Kultura organizacyjna – co to jest? Dlaczego jej stworzenie jest istotne dla firmy?

W każdym miejscu pracy ustala się wspólną wizję, najważniejsze wartości i pożądane zachowania. Robi się to po to, aby firma funkcjonowała we właściwy sposób. Bez tego wykreowanie odpowiedniego wizerunku nie jest możliwe, biznes może też nie przynosić wysokich zysków. Mimo to nie wszyscy zdają sobie sprawę, jak istotną rolę odgrywa kultura organizacji. Co to jest i na czym trzeba się skupić podczas jej budowania?

Czym jest kultura organizacyjna? Definicja

Uważa się, że kultura organizacyjna to nieodłączny element miejsca pracy, pełni w nim kluczową rolę. Jest wiele definicji tego pojęcia. Według polskich ekonomistów, S. Kałużnego i E. Pietkiewicza, jest to „właściwy klimat organizacyjny i sposób zarządzania, system zachęt, kwalifikacji, stosunki międzyludzkie”. Zdaniem E. Scheina kulturą organizacji można nazwać wzór podstawowych założeń odkrytych, wymyślonych lub rozwiniętych przez grupę w czasie konfrontacji z jej problemami wewnętrznymi bądź z problemami otoczenia. Istnieje wiele innych definicji, jednak mają one punkty wspólne, na podstawie których można wywnioskować, że kultura organizacyjna wyraża wzorce zachowań, normy oraz wartości istotne dla firmy. Pełni ona różne funkcje:

• umożliwia integrację pracowników,
• określa sposób i czas krytykowania osób sprawujących władzę, podejmowanych przez nie decyzji,
• pozwala na zrozumienie strategii i założeń firmy, a także na identyfikację jej podstawowego celu,
• zwiększa zaangażowanie pracowników,
• określa granice grupy, a dodatkowo kryteria przyjęcia do niej i odrzucenia,
• pozwala na uniknięcie agresywnych działań i negatywnych emocji, łagodzi konflikty.

Kultura organizacji opiera się na różnych dyscyplinach, takich jak socjologia organizacyjna, psychologia społeczna czy antropologia. Umożliwia ona odróżnienie danej firmy od innych obecnych na rynku, a ponadto przyciąga do niej osoby wyznające podobne wartości.

Składniki kultury organizacyjnej

Wspomniany wcześniej E. Schein wyróżnił trzy elementy kultury organizacyjnej, czyli: artefakty, normy i wartości, a także założenia podstawowe. Powinny one ze sobą współgrać. Artefakty to świadome, widoczne, ale też wymagające interpretacji sztuczne twory kultury. Dzieli się je na kilka rodzajów:

• językowe – w tej grupie jest zarówno język, jak i historia czy legendy firmy,
• behawioralne – ceremonie, sposób zachowania pracowników, rytuały,
• fizyczne – charakterystyczne dla firmy przedmioty, dress code, technologia.

Normy i wartości to element trwalszy od artefaktów, ale też trudniejszy do zaobserwowania. To m.in.:

• określony wizerunek,
• strategia i cele firmy,
• cechy pożądane u pracowników,
• struktura organizacyjna,
• styl kierowania.

Z kolei założenia podstawowe uznaje się za fundament każdej kultury organizacyjnej. To element najtrwalszy ze wszystkich trzech wymienionych, a jednocześnie najtrudniejszy do zauważenia. Obejmuje on przede wszystkim:

• naturę człowieka i otoczenia,
• firmę samą w sobie,
• relacje firmy z otoczeniem,
• relacje międzyludzkie.

