Czym jest Asana i jak ją wykorzystać w zarządzaniu projektami?

Asana to nie tylko określenie na pozycje w jodze, ale też jeden z najpopularniejszych programów do zarządzania projektami. W dzisiejszym wpisie przybliżymy tę aplikację i pokażemy, jakie oferuje możliwości. Zapraszamy do lektury!

Asana – aplikacja, która czyni zarządzanie projektami naprawdę łatwym

Asana jest jednym z najchętniej wykorzystywanym przez duże firmy (i nie tylko) narzędzi do zarządzania projektami. Pozwala w jednym miejscu tworzyć plany zadań dla całych projektów, przypisywać je do konkretnych osób i zespołów oraz śledzić na bieżąco postępy prac. A do tego mocno usprawnia komunikację, umożliwiając każdemu członkowi zespołu wymienianie komentarzy i plików – bez zaglądania do skrzynki mailowej i zbędnych meetingów.  

Z aplikacji korzystają najwięksi – od Amazona i T-Mobile po Airbnb oraz Pinteresta. Sami twórcy platformy podają, że pod koniec 2023 roku Asana była w mniejszym lub większym stopniu używana przez 85 ze 100 największych firm w Ameryce. Mówimy więc o prawdziwym gigancie.

Aplikacja Asana działa w stu procentach online – w wersji przeglądarkowej, jako aplikacja do pobrania na Windowsa/Maca oraz na urządzenia mobilne.

Zdj 1. Interfejs Asany w każdej wersji jest równie przejrzysty.

Źródło: asana.com

Jak wygląda praca w Asanie?

Cały sekret tego, dlaczego tak wiele zespołów stawia na Asanę tkwi w tym, jak dobrze i przejrzyście organizuje pracę. Działania organizacji aplikacja dzieli na pięć poziomów:

• Cele – nadrzędne priorytety firmy/zespołu, które wyznaczają kierunek bardziej konkretnych działań;
• Portfolio – „szufladki”, w których można grupować powiązane ze sobą projekty;
• Projekty – czyli inicjatywy firmy, w ramach których organizujemy pracę;
• Zadania – konkretne działania, do których można przypisywać członków zespołu;
• Podzadania – rozbijające zadania na mniejsze, łatwiejsze do wykonania taski.

Do każdego projektu, zadania i podzadania możemy przypisywać terminy wykonania (które potem świetnie wyglądają na timelinie prac, o czym za moment) oraz wybrać osoby za nie odpowiedzialne. W obrębie zadań przypisani członkowie zespołu mogą prowadzić konwersacje, wymieniać się plikami, komentować pracę innych osób czy tagować i zaznaczać taski kolorami. Asana zostawia tu mnóstwo swobody i naprawdę pozwala spersonalizować cały proces zarządzania pod Twój zespół. 

Skoro mowa o swobodzie – ogromną zaletą Asany jest też to, na ile sposobów pozwala pokazać nadchodzące zadania i postępy prac. 

Jeśli preferujesz proste listy – Asana wyświetli Ci przejrzystą checklistę.

Dla tych, którzy lepiej odnajdują się na tablicach kanban, znanych na przykład z Trello – aplikacja oferuje widok Board, gdzie poszczególne zadania można przerzucać między kolejnymi etapami pracy.

Do wyboru mamy też widok klasycznego kalendarza…

… oraz timeline view, który rozpisuje cały projekt na czytelnej osi czasu.

Zdj 2-5. Wszystkie widoki projektów są generowane automatycznie po określeniu przez team leadera zadań, członków zespołu i terminów wykonania.

Źródło: help.asana.com

Każdy członek zespołu może korzystać z takiego widoku, z jakim pracuje mu się najlepiej – trudno o bardziej elastyczne rozwiązanie.

Dodajmy jeszcze, że Asana oferuje dziesiątki integracji z aplikacjami zewnętrznymi, od Slacka, Zooma i Gmaila po Salesforce, Figmę oraz pakiet Creative Cloud od Adobe – więc bez problemu skoordynujemy w niej przepływ pracy między różnymi zupełnie odrębnymi od siebie środowiskami.

Ile kosztuje Asana? 

Tak naprawdę głównym minusem Asany jest to, że… trzeba za nią zapłacić. Co prawda mamy do wyboru wersję darmową (Personal), ale pozwala ona zaangażować w ramach jednego zespołu maks. 10 osób. Może sprawdzić się przy bardzo małych projektach – większe organizacje powinny się przyjrzeć pakietom Starter (10,99 euro miesięcznie za użytkownika) oraz Advanced (24,99 euro za użytkownika). Tu, oprócz zwiększonego limitu członków zespołu do 500, zyskujemy sporo dodatkowych funkcji – widok osi czasu, możliwość tworzenia celów czy dostęp do opcji automatyzacji z Asana AI. 

Dla dużych firm dostępny jest też plan Enterprise, bez żadnych ograniczeń – wyceniany indywidualnie.

Asanę warto przetestować samemu – chociażby na darmowej wersji, która mimo kilku ograniczeń świetnie pomaga zorganizować własną, codzienną pracę. 

A o innych, podobnych rozwiązaniach (oraz o zagadnieniach z branży SEO) przeczytasz w kolejnych wpisach na naszym blogu!