Czym są bariery komunikacyjne w przedsiębiorstwach? Przykłady

Problemy komunikacyjne mogą uniemożliwiać sprawne działanie firmy. Bariery prowadzą do chaosu, braku zrozumienia i utrudniają osiągnięcie porozumienia. Komplikacje pojawiają się zarówno w rozmowach telefonicznych z klientami, jak i przy negocjacjach biznesowych czy zawieraniu transakcji kupna-sprzedaży. Nie zawsze wszystko musi iść po Twojej myśli. Sprawdź najbardziej typowe przykłady barier komunikacyjnych w przedsiębiorstwach.

Definicja barier komunikacyjnych – czym one są?

Bariery komunikacyjne to po prostu przeszkody, na które możesz napotkać, próbując skutecznie komunikować się z inną osobą. To wszystko, co wprowadza w błąd lub przeszkadza podczas procesu komunikacji. Proces ten obejmuje nadawcę, odbiorcę i wiadomość.

Źródło: https://www.revolutionlearning.co.uk/blog/7-barriers-to-effective-communication/

Rodzaje barier komunikacyjnych

W przedsiębiorstwie bariery komunikacyjne można podzielić na zewnętrzne i wewnętrzne, które znacząco wpływają na efektywność przepływu informacji oraz współpracę między pracownikami.

Zewnętrzne bariery komunikacyjne

To przeszkody, które wynikają z czynników zewnętrznych wobec jednostki, związanych najczęściej ze środowiskiem organizacyjnym i technicznym. Należą do nich m.in.:

• Bariery fizyczne — hałas, złe warunki akustyczne, niewłaściwa lokalizacja przestrzeni biurowej, zakłócenia podczas komunikacji online, np. złe łącza internetowe.

• Bariery organizacyjne — zbyt złożone struktury hierarchiczne, brak jasno określonych kanałów komunikacji, niejasne procedury oraz brak transparentności informacji.

• Bariery techniczne — przestarzałe lub niewystarczające narzędzia komunikacyjne, problemy z dostępem do systemów informatycznych czy platform współpracy.

• Bariery kulturowe — różnice w normach, języku, wartościach i zwyczajach, które utrudniają porozumienie w wielokulturowym środowisku pracy.

Bariery zewnętrzne są często namacalne i związane z infrastrukturą czy strukturą firmy, a ich eliminacja wymaga działań systemowych i organizacyjnych.

Wewnętrzne bariery komunikacyjne

Te bariery związane są z indywidualnymi cechami pracowników oraz ich stanem psychicznym i emocjonalnym. Wśród nich wyróżniamy:

• Bariery psychologiczne — lęk, brak zaufania, niechęć do współpracowników, obawa przed krytyką czy konfliktami.

• Bariery semantyczne — różnice w rozumieniu terminów, używanie specjalistycznego żargonu czy wieloznaczność słów.

• Bariery osobiste — różnice w stylach komunikacji, motywacjach, doświadczeniu czy kompetencjach zawodowych.

• Bariery emocjonalne — wpływ stresu, uprzedzeń, stereotypów i emocji negatywnie wpływających na zdolność do otwartej i skutecznej wymiany informacji.

Wewnętrzne bariery są trudniejsze do zidentyfikowania, ponieważ dotyczą subiektywnych postaw i wewnętrznych blokad, dlatego ich pokonanie wymaga pracy nad relacjami interpersonalnymi, szkoleniami i otwartą kulturą organizacyjną.

Najczęstsze bariery komunikacyjne w przedsiębiorstwach

Można ich znaleźć wiele. Często chodzi po prostu o podstawy – nieprzekazanie odpowiednim osobom oczekiwanych informacji. Posłużmy się prostym przykładem związanym z pozycjonowaniem. Firma otrzymuje audyt SEO i zalecenia do wdrożenia zmian, ale pracownik nie nakazuje wykonania tych modyfikacji osobie za to odpowiedzialnej. To komplikuje działania i oddala moment uzyskania efektów.

Brak podstawowej komunikacji

Pracownicy muszą mieć zapewniony napływ potrzebnych informacji, gdyż w przeciwnym wypadku prowadzisz do ich niezadowolenia. Z badania Gallupa wynika, że jeśli zapewnisz zespołowi spójną i jasną komunikację, zaangażowanie pracowników wzrośnie. Inne badanie pokazuje, że 90% ankietowanych woli usłyszeć złe wieści niż żadne. To oznacza, że zespół po prostu chce wiedzieć, co się dzieje, nawet jeśli nie są to pozytywne wiadomości.

