Feedback jest jednym z najważniejszych elementów skutecznej współpracy i rozwoju – zarówno w zespole, jak i w indywidualnym rozwoju pracowników. Jego siła tkwi jednak nie tylko w samej treści, ale także w sposobie jej przekazywania, odbierania i interpretowania.
Model czterech płaszczyzn komunikacji Friedemanna Schulza von Thuna, który przedstawiliśmy dokładniej w tym artykule, dostarcza potężnych narzędzi pozwalających lepiej zrozumieć proces dawania feedbacku i sprawiających, by stał się on bardziej efektywny oraz mniej stresujący dla obu stron.
Jak wykorzystać cztery płaszczyzny w feedbacku?
Każda z płaszczyzn komunikacji odgrywa kluczową rolę w dawaniu, przyjmowaniu i proszeniu o feedback. Świadomość ich obecności pozwala:
- lepiej zrozumieć intencje nadawcy,
- bardziej precyzyjnie formułować swoje komunikaty, aby uniknąć nieporozumień,
- zmniejszyć ryzyko, że feedback zostanie odebrany jako atak lub krytyka osobista.
Płaszczyzny te można traktować jak filtry, które pomagają analizować feedback:
- Na poziomie faktów: co konkretnie zostało powiedziane? Czy odnosi się to do obiektywnych działań lub zdarzeń?
- Na poziomie ujawniania siebie: co nadawca mówi o swoich emocjach, stanie lub intencjach?
- Na poziomie relacji: jak komunikat wpływa na stosunek między stronami? Czy wzmacnia, czy osłabia relację?
- Na poziomie apelu: jakiej zmiany lub działania oczekuje nadawca?
W oparciu o te płaszczyzny można pracować nad każdą z trzech głównych faz feedbacku: dawaniem, przyjmowaniem oraz proszeniem o informację zwrotną.
Dawanie feedbacku
Podczas dawania feedbacku warto zadbać o to, aby każda z płaszczyzn była odpowiednio uwzględniona. Sprawdź, w jaki sposób możesz pracować na każdej z nich.
Płaszczyzna faktów
Opisz konkretne działania lub sytuacje, do których odnosi się feedback. Unikaj ogólników lub ocen („zawsze robisz to źle”), a zamiast tego skup się na faktach („w ostatnim projekcie zadania były oddane z opóźnieniem”).
Płaszczyzna ujawniania siebie
Podziel się swoimi emocjami i intencjami w sposób konstruktywny: „czuję się zaniepokojony, ponieważ opóźnienia mogą wpłynąć na całą kampanię”. Pokaż także, że zależy Ci na rozwoju odbiorcy: „chciałbym pomóc Ci usprawnić ten proces w przyszłości”.
Źródło: https://unsplash.com/photos/man-using-macbook-Lks7vei-eAg
Płaszczyzna relacji
Unikaj krytyki personalnej, która może osłabić relację. Zamiast tego, wzmocnij ją, pokazując szacunek i wsparcie: „doceniam Twoje zaangażowanie w projekt i wiem, że masz potencjał, by osiągać jeszcze lepsze wyniki”.
Płaszczyzna apelu
Wyraź swoje oczekiwania jasno, ale w sposób motywujący: „chciałabym, abyś spróbował ułożyć swoje priorytety w nowy sposób, aby uniknąć opóźnień”.
Przykład dobrze sformułowanego feedbacku:
„Widziałem, że w ostatnim projekcie część zadań była oddana po terminie (fakty). Czuję, że możemy poprawić ten proces, aby w przyszłości uniknąć takich sytuacji (ujawnianie siebie). Wiem, że jesteś bardzo dokładna i zależy mi, abyś mogła to lepiej zaplanować (relacja). Może spróbujesz przygotować harmonogram z większym zapasem czasu? (apel)”.
Przyjmowanie feedbacku
Przyjmowanie feedbacku może być trudne, szczególnie jeśli odbiorca skupia się na płaszczyźnie relacji i odbiera komunikat jako krytykę osobistą. Zobacz, w jaki sposób możesz popracować nad tym obszarem w oparciu o płaszczyzny komunikacji.
Płaszczyzna faktów
Skup się na konkretach: co dokładnie zostało powiedziane? Czy są to obiektywne informacje, które możesz zweryfikować? Spróbuj również odrzucić emocje i oceny, aby wyciągnąć najważniejsze wnioski.
Płaszczyzna ujawniania siebie
Zastanów się, co nadawca próbuje wyrazić o swoich emocjach lub intencjach. Odczytuj feedback jako próbę wsparcia, a nie krytykę.
Płaszczyzna relacji
Pomyśl, jak komunikat wpływa na Twoją relację z nadawcą. Czy można ją wzmocnić poprzez wdrożenie zmian? Unikaj obronnej postawy – feedback to szansa na rozwój.
Płaszczyzna apelu
Rozważ, jakie działania są od Ciebie oczekiwane i czy możesz je podjąć.
Przykład odpowiedzi na feedback:
„Dziękuję za informację – rozumiem, że ostatnie opóźnienia były problematyczne. Doceniam, że mi to mówisz i pomyślę, jak mogę lepiej zarządzać czasem w kolejnych projektach”.
Źródło: https://unsplash.com/photos/person-using-laptop-FlPc9_VocJ4
Prośba o feedback
Prośba o informację zwrotną to również element komunikacji, w którym cztery płaszczyzny mogą pomóc w jasnym wyrażeniu oczekiwań. W jaki sposób można to zrobić?
Płaszczyzna faktów
Określ, czego konkretnie dotyczy Twoja prośba: „chciałbym dowiedzieć się, jak oceniasz moją pracę w ostatnim projekcie”.
Płaszczyzna ujawniania siebie
Podziel się swoimi intencjami: „zależy mi na poprawie moich umiejętności i dlatego pytam o Twoją opinię”.
Płaszczyzna relacji
Podkreśl, że cenisz zdanie rozmówcy: „Twoja opinia jest dla mnie bardzo ważna, bo wiem, że masz doświadczenie w tym obszarze”.
Płaszczyzna apelu
Wyraź, jakiej formy odpowiedzi oczekujesz: „czy możesz wskazać mi dwa obszary, w których mogę się poprawić, i jeden, który uważasz za moją mocną stronę?”.
Podsumowanie
Model czterech płaszczyzn komunikacji von Thuna pozwala zrozumieć, dlaczego te same komunikaty bywają odbierane w tak różny sposób. W kontekście feedbacku – zarówno w jego dawaniu, przyjmowaniu, jak i proszeniu o niego – świadomość tych płaszczyzn jest kluczowa. Dzięki temu można uniknąć nieporozumień, budować lepsze relacje i skuteczniej rozwijać zespoły.
Pamiętaj, że Twoje słowa mają wiele warstw. Czy potrafisz je dostrzec?
