Długie miesiące pandemicznych lockdownów udowodniły wielu managerom, że praca zdalna — w piżamie i z własnym kotem spacerującym po biurku — ma sens. I wcale nie jest mniej produktywna od pracy w biurze… pod warunkiem że mamy do dyspozycji niezbędne narzędzia. Oto najważniejsze programy do pracy zdalnej, bez których żaden z naszych zespołów by się nie obył!
Po pierwsze — komunikacja
Jeśli ktoś kiedyś myślał, że formuła pracy zdalnej pewnego dnia wyczerpie się przez problemy z komunikacją — mylił się. Narzędzi do wymiany informacji „na bieżąco”, organizowania zdalnych konferencji czy… wymiany firmowych plotek mamy do dyspozycji mnóstwo — stojące za nimi firmy z pewnością musiały w trakcie pandemii zainwestować w dodatkowe serwery.
Slack
Każdą listę programów do pracy zdalnej trzeba zacząć od Slacka. Jest to prawdziwy „kombajn” do pracy zdalnej, który umożliwia:
- prowadzenie konwersacji tekstowych — w grupach lub 1:1;
- prowadzenie rozmów głosowych oraz wideo;
- wymianę plików bezpośrednio z poziomu komunikatora.
Zdj 1. Tak prezentuje się interfejs Slacka.
Źródło: https://www.theverge.com/2020/3/18/21184865/slack-redesign-update-sidebar-changes-available-now-download
Jednak jego największą zaletą jest ilość oferowanych integracji z innymi narzędziami — Zoomem, Trello czy aplikacjami od Google. Tak naprawdę każdy program, o jakim będziemy dziś mówić można połączyć ze Slackiem — czyniąc go najlepszym hubem dla każdego zespołu (także stacjonarnego).
Zoom
O ile do codziennej komunikacji Slack jest niezastąpiony — w przypadku wideokonferencji, webinarów, zdalnych szkoleń czy rozmów wideo w większym gronie radzimy sięgać po dedykowane aplikacje.
Na przykład po Zooma, który już w darmowej wersji może obsłużyć połączenie między 100 osobami jednocześnie, a w wersji płatnej — do 1 000 osób. W przypadku webinarów (gdy tylko prowadzący udostępnia swój ekran i ścieżkę audio) — Zoom może poradzić sobie nawet ze… 100 000 uczestników.
Zdj 2. A tak – wyglądają rozmowy na Zoomie.
Źródło: https://developers.zoom.us/docs/meeting-sdk/
Z Zooma można korzystać praktycznie na każdym urządzeniu — jeśli tylko mamy dostęp do internetu. Co ciekawe (i o czym większość osób chyba nie wie!), aplikacja oferuje nawet opcję „zdalnego sterowania” urządzeniem — możemy więc nie tylko udostępnić komuś ekran, ale także… przekazać nad nim kontrolę, wraz z dostępem do klawiatury i myszki.
Jak zarządzać pracą zdalnego zespołu?
To podstawowe pytanie, na które musi odpowiedzieć sobie każdy „zdalny manager”. Na szczęście — znów — do wyboru mamy przynajmniej kilka platform, które inspirują się „stacjonarnymi” systemami zarządzania pracą projektową. Do najpopularniejszych należą Trello, Asana oraz Jira. Każda z nich oferuje dość podobny zakres funkcjonalności:
- tworzenie projektów i przypisywanie do nich pracowników;
- wyznaczanie pracownikom pomniejszych zadań;
- śledzenie „na bieżąco” postępów prac.
Zdj 3. Zarządzanie projektami w Trello jest niezwykle intuicyjne – naszym zdaniem bardziej, niż “stacjonarnymi” metodami.
Źródło: https://trello.com/pl/tour
Projekty możemy planować w kalendarzu lub na „tablicach” — dzieląc zadania na te „do zrobienia”, „w trakcie realizacji” i „już zrealizowane”. Bez problemu wdrożymy założenia metodyki Agile i każdej z jej odmian — tak, jak zrobilibyśmy to w biurze. Dodatkowo otrzymujemy także podstawowe narzędzia analityczne do monitorowania wydajności zespołu.
Dla poprawy efektywności w naszym home office warto także zainteresować się aplikacją TimeCamp. Pozwala ona śledzić wszystkie aktywności w trakcie pracy i monitorować, ile dokładnie poświęcamy im czasu — co pomoże zidentyfikować te obszary, w których wydajność zespołu pozostawia nieco do życzenia (i te, na których warto byłoby się skupić).
Aplikacje do pracy zdalnej… ale wspólnej
O narzędziach pakietu Google Workspace nie będziemy dziś mówić — bo o ich możliwościach zdążył się przekonać już chyba każdy. Jako doświadczona w pracy zdalnej agencja SEO mamy za to kilka innych, równie ciekawych opcji:
- Dropbox — świetna, bardzo wydajna alternatywa dla Dysku Google, umożliwiająca przechowywanie firmowych plików w chmurze. Doskonale sprawdza się jako przestrzeń robocza dla prac projektowych.
- Miro — platforma do tworzenia whiteboardów — czyli tablic, na których wszyscy członkowie zespołu mogą dzielić się pomysłami, rysować diagramy i schematy czy… przyklejać wirtualne sticky notes.
- Calendly — aplikacja, która pomaga zautomatyzować planowanie spotkań. Można ją połączyć z dowolnym kalendarzem — na przykład tym od Google — i pozwolić zarządzać naszymi callami.
