Komunikacja w obrębie firmy powinna być szybka i skuteczna, w dzisiejszych czasach zapewniają to wygodne komunikatory internetowe. Dzięki nim pracownicy mogą wymieniać się informacjami w mniejszych bądź większych grupach, wybrać dowolną formę kontaktu (rozmowy tekstowe, głosowe lub wideorozmowy), mieć wgląd w historię dyskusji, a także możliwość udostępniania plików graficznych, tekstowych itd. Opcji jest wiele, koszty korzystania z komunikatorów w firmie często zerowe lub całkiem symboliczne – jak więc wybrać ten najlepszy? Prezentujemy przegląd kilku popularnych rozwiązań.
Skype, Microsoft Teams i Google Chat
Skype to pierwsze skojarzenie wielu z nas, jeśli chodzi o rozmowy wideo, choć oczywiście możemy z niego korzystać również jako komunikatora głosowego czy tekstowego. Wśród ciekawych funkcji: nagrywanie rozmów i używanie napisów na żywo, możliwość wykonywania połączeń telefonicznych czy wysyłania SMS-ów. Skype’a możemy używać na różnorodnych urządzeniach, nie tylko komputerze, ale i na tablecie, telefonie, Xboxie czy urządzeniach Alexa. Wciąż jednak wiele mówi się o wadach, takich jak problemy z zabezpieczeniem danych, jakością połączeń wideo czy uzyskaniem pomocy technicznej, dlatego jeśli myślimy o wykorzystaniu tego komunikatora w firmie, to tylko w przypadku niewielkiej grupy osób.
Microsoft Teams to z kolei aplikacja, która zastąpiła usługę Skype dla firm Online i sprawdzi się z pewnością lepiej w działaniach biznesowych. Twórcy zapewniają, że to narzędzia do organizowania dowolnych konferencja dla grup od 10 do 10 000 osób, umożliwia np.: skorzystanie z funkcji podniesionej ręki (sygnalizacja chęci zabrania głosu), przekazanie kontroli nad ekranem komputera wybranemu użytkownikowi, zapisania najważniejszych wiadomości czy instalacji dodatkowych aplikacji dostosowanych do potrzeb pracownika.
Opcja nr 3, czyli Google Chat (dawne Google Hangouts) – do korzystania w przeglądarce lub w wersji mobilnej, z możliwością czatów indywidualnych, grupowych lub czatów w pokojach, obecnie dostępny w 28 językach. Niewątpliwy plus to pełna integracja z G Suite, dzięki które z łatwością można przesyłać treści z dysku w chmurze w formie prezentacji czy arkuszy, niemniej główny problem polega na tym, że wszyscy uczestniczy komunikacji powinni mieć aktywne konta Google.
Slack i Ryver
Jednym z narzędzi, o którym słyszy się coraz częściej jest Slack. Dlaczego jest tak doceniany? Między innymi z racji przyjaznego interfejsu oraz integracji. Istnieje możliwość tworzenia różnorodnych kanałów prywatnych (które widzą tylko zaproszeni użytkownicy) bądź publicznych np. osób realizujących określony projekt czy pracujących nad zleceniem dla konkretnego klienta, dostępną opcją jest także wysyłanie wiadomości prywatnych (do jednej lub wielu osób) oraz korzystanie z konferencji wideo czy rozmów głosowych. Świetnie działa wyszukiwarka, która pozwala na znalezienie plików zależnie od ich rodzaju albo od osoby, która dany plik dodała. Użytkownicy mogą powiązać Slacka z różnymi aplikacjami (choćby Google Drive czy Office 365) pogrupowanymi tematycznie, poufność danych jest odpowiednio chroniona, twórcy dbają również o regularne aktualizacje. Minusy? Limitowane archiwum wiadomości, brak wersji polskojęzycznej oraz całkiem często poruszany problem dekoncentracji pracowników, którzy ciągle śledzą aktywne wątki, z którymi są powiązani, aby być na bieżąco.
Wiele firm decyduje się obecnie również na Ryver – usługę całkiem podobną do Slacka, przez niektórych uważaną za bardziej funkcjonalną. Użytkownicy zyskują tu nielimitowaną przestrzeń dyskową, historię konwersacji czy wyszukiwanie rozmów, mogą łączyć różne formy komunikacji zespołowej (głosowe, tekstowe, wideo) oraz zarządzać poszczególnymi zadaniami. Ryvera działa w różnych systemach operacyjnych (Windows, Mac, Linux, iOS czy Android), można go także integrować z wybranymi aplikacjami. Wśród minusów tego komunikatora najczęściej słyszy się o tym, iż jest nieintuicyjny i trudniej poruszać się w jego obrębie w porównaniu np. ze wspomnianym Slackiem.
Skuteczna komunikacja – na co zwrócić uwagę?
Jak łatwo zauważyć, każde z opisanych rozwiązań ma swoje wady i zalety, wybór jedno z nich powinien więc wiązać się z wnikliwym researchem i dostosowaniem narzędzia do indywidualnych potrzeb firmy. Co wziąć pod uwagę? Na pewno ilość osób, które będą się porozumiewać, to, jaka forma kontaktu będzie najwygodniejsza i najbardziej efektywna, jaka będzie częstotliwość prowadzonych rozmów, jakie informacje czy materiały będą wymieniane, czy potrzebujemy dodatkowych integracji z innymi aplikacjami itp. Istotny jest także budżet, większość firmowych komunikatorów działa najbardziej optymalnie w wersjach premium i choć nie są to duże wydatki, warto wziąć je pod uwagę (szczególnie, gdy dotyczy to mikroprzedsiębiorstwa). Aby zyskać jak najlepsze usprawnienie w zakresie komunikacji, warto wypróbować co najmniej kilka narzędzi i przekonać się w praktyce, które z nich okaże się najbardziej skuteczny.