Oczywiście, są i takie informacje, których nie możesz ujawnić. Jednak transparentność jest bardzo ważna i sprawia, że zespół poczuje się częścią firmy i stanie się bardziej zaangażowany w swoją pracę.

Źródło: https://www.gallup.com/workplace/236570/employees-lot-managers.aspx

Brak wyczucia czasu

Komunikacja interpersonalna wymaga wybierania odpowiednich momentów na dany przekaz. Weź pod uwagę, kiedy wiadomość jest wysyłana. Jeśli komunikujesz się po godzinach pracy, to tylko w sprawach pilnych. Uwzględnij strefę czasową odbiorcy.

To samo ma znaczenie, kiedy wysyłasz komunikat prasowy. Wykonaj badania, aby wiedzieć, kiedy uzyskasz największy odzew. Nie wysyłaj wiadomości, kiedy odbiorcy śpią. Nie ma lepszego sposobu na zrażenie ich niż obudzenie powiadomieniem telefonicznym.

Poświęć chwilę na analizę czasu trwania spotkań i ich harmonogramu. Nie powinny być zbyt długie – postaw na konkrety. Jeśli chodzi o planowanie, konsultuj się ze wszystkimi uczestnikami. Nie planuj niepilnego spotkania personelu na poniedziałek rano, kiedy wszyscy są prawdopodobnie najbardziej zajęci.

Zbyt duża ilość informacji

Kiedy przytłaczasz pracowników nadmiarem danych, instrukcji lub wiadomości, nie są w stanie ich opanować i przyswoić. Czy wiesz, że około 60% zatrudnionych ignoruje część wiadomości e-mail w pracy, bo otrzymuje ich zbyt wiele? Z drugiej strony nie ma w tym nic dziwnego, gdyż istotnych jest tylko 38% w przeciętnej skrzynce. 

Źródło: https://blog.sanebox.com/2016/02/18/email-overload-research-statistics-sanebox/

Wysyłaj wiadomości na raz do wszystkich, którzy muszą uzyskać daną informację. Nie rozkładaj ich na wiele maili – kiedy pracownik musi przeszukiwać skrzynkę, aby coś znaleźć, produktywność spada. Używaj wypunktowań i nagłówków, aby informacje były łatwo przyswajalne i mogły być szybko przywoływane w razie potrzeby.

Ograniczenia w komunikacji

Pracownik musi się z Tobą umawiać na rozmowę za pośrednictwem asystentki? Dostęp do wielu danych mają wyłącznie kierownictwo lub menedżerowie? Działy komunikują się jedynie między sobą? Taka komunikacja może prowadzić do konfliktów, braku zaangażowania i toksycznego środowiska pracy. To wszystko działa oczywiście negatywnie na Twój biznes. Często prowadzi to do powstawania plotek. Według American Management Association 70% całej komunikacji organizacyjnej w firmach odbywa się za pośrednictwem poczty pantoflowej.

Jak pokonać bariery komunikacyjne w przedsiębiorstwie?

Pokonywanie barier komunikacyjnych w przedsiębiorstwie wymaga kompleksowego podejścia oraz wdrożenia konkretnych strategii, które usprawnią przepływ informacji i wpłyną na poprawę współpracy w zespole.

Identyfikacja i analiza problemów

Pierwszym krokiem jest dokładne rozpoznanie, jakie bariery występują w firmie. Można to zrobić poprzez:

• Obserwację codziennej komunikacji i zwrócenie uwagi na częstotliwość nieporozumień.

• Zbieranie feedbacku od pracowników za pomocą ankiet, rozmów indywidualnych i spotkań zespołowych.

• Sprawdzenie stosowanych narzędzi komunikacyjnych pod kątem ich efektywności i dostępności dla wszystkich użytkowników.

Jasne zasady komunikacji

Wprowadzenie spójnej polityki komunikacyjnej pomaga wyeliminować chaos informacyjny i nieporozumienia. Warto:

• Określić, które narzędzia komunikacji są obowiązujące i w jakich sytuacjach mają być wykorzystywane.

• Definiować standardy przekazywania informacji, np. regularne raporty czy spotkania.

• Ujednolicić formę komunikatów, aby były zrozumiałe dla wszystkich członków organizacji.

Rozwój kompetencji interpersonalnych

Komunikacja to umiejętność, którą trzeba nieustannie doskonalić:

• Organizowanie szkoleń z komunikacji interpersonalnej, aktywnego słuchania oraz rozwiązywania konfliktów.

