Gdy lista zadań cały czas się wydłuża, a na karku już czujesz oddech kolejnych deadline’ów – mądre ustalanie priorytetów może Cię uratować. W takich sytuacjach po prostu musisz wiedzieć, które taski faktycznie musisz zrealizować “na wczoraj”, a które możesz śmiało odłożyć na później lub oddelegować. W dzisiejszym wpisie przedstawimy kilka prostych metod priorytetyzacji zadań.
Metoda 1 – macierz Eisenhowera
Na początek chyba najbardziej znana metoda podziału zadań na „ważne” i „mniej ważne”, czyli macierz (lub matryca) Eisenhowera. Nazwisko amerykańskiego generała, a później prezydenta USA nie pojawia się tu przypadkowo – bo jak mówią anegdoty, jak mało kto w burzliwych czasach drugiej wojny potrafił organizować swoją pracę. I robił to właśnie przy pomocy macierzy.
Matryca Eisenhowera dzieli wszystkie zadania na cztery kategorie:
- I. Zrób – zadania ważne i jednocześnie pilne, za które należy zabrać się jak najszybciej. Jeśli ich nie wykonasz, prawdopodobnie szybko zderzysz się z konsekwencjami.
- II. Zaplanuj – zadania ważne, ale niekoniecznie pilne… czyli takie, które warto mądrze zaplanować na później i zrealizować po zadaniach z kategorii I.
- III. Deleguj – zadania pilne, ale nie na tyle istotne, byś musiał zająć się nimi osobiście. Do tej kategorii trafiają wszystkie zadania, które możesz oddelegować komuś innemu.
- IV. Usuń – zadania nieważne… i niepilne. Czyli takiego, których wykonywanie nie przyniesie Ci żadnych korzyści i które warto z grafiku po prostu wyeliminować.
Pomysł na priorytetyzację zadań jest prosty. Oceniamy każde zadanie według dwóch kryteriów: pilności i ważności, a potem podejmujemy decyzję, co z nimi zrobić.
Metoda 2 – metoda ABCDE
Innym – też bardzo przystępnym! – systemem jest tzw. metoda ABCDE, stworzona przez jednego z najsłynniejszych mówców zawodowych, Briana Tracy’ego. Na czym polega?
W pierwszej kolejności należy wypisać wszystkie zadania, które czekają na Ciebie w danym dniu/tygodniu. Następnie, do każdego zadania przypisujemy litery, od A do E, które określają ich ważność:
- A – zadania, które trzeba zrealizować i których niewykonanie może wiązać się z poważnymi konsekwencjami;
- B – zadania, które również trzeba wykonać, ale które nie mają nad sobą widma większych konsekwencji;
- C – zadania, które warto byłoby zrobić i przyniosą Ci konkretne korzyści, jednak w razie ich niewykonania – nie wiążą się z żadnymi konsekwencjami;
- D – zadania, które można bez przeszkód oddelegować;
- E – zadanie, które nie są w danym momencie ważne i można je zaplanować na później… lub sobie odpuścić.
Potem pozostaje zrealizować zadania, począwszy od tych najpilniejszych po mniej istotne.
Metoda 3 – technika MoSCoW
Metoda MoSCoW jest o tyle ciekawa, że bardziej niż przy układaniu harmonogramu dnia pomaga przy planowaniu projektów. Często wykorzystuje się ją na przykład w procesie developmentu programów i aplikacji.
W tym przypadku wszystkie zadania, które razem składają się na projekt, grupujemy w czterech „szufladkach”:
-
- Must have – zadania-fundamenty projektu. Bez ich realizacji końcowy produkt nie ma nawet racji bytu.
- Should have – zadania, które wnoszą dużą wartość do projektu, ale można odłożyć ich realizację w czasie.
- Could have – mniej istotne zadania, które dobrze byłoby zrealizować… ale tylko jeśli czas na to pozwoli. Jeśli nie – nie są konieczne dla sukcesu projektu.
- Won’t have – zadania, które w tej iteracji projektu nie zostaną zrealizowane. Może przyjdzie na nie czas później.
Metoda 4 – Action Priority Matrix (APM)
Na koniec, kolejna macierz. Podobnie jak w przypadku matrycy Eisenhowera, Action Priority Matrix dzieli zadania na cztery kategorie; tym razem jednak oceniamy je nie pod kątem ważności i pilności, a 1) korzyści, które można osiągnąć oraz 2) wysiłku, jakiego wymaga dane zadanie. W ten sposób uzyskujemy następujący podział:
- I. Szybkie wygrane – czyli zadania idealne; nie wymagają dużo wysiłku, ale mogą przynieść spore zyski.
- II. Główne projekty – zadania czasochłonne, wymagające, ale takie, które zdecydowanie warto wykonać.
- III. „Zapychacze” – małe, proste zadania, które możemy zrealizować “od ręki”, natomiast nie przynoszą większych korzyści.
- IV. Niewdzięczne zadania – takie, które wymagają mnóstwa pracy, a nie dają za to zbyt wiele.
Która z tych metod sprawdzi się w Twoim przypadku? O tym musisz przekonać się sam. Zachęcamy, aby poczytać o nich więcej… oraz zajrzeć do innych tekstów na naszym blogu, poświęconych najlepszym praktykom branży SEO i nie tylko.