Rodzaje kultur organizacyjnych

Są różne zestawienia prezentujące typy kultury organizacyjnej. Jednym z najbardziej popularnych modeli jest ten opracowany przez K. Camerona i R. Quinna w 2006 roku. Jest uznawany za uniwersalny, według niego istnieją cztery rodzaje kultur organizacyjnych:

• Klanu – inaczej kultura rodzinna, charakterystyczna dla lokalnych, małych firm. Wszyscy mają podobne cechy osobowości, wyznają te same wartości i utrzymują przyjacielskie relacje. Duży nacisk kładzie się tutaj na zaangażowanie pracowników oraz budowanie zespołu, ale też na tradycję czy lojalność. W kulturze klanu istotną rolę odgrywa ponadto swoboda działania i partnerskie nastawienie do klientów.
• Rynku – popularna w szczególności w bardzo dużych firmach sprzedażowych. Kładzie nacisk na realizację zadań i poprawianie wyników. Pomiędzy pracownikami, a także liderami, można zauważyć dużą rywalizację. W kulturze rynku powszechnym zjawiskiem jest wrogie nastawienie do konkurencji, czasami również do samych klientów.
• Hierarchii – przeciwieństwo kultury klanu, tutaj jest wiele szczebli zawodowych oraz ściśle określone struktury i zasady. Lider zapewnia pracownikom prawidłowe przestrzeganie procedur. To zbiurokratyzowana i sformalizowana kultura, charakterystyczna dla międzynarodowych korporacji. Problemy i zaistniałe sytuacje zwykle rozwiązywane są na danym szczeblu.
• Adhokracji – cechuje ją innowacyjność i kreatywność. Sprawowaniem władzy zajmują się osoby mające największą wiedzę z określonego zakresu. Kultura adhokracji jest dynamiczna, nastawiona na stały rozwój i dostosowywanie się do ulegającej zmianom rzeczywistości. Pracownicy są zachęcani do nowych pomysłów i eksperymentowania.

W wielu opracowaniach w tej tematyce można znaleźć również inny podział. Wyróżnia on trzy kultury:

• Normatywną – pracownicy firmy w pełni zgadzają się z jej celami. Angażują się i całkowicie oddają wykonywanym zadaniom, a miejsce pracy traktują często jak drugi dom.
• Przymusu – przeciwieństwo kultury normatywnej. Osoby pracują w danej firmie ze względów finansowych. Co prawda przestrzegają obowiązujących zasad i wartości, jednak nie identyfikują się z nimi. To sprawia, że poziom zaangażowania pracowników jest niski, nie mają żadnych oporów, aby odejść z firmy, gdy nadarzy się taka okazja.
• Utylitarną – można powiedzieć, że znajduje się pomiędzy kulturą przymusu a tą normatywną. Pracownicy są zaangażowani w swoje obowiązki ze względów finansowych, jednak to nie zarobki są ich główną motywacją. Pomiędzy nimi a firmą istnieje więc pewna więź.

Kultura organizacji zaczyna się kształtować już w momencie tworzenia firmy. Bardzo często wpływa na nią to, jaką osobowość i podejście mają założyciele biznesu. Warto przy tym pamiętać, że na każde przedsiębiorstwo oddziałują różne czynniki wewnętrzne i zewnętrzne. Kultura organizacyjna może się w związku z tym zmieniać. Duże znaczenie ma m.in. wiek pracowników i cechy ich charakteru. Przeważnie młodsze osoby są bardziej skłonne do ryzyka i otwarte na zmiany, dzięki nim firma staje się bardziej dynamiczna. Z kolei starsi pracownicy przywiązują wagę głównie do poczucia bezpieczeństwa i tradycji. Dla kultury organizacyjnej istotne znaczenie ma również branża, konkurencja na rynku czy nawet system wartości wyznawany przez społeczeństwo.

Dlaczego kultura organizacyjna jest ważna i jak ją stworzyć?