• Wspieranie rozwoju umiejętności empatii i otwartości na perspektywy innych osób.

• Kształcenie liderów w zakresie skutecznego zarządzania komunikacją i udzielania konstruktywnego feedbacku.

Wykorzystanie nowoczesnych technologii

Technologia może znacząco ułatwić komunikację, zwłaszcza w zespołach rozproszonych:

• Inwestowanie w jednolite platformy komunikacyjne dostępne i przyjazne dla wszystkich pracowników.

• Wykorzystywanie narzędzi do współpracy online, które umożliwiają wspólną pracę w czasie rzeczywistym oraz tłumaczenia na żywo.

• Regularne szkolenia z obsługi tych narzędzi, aby wyeliminować bariery technologiczne.

Budowanie kultury zaufania i otwartości

Kluczowym aspektem jest stworzenie organizacyjnej atmosfery sprzyjającej otwartemu dzieleniu się informacjami:

• Promowanie wartości takich jak zaufanie, szacunek i akceptacja różnorodności.

• Zachęcanie pracowników do wyrażania opinii i uczestnictwa w dialogu bez obaw o negatywne konsekwencje.

• Regularne działania integrujące oraz coachingi rozwijające samoświadomość komunikacyjną.

Dzięki tym działaniom przedsiębiorstwo może skutecznie przełamać zarówno zewnętrzne, jak i wewnętrzne bariery komunikacyjne, poprawiając efektywność pracy zespołów, redukując konflikty i zwiększając satysfakcję pracowników oraz klientów.

FAQ – najczęstsze pytania o bariery komunikacyjne w przedsiębiorstwach

Czym są bariery komunikacyjne w przedsiębiorstwach?

Bariery komunikacyjne w przedsiębiorstwach to wszelkie przeszkody, które uniemożliwiają skuteczną komunikację, prowadząc do całkowitego braku zrozumienia lub zniekształcenia przekazu.

Jakie są przykłady barier w komunikacji w miejscu pracy?

Przykłady to sprzeczności komunikatów werbalnych, różnice kulturowe, problemy techniczne, psychologiczne bariery czy negatywne nastawienie pracowników.

Dlaczego sprzeczności komunikatów werbalnych są problemem?

Sprzeczności komunikatów werbalnych powodują dezorientację i brak zaufania do nadawcy, co znacznie utrudnia efektywne przekazywanie i odbieranie informacji.

W jaki sposób różnice kulturowe wpływają na efektywność komunikacji?

Różnice kulturowe mogą prowadzić do błędnej interpretacji słów, gestów czy intencji, co obniża efektywność komunikacji i może powodować konflikty.

Jakie znaczenie mają problemy techniczne?

Problemy techniczne, takie jak awarie systemów informatycznych czy przestarzałe narzędzia komunikacyjne, stanowią bariery wynikające z technologii i opóźniają przepływ informacji.

Czy psychologiczne bariery również mają wpływ?

Tak, psychologiczne bariery, np. stres, brak pewności siebie lub negatywne nastawienie, mogą prowadzić do niechęci w dzieleniu się informacjami i całkowitego braku zrozumienia przekazu.

Jak można ograniczyć bariery w komunikacji?

Aby poprawić efektywność komunikacji, warto eliminować sprzeczności komunikatów, korzystać ze sprawnych narzędzi technologicznych, uwzględniać różnice kulturowe oraz budować atmosferę zaufania i otwartości.

Jak bariery komunikacyjne wpływają na podejmowanie decyzji w firmie?

Bariery komunikacyjne powodują brak pełnych danych w danej sytuacji, co utrudnia podejmowanie decyzji i obniża jakość działań zespołu.

Czy bariery komunikacyjne mają znaczenie tylko w pracy?

Nie, skuteczna komunikacja jest istotna w każdym aspekcie życia – zarówno zawodowym, jak i prywatnym – a bariery mogą zaburzać relacje interpersonalne.

Jakie problemy wywołują różnice językowe i blokady językowe?

Różnice językowe oraz blokady językowe mogą prowadzić do błędnej interpretacji treści i opóźnień w realizacji zadań, utrudniając bezpośrednią komunikację w zespole międzynarodowym.

Genialne firmy mnożą
swój potencjał z

Sprawdź nasze Case Studies

Ocena Clutch

5.0

Ocena Google

4.8

Sprawdź, czy Twój
marketing działa.

Umów konsultację z Marcinem Stypułą, CEO Semcore i sprawdź swoją strategię digital marketingu.

Umów konsultację 299 zł/h