W jaki sposób zwiększyć produktywność w pracy?

O prokrastynacji — czyli uciążliwym nawyku odkładania rzeczy na później — powiedzieli w ostatnich latach chyba wszyscy. Jak od niej uciec, gdy gonią nas deadline’y, i zwiększyć swoją produktywność? Przygotowaliśmy listę 5 programów, które w tym pomogą. Zapraszamy do lektury.

Dlaczego każdy czasem bywa nieproduktywny?

Nie ukrywajmy — nikt nie potrafi przepracować całego dnia w pełnym skupieniu. Badacze nie są co prawda zgodni co do tego, na ile godzin pracy w pełnym skupieniu gotowy jest ludzki mózg, ale… z pewnością nie jest ich osiem. Dla przykładu — według założyciela agencji konsultingowej Strategy and Rest, Alexa Panga, większość pracowników w Dolinie Krzemowej jest w stanie pracować „na sto procent” przez cztery-pięć godzin w ciągu dnia… z przerwą przynajmniej co dwie godziny.

Dodajmy do tego fakt, że dziś — jak nigdy wcześniej — jesteśmy otoczeni bodźcami, które odciągają nas od obowiązków. Media społecznościowe czy portale informacyjne to przecież niezwykle skuteczne „rozpraszacze”. A jeśli mamy jeszcze problem z samą organizacją pracy? Okaże się, że z 8-godzinnego dnia pracy większość czasu spędzimy od niej z daleka — przynajmniej myślami.

5 aplikacji, które pomogą Ci zwiększyć produktywność w pracy

Jeśli chcemy temu zaradzić i do maksimum wykorzystać czas spędzony przy biurku — do wyboru mamy setki programów, które pomogą nam w zarządzaniu własnym czasem i pozwolą skupić się na tych (naprawdę) istotnych zadaniach. 

Pomofocus

O „technice Pomodoro” słyszał chyba każdy, kto szukał sposobu na pokonanie prokrastynacji. W skrócie — polega ona na dzieleniu zadań na stosunkowo krótkie (najczęściej — 25-minutowe) sesje intensywnej pracy, pomiędzy którymi możemy udać się na 5-minutową przerwę. Dodatkowo, co kilka interwałów (np. co dwie godziny) czeka nas nieco dłuższa przerwa. 

Zdj 1. Interfejs Pomofocus nie mógł być prostszy.

Źródło: pomofocus.io

Narzędzi opartych na technice Pomodoro jest sporo — my polecamy przeglądarkową aplikację Pomofocus, która nie tylko pozwala skonfigurować nasz zegar, ale także — wyznaczyć konkretne zadania do wykonania i dostosować do nich długości interwałów.

RescueTime

Jeśli mowa o upływających minutach (i godzinach) — kolejną wartą uwagi aplikacją jest RescueTime, który „w tle” monitoruje, ile czasu spędzamy w poszczególnych programach oraz na stronach internetowych. Dla tych, którzy chcieliby się dowiedzieć, jak — tak naprawdę — wygląda ich codzienna praca; kiedy są najbardziej produktywni i co „kradnie” im najwięcej czasu — RescueTime jest niezastąpiony.

Zdj 2. RescueTime wspiera się przy analizie naszych aktywności… sztuczną inteligencją.

Źródło: rescuetime.com

Szczególnie że poza swoją podstawową funkcją aplikacja:

• automatycznie generuje raporty na temat naszych nawyków;
• pozwala grupować nasze aktywności w bloki tematyczne;
• umożliwia dodawanie aktywności offline;

a jeśli tego potrzebujemy — pozwala zablokować dostęp do wybranych stron/programów po przekroczeniu określonego limitu czasowego. Ewentualnie wyśle nam podpowiedź, że warto byłoby wylogować się z Facebooka i wrócić do pracy. Albo popracować nad swoim work-life balance!

Workona

Czyli bardzo ciekawa wtyczka do Chrome’a i Firefoxa, która jest w stanie zamienić je w funkcjonalną, wolną od „rozpraszaczy” przestrzeń roboczą.

Zdj 3. A tak wyglądają pogrupowane karty w Workonie.

Źródło: workona.com

Workona pozwala przede wszystkim organizować otwarte w przeglądarce karty (a wiemy, że niektórzy specjaliści od SEO potrafią mieć ich dziesiątki!) i grupować — tematycznie — w jednym miejscu; tak, by nie trzeba było co chwilę tracić czasu na ich szukanie. Oprócz tego — wszystkie karty są automatycznie zapisywane, a jeśli przypadkiem naciśniemy przycisk X lub zdarzy się inny, niefortunny „wypadek” — możemy skorzystać z backupu i przywrócić sesję (nawet sprzed miesiąca lub dwóch). Świetną opcją jest także synchronizacja między przeglądarkami — pogrupowane karty są przypisane do naszego konta i możemy je uruchomić z dowolnego urządzenia.

Todoist

Kolejną aplikacją, jaką chcielibyśmy przedstawić jest znany już być może niektórym Todoist, czyli popularny program do tworzenia list zadań „do wykonania”. 

Podobnych narzędzi jest wiele — ale Todoist zdecydowanie wyróżnia się na plus. Algorytmy aplikacji potrafią przetwarzać język naturalny (tak jak to robi np. ChatGPT) i automatycznie dodawać zadania do kalendarza (wraz z powiadomieniami!) oraz oznaczać za pomocą etykiet. Mamy także do dyspozycji opcje określania priorytetów, przypisywania zadań do projektów oraz rozbijania ich na pod-zadania. 

Zdj 4. Todoist równie dobrze sprawdza się przy planowaniu zadań zawodowych, jak i domowych obowiązków.

Źródło: todoist.com

Todoist zsynchronizuje listy zadań między wszystkimi naszymi urządzeniami (nawet smartwatchami), a do tego — połączy się także z wieloma popularnymi usługami, na przykład z Google Workspace czy Slackiem.

Obsidian

Na koniec — wyjątkowa aplikacja do tworzenia notatek, czyli Obsidian. Jeśli jeszcze jej nie znasz — i na przykład korzystasz z popularniejszego Evernote’a — warto przynajmniej ją przetestować.

Zdj 5. Tworzenie notatek w Obsidianie jest równie proste, jak w innych aplikacjach — a mamy jeszcze większe możliwości.

Źródło: obsidian.md

Dlaczego? Obsidian podchodzi do tworzenia notatek w zupełnie świeży sposób. Możemy tu zapisywać zwykłe notatki, owszem — ale możemy też zbudować mapę myśli, obrazującą powiązania między nimi. Lub umieszczać w nich odnośniki do innych notatek (tak, jak pomiędzy artykułami na Wikipedii). Do dyspozycji mamy także setki wtyczek tworzonych przez społeczność Obsidiana, dzięki którym zapiszemy nasze pomysły i plany na przykład w formie kalendarza czy tablicy kanban.

Genialne firmy mnożą
swój potencjał z

Sprawdź nasze Case Studies

Ocena Clutch

5.0

Ocena Google

4.8

Sprawdź, czy Twój
marketing działa.

Umów konsultację z Marcinem Stypułą, CEO Semcore i sprawdź swoją strategię digital marketingu.

Umów konsultację 299 zł/h