prezentację, która wygląda zadowalająco wizualnie – nie spoczywaj na laurach. Często wydaje się twórcom, że to całość pracy, jaką powinni wykonać. To niestety bardzo mylne stwierdzenie i znacznie ważniejsze niż przygotowany PDF liczy się Twoja postawa i przygotowanie do wygłoszenia prezentacji.

Jak to zmienić? – Nie chodzi tutaj o nauczenie się na pamięć każdego slajdu, a zrezygnowanie z odczytywania prezentacji i przedstawienie jej w sposób bardziej gawędziarski i naturalny, ze wplątywaniem dodatkowych (ale nie nadmiernych) elementów.

Jak zapobiec tym błędom?

Kluczowe jest przygotowanie się, zarówno technicznie, jak i merytorycznie do wygłoszenia opracowanych materiałów. Daj sobie odpowiednią ilość czasu, aby móc pracować z prezentacją w różnych nastrojach i starać się spojrzeć na nią pod różnymi kątami. Umożliwi Ci to lepsze dostosowanie jej do różnych odbiorców, a w efekcie lepszy odbiór. Możesz posiłkować się gotowymi szablonami, jednak je także powinieneś dopracować, aby były spójne z Twoją firmową estetyką. Tworzenie prezentacji umożliwi Ci np. PowerPoint, Canva czy Prezi. Programy są bardzo intuicyjne i z łatwością będziesz w stanie stworzyć satysfakcjonującą Cię prezentacje.

Karolina Jądrzyk

Absolwentka Dziennikarstwa i Komunikacji Społecznej na UAM. Swoją przygodę w Semcore rozpoczęła jako praktykantka, by później podjąć regularną pracę w dziale wsparcia sprzedaży, a następnie przejść do działu marketingu. Miłośniczka kotów, mody i podróży.