Kultura organizacji w dużym stopniu wpływa na to, jak funkcjonuje firma. Określa ona nie tylko typy relacji między pracownikami, dodatkowo determinuje sposób, w jaki jest odbierana przez klientów. Nie każda osoba korzystająca z oferty wybranej firmy zna wyznawany przez nią system wartości. Jednak można z łatwością go dostrzec w przypadku, gdy pracownicy są zaangażowani, sumiennie wypełniają swoje obowiązki i przede wszystkim dbają o odpowiednie podejście do klientów. To za sprawą kultury organizacyjnej każdy może sam doświadczyć wartości i kodeksu etycznego przyjętego przez dane przedsiębiorstwo. Dzięki niej firma zyskuje też szansę na wyróżnienie się na tle konkurencji. Nierzadko to wchodzące w skład kultury organizacji elementy mają decydujący wpływ na decyzje zakupowe klientów, dlatego wszystko warto starannie opracować.

Coraz częściej mówi się o tym, że kultura organizacyjna odgrywa równie ważną rolę co dobra strategia działania. Nawet bardzo oryginalny pomysł na biznes nie będzie trafiony, jeśli nie zostanie zbudowana właściwa kultura organizacji. Wielu przedsiębiorców ma jednak wątpliwości, jak to zrobić. Trzeba zwrócić uwagę m.in. na dobór osób do zespołu, ale nie tylko pod kątem wiedzy, kompetencji i umiejętności. Pod uwagę trzeba też wziąć to, czy przyszli pracownicy zgadzają się z wartościami, na których chce skupić się firma. Inne ważne aspekty to np.:

• spójność (między tym, co mówi się w firmie i tym, co później się dzieje),
• konkretnie sformułowane standardy i oczekiwania,
• umiejętne słuchanie pracowników, wykorzystywanie ich kreatywności i talentów,
• ustalenie jasnych zasad, z zachowaniem szacunku,
• zachęcanie pracowników do dyskusji (zwłaszcza na temat tego, co się sprawdza w firmie, a co nie),
• omawianie porażek i wyciąganie z nich wniosków na przyszłość.

W dobie pandemii jeszcze bardziej istotne w kontekście kreowania kultury organizacyjnej stało się wspieranie pracowników. Mogą oni odczuwać stres i niepewność w stosunku do przyszłości, jak również mieć problemy ze znalezieniem równowagi pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym. Z tego powodu należy zwrócić uwagę na ich zdrowie psychiczne i zapewnienie im poczucia bezpieczeństwa. To pokazuje pracownikom, że niezależnie od okoliczności mogą liczyć na swoją firmę i są ważną jej częścią.

Zaniedbanie poszczególnych elementów składających się na kulturę organizacji może zaważyć na losach firmy. Istnieje ryzyko, że będzie się ona rozwijała zbyt wolno lub wcale, a tym samym nie uda jej się odnieść sukcesu. Niedopracowana kultura organizacyjna powoduje, że pracownicy nie są zmotywowani do pracy, pojawiają się też inne problemy jak unikanie aktywnego działania, brak chęci do doskonalenia siebie i całego biznesu czy negatywny obraz firmy na zewnątrz. Jej zbudowanie to proces długotrwały, wymagający znalezienia złotego środka między zbyt sztywnym podejściem a dawaniem za dużej swobody. Na stworzenie lub zdefiniowanie na nowo kultury organizacyjnej warto poświęcić dużo czasu i zadbać o każdy szczegół. Ułatwi to budowanie swojej pozycji i zyskiwanie przewagi nad konkurencyjnymi przedsiębiorstwami, a także stworzenie pracownikom przestrzeni do podniesienia swojej efektywności.

O tym, jak różna może być kultura organizacyjna, świadczą jej przykłady. Pytając o wzory do naśladowania, eksperci często wskazują na takie firmy jak Google, Danone czy też Apple. Każda z nich opracowała własny schemat działania pozwalający na odnoszenie kolejnych sukcesów. Przedsiębiorcy powinni zdawać sobie sprawę z tego, że to od kultury organizacji w dużym stopniu zależy sposób funkcjonowania ich biznesów, a kluczowy wpływ na jej kształtowanie ma podejście osób zarządzających.