Macierz Eisenhowera — co to i jak wykorzystać ją do zarządzania czasem?
3 min
3 min
Na skróty
Matryca Eisenhowera bądź też Matryca albo Kwadrat Eisenhowera jest najbardziej znanym narzędziem do ustalania priorytetów. Wiele osób coś o nim słyszało, ale niewiele z nich decyduje się wdrożyć je w życie. Warto dowiedzieć się, czym dokładnie jest Matryca Czasu i w jaki sposób można ją wykorzystać.
Matryca zarządzania czasem, czyli Matryca Eisenhowera to skuteczne narzędzie do ustalania priorytetów zadań. Wykorzystać je można na przykład do przeglądów tygodniowych i podsumowania swojej pracy, a także ustalaniu planu działań na kolejne 7 dni.
Metoda Eisenhowera jest jedną z popularnych koncepcji zarządzania czasem. Dzięki niej możliwa jest analiza i ocena własnych działań w kontekście produktywności. Za sprawą zasady Eisenhowera można też planować i ustalać priorytety z punktu widzenia ich ważności i pilności.
Sprawdź też, czym jest metoda SMART w kontekście realizowania celów.
Zgodnie z Zasadą Eisenhowera zadania dzieli się na:
Zdj. 1. Ilustracja Matrycy Eisenhowera
Źródło: https://sklep-allboards.pl/matryca-eisenhowera
Te pierwsze to zadania o dużym znaczeniu strategicznym, które wymagają natychmiastowego działania. Trzeba zająć się nimi jak najszybciej, gdyż zbliża się termin ich realizacji. Czasami zadania z tej ćwiartki to również efekt zaniedbań i odwlekania zadań z ćwiartki kolejnej.
Następną natomiast są zadania ważne i niepilne. To sprawy istotne i strategiczne, które nie mają naglącego terminu realizacji. Dotyczą one na przykład Twoich celów oraz marzeń. Przykładem może być opracowanie pomysłu na kampanię marketingową.
Zadania nieważne i pilne to iluzje i powinności. Ta ćwiartka zawiera „małpki”, które wskakują do Twojego umysłu z nadzieją, że się nimi zaopiekujesz. Często są one rezultatem braku asertywności i wcielania się w rolę „ratownika”. W niektórych przypadkach są one także wymówką do prokrastynacji i unikania realizacji spraw z drugiej ćwiartki. Przykładem może być telefon od koleżanki, która ma pilną potrzebę wygadania się.
Sprawy nieważne i niepilne to natomiast tak zwane pożeracze i złodzieje czasu. Bezcelowe surfowanie po internecie, scrollowanie TikToka, porządkowanie zdjęć na komputerze, pogawędki przy ekspresie do kawy w pracy itd.
Słowa „pilne” oraz „ważne” wydają się mieć podobne znaczenie. Różnica w kontekście matrycy czasu jest jednak fundamentalna. Pilne wymagają natychmiastowego działania. Ich niewykonanie powoduje określone konsekwencje. Ich ciągłe odkładanie może prowadzić do wypalenia.
Zadania ważne nie wymagają natychmiastowej uwagi, ale pomagają osiągać długoterminowe cele. Konieczne jest staranne ich zaplanowanie, aby wykorzystać swoje zasoby.
Wiesz już, czym jest matryca Eisenhowera, co to jest zadanie pilne i co oznacza zadanie ważne. Aby skutecznie wdrożyć tę zasadę do swojego życia, warto przypisywać kolory do zadań o zróżnicowanych priorytetach. Możesz to zrobić na przykład w narzędziu Asana. Użyj 4 kolorów dla różnych poziomów priorytetu następująco:
Po przypisaniu kolorów zostaną one bezpośrednio przełożone na macierz Eisenhowera.
Zdj. 2. Strona internetowa narzędzia Asana
Źródło: https://asana.com/
Ogranicz też liczbę zadań do dziesięciu na każdej ćwiartce. Dzięki temu Twoja lista nie stanie się przytłaczająca. Możesz oczywiście utworzyć wiele macierzy, ale ograniczenie listy zadań sprawi, że rozpoczniesz proces ustalania priorytetów bez marnowania czasu. Stwórz też osobne listy dla zadań osobistych oraz tych związanych z pracą. Różne rodzaje zadań wymagają bowiem innych ram czasowych, zasobów i metod, a także innych procesów myślowych. Pamiętaj też, że czym innym jest macierz Eisenhowera, a czym innym plan dnia i tygodnia. Dlatego też po przydzieleniu wszystkich zadań do grup ustal kolejność ich wykonania w swoim harmonogramie. W kontekście tematów związanych z prowadzeniem biznesu i zarządzaniem koniecznie zapoznaj się też z informacjami na temat tego, czym jest analiza SWOT sklepu internetowego.
Zawodowy copywriter, pasjonat SEO, przedsiębiorca. Specjalizuje się w treściach dotyczących marketingu internetowego. Miłośnik nowinek technologicznych. Kiedy nie pracuje, latem rekreacyjnie biega, a zimą morsuje.
