W jaki sposób zwiększyć produktywność w pracy?
4 min
4 min
Na skróty
O prokrastynacji — czyli uciążliwym nawyku odkładania rzeczy na później — powiedzieli w ostatnich latach chyba wszyscy. Jak od niej uciec, gdy gonią nas deadline’y, i zwiększyć swoją produktywność? Przygotowaliśmy listę 5 programów, które w tym pomogą. Zapraszamy do lektury.
Nie ukrywajmy — nikt nie potrafi przepracować całego dnia w pełnym skupieniu. Badacze nie są co prawda zgodni co do tego, na ile godzin pracy w pełnym skupieniu gotowy jest ludzki mózg, ale… z pewnością nie jest ich osiem. Dla przykładu — według założyciela agencji konsultingowej Strategy and Rest, Alexa Panga, większość pracowników w Dolinie Krzemowej jest w stanie pracować „na sto procent” przez cztery-pięć godzin w ciągu dnia… z przerwą przynajmniej co dwie godziny.
Dodajmy do tego fakt, że dziś — jak nigdy wcześniej — jesteśmy otoczeni bodźcami, które odciągają nas od obowiązków. Media społecznościowe czy portale informacyjne to przecież niezwykle skuteczne „rozpraszacze”. A jeśli mamy jeszcze problem z samą organizacją pracy? Okaże się, że z 8-godzinnego dnia pracy większość czasu spędzimy od niej z daleka — przynajmniej myślami.
Jeśli chcemy temu zaradzić i do maksimum wykorzystać czas spędzony przy biurku — do wyboru mamy setki programów, które pomogą nam w zarządzaniu własnym czasem i pozwolą skupić się na tych (naprawdę) istotnych zadaniach.
O „technice Pomodoro” słyszał chyba każdy, kto szukał sposobu na pokonanie prokrastynacji. W skrócie — polega ona na dzieleniu zadań na stosunkowo krótkie (najczęściej — 25-minutowe) sesje intensywnej pracy, pomiędzy którymi możemy udać się na 5-minutową przerwę. Dodatkowo, co kilka interwałów (np. co dwie godziny) czeka nas nieco dłuższa przerwa.
Zdj 1. Interfejs Pomofocus nie mógł być prostszy.
Źródło: pomofocus.io
Narzędzi opartych na technice Pomodoro jest sporo — my polecamy przeglądarkową aplikację Pomofocus, która nie tylko pozwala skonfigurować nasz zegar, ale także — wyznaczyć konkretne zadania do wykonania i dostosować do nich długości interwałów.
Jeśli mowa o upływających minutach (i godzinach) — kolejną wartą uwagi aplikacją jest RescueTime, który „w tle” monitoruje, ile czasu spędzamy w poszczególnych programach oraz na stronach internetowych. Dla tych, którzy chcieliby się dowiedzieć, jak — tak naprawdę — wygląda ich codzienna praca; kiedy są najbardziej produktywni i co „kradnie” im najwięcej czasu — RescueTime jest niezastąpiony.
Zdj 2. RescueTime wspiera się przy analizie naszych aktywności… sztuczną inteligencją.
Źródło: rescuetime.com
Szczególnie że poza swoją podstawową funkcją aplikacja:
a jeśli tego potrzebujemy — pozwala zablokować dostęp do wybranych stron/programów po przekroczeniu określonego limitu czasowego. Ewentualnie wyśle nam podpowiedź, że warto byłoby wylogować się z Facebooka i wrócić do pracy. Albo popracować nad swoim work-life balance!
Czyli bardzo ciekawa wtyczka do Chrome’a i Firefoxa, która jest w stanie zamienić je w funkcjonalną, wolną od „rozpraszaczy” przestrzeń roboczą.
Zdj 3. A tak wyglądają pogrupowane karty w Workonie.
Źródło: workona.com
Workona pozwala przede wszystkim organizować otwarte w przeglądarce karty (a wiemy, że niektórzy specjaliści od SEO potrafią mieć ich dziesiątki!) i grupować — tematycznie — w jednym miejscu; tak, by nie trzeba było co chwilę tracić czasu na ich szukanie. Oprócz tego — wszystkie karty są automatycznie zapisywane, a jeśli przypadkiem naciśniemy przycisk X lub zdarzy się inny, niefortunny „wypadek” — możemy skorzystać z backupu i przywrócić sesję (nawet sprzed miesiąca lub dwóch). Świetną opcją jest także synchronizacja między przeglądarkami — pogrupowane karty są przypisane do naszego konta i możemy je uruchomić z dowolnego urządzenia.
Kolejną aplikacją, jaką chcielibyśmy przedstawić jest znany już być może niektórym Todoist, czyli popularny program do tworzenia list zadań „do wykonania”.
Podobnych narzędzi jest wiele — ale Todoist zdecydowanie wyróżnia się na plus. Algorytmy aplikacji potrafią przetwarzać język naturalny (tak jak to robi np. ChatGPT) i automatycznie dodawać zadania do kalendarza (wraz z powiadomieniami!) oraz oznaczać za pomocą etykiet. Mamy także do dyspozycji opcje określania priorytetów, przypisywania zadań do projektów oraz rozbijania ich na pod-zadania.
Zdj 4. Todoist równie dobrze sprawdza się przy planowaniu zadań zawodowych, jak i domowych obowiązków.
Źródło: todoist.com
Todoist zsynchronizuje listy zadań między wszystkimi naszymi urządzeniami (nawet smartwatchami), a do tego — połączy się także z wieloma popularnymi usługami, na przykład z Google Workspace czy Slackiem.
Na koniec — wyjątkowa aplikacja do tworzenia notatek, czyli Obsidian. Jeśli jeszcze jej nie znasz — i na przykład korzystasz z popularniejszego Evernote’a — warto przynajmniej ją przetestować.
Zdj 5. Tworzenie notatek w Obsidianie jest równie proste, jak w innych aplikacjach — a mamy jeszcze większe możliwości.
Źródło: obsidian.md
Dlaczego? Obsidian podchodzi do tworzenia notatek w zupełnie świeży sposób. Możemy tu zapisywać zwykłe notatki, owszem — ale możemy też zbudować mapę myśli, obrazującą powiązania między nimi. Lub umieszczać w nich odnośniki do innych notatek (tak, jak pomiędzy artykułami na Wikipedii). Do dyspozycji mamy także setki wtyczek tworzonych przez społeczność Obsidiana, dzięki którym zapiszemy nasze pomysły i plany na przykład w formie kalendarza czy tablicy kanban.
Zawodowy copywriter oraz student psychologii na Uniwersytecie Warszawskim. W świecie marketingu internetowego równie mocno, co chwytliwe (i wartościowe) treści interesuje go dobry design. Gdy nie zajmuje się tworzeniem contentu, odkrywa perełki kina niezależnego i pracuje nad własnymi opowiadaniami.
