Polityka prywatności to informacje zamieszczone na stronie internetowej, które wskazują jakie dane osobowe użytkowników są zbierane oraz w jaki sposób będą wykorzystywane. Jeżeli jesteś administratorem witryny, musisz pomyśleć o tej kwestii. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych, nazywane w skrócie RODO, weszło w życie w roku 2018. Od tamtego czasu sklepy i strony internetowe potrzebują własnej polityki prywatności. W przypadku jej braku narażasz się na kary finansowe.
Polityka prywatności – jak napisać?
Pamiętaj, że wcale nie musisz prowadzić działalności gospodarczej, aby zbierać oraz wykorzystywać dane osobowe. Jeżeli posiadasz stronę internetową i wykorzystujesz informacje o użytkownikach (na przykład w celach marketingowych), musisz o tym poinformować. Jak napisać politykę prywatności? Każda strona internetowa będzie posiadać inny dokument, dlatego kopiowanie gotowych formularzy z internetu nie jest dobrym rozwiązaniem. Możesz natomiast znaleźć wzór, który wykorzystasz, dodając do niego odpowiednie dane. Niektóre wersje w internecie są darmowe, inne należy opłacić. Za przyznawanie kar za brak przestrzegania zasad RODO odpowiada Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Górna granica wynosi aż 20 milionów euro. Warto jednak dodać, że za złamanie poszczególnych przepisów przyznaje się najczęściej kary procentowe, odnoszące się do rocznego obrotu przedsiębiorstwa. Urząd Ochrony Danych osobowych może także przygotować upomnienie, zamiast od razu narzucać karę. Skoro wiesz już, że przestrzeganie zasad RODO jest bardzo ważne, nadszedł czas na to, aby dowiedzieć się, jak napisać politykę prywatności.
Dokumentacja musi zawierać informacje na temat tego:
- Jak zbiera się dane o użytkownikach, w jakim zakresie są zbierane
- Do kogo one trafiają, kto jest ich administratorem
- Jak się je wykorzystuje, podaj cel ich wykorzystania
- Jak można dokonać zmian w danych
- W jaki sposób administracja kontaktuje się z użytkownikiem
- Jak dane są zabezpieczane i jak długo będą przetwarzane
- Podaj prawa użytkownika związane z RODO
Po co polityka prywatności jest potrzebna?
Chcesz wiedzieć, po co polityka prywatności znajduje się na stronach internetowych? Jak sama nazwa wskazuje, to zbiór informacji mówiący o tym, jakie dane są zbierane od użytkowników i dlaczego. To bardzo ważne, aby osoby odwiedzające witryny były świadome tego, iż dane na ich temat są przetwarzane oraz wykorzystywane. Firmy najczęściej zbierają takie informacje o użytkownikach w celach marketingowych. Później zdecydowanie łatwiej jest przygotować spersonalizowaną ofertę oraz reklamę. Wymogi RODO muszą spełniać nie tylko strony internetowe, ale także newslettery, formularze kontaktowe oraz inne miejsca, gdzie użytkownik przesyła swoje dane. Po co polityka prywatności w takich miejscach? Wówczas internauci będą wiedzieć, w jaki sposób informacje o ich osobach są wykorzystywane i dlaczego.
Odpowiadając na pytanie, po co polityka prywatności jest potrzebna, warto po raz kolejny raz wspomnieć o karach za jej brak. Nawet jeżeli nie chcesz przygotowywać informacji na temat wykorzystywania danych użytkowników, należy zrobić to ze względu na przepisy RODO. Zastanawiając się nad tym jak napisać politykę prywatności, pamiętaj również, że cały tekst musi być spójny, zrozumiały i łatwy w odbiorze. Element ten spełnia funkcję informacyjną.
Czy polityka prywatności i polityka „cookies” jest tym samym?
Po co polityka prywatności, gdy na stronie jest już polityka cookies? Niektóre osoby myślą, że oba te zagadnienia są tym samym. Niestety nie. „Ciasteczka” (cookies) to dane, które gromadzone są przez strony internetowe, aby lepiej dopasować reklamy do użytkownika. To właśnie te dane odpowiadają za personalizację, dodatkowo są w stanie zapamiętać dane do logowania. W niektórych przypadkach przyspieszają proces ładowania podstron. Dane cookies są oczywiście szyfrowane, aby zapewnić maksymalne bezpieczeństwo. Skoro wiesz już jak napisać politykę prywatności, w jej treści możesz umieścić także informacje na temat wykorzystania cookies. Administrator ma obowiązek poinformowania, kto wykorzystuje „ciasteczka” i w jakim celu. Łączenie obu informacji (polityka prywatności i polityka cookies) jest dozwolona oraz zalecana, bowiem pozwala użytkownikowi z łatwością zapoznać się ze wszystkimi kwestiami, bez konieczności przeglądania wielu podstron i dokumentacji.
Samodzielnie czy wzór?
Jeżeli masz choćby odrobinę wiedzy na temat tego jak napisać politykę prywatności i potrafisz w łatwy sposób przedstawić wszystkie informacje, możesz samodzielnie przygotować taki dokument. W przeciwnym razie dobrym rozwiązaniem będzie skorzystanie ze specjalnego wzoru. W internecie znajdziesz szablony dedykowane do sklepów internetowych, newsletterów, formularzy kontaktowych i nie tylko. Ewentualnie skorzystaj z pomocy prawnika i wspólnie z nim przygotuj kompleksową politykę prywatności. Nie ma znaczenia, jaką drogę wybierzesz, najważniejszy jest efekt końcowy. Dokumentacja musi być spójna oraz zgodna z restrykcjami RODO. Tylko wtedy unikniesz kary, a Twoja strona internetowa będzie spełniać wszystkie wymogi dotyczące ochrony danych osobowych.
