Jakie są najlepsze metody priorytetyzacji zadań w pracy?

Data utworzenia 16.01.2025 3 min czytania

Spis treści

Gdy lista zadań cały czas się wydłuża, a na karku już czujesz oddech kolejnych deadline’ów – mądre ustalanie priorytetów może Cię uratować. W takich sytuacjach po prostu musisz wiedzieć, które taski faktycznie musisz zrealizować “na wczoraj”, a które możesz śmiało odłożyć na później lub oddelegować. W dzisiejszym wpisie przedstawimy kilka prostych metod priorytetyzacji zadań.

Metoda 1 – macierz Eisenhowera

Na początek chyba najbardziej znana metoda podziału zadań na „ważne” i „mniej ważne”, czyli macierz (lub matryca) Eisenhowera. Nazwisko amerykańskiego generała, a później prezydenta USA nie pojawia się tu przypadkowo – bo jak mówią anegdoty, jak mało kto w burzliwych czasach drugiej wojny potrafił organizować swoją pracę. I robił to właśnie przy pomocy macierzy.

Matryca Eisenhowera dzieli wszystkie zadania na cztery kategorie:

I. Zrób – zadania ważne i jednocześnie pilne, za które należy zabrać się jak najszybciej. Jeśli ich nie wykonasz, prawdopodobnie szybko zderzysz się z konsekwencjami.
II. Zaplanuj – zadania ważne, ale niekoniecznie pilne… czyli takie, które warto mądrze zaplanować na później i zrealizować po zadaniach z kategorii I.
III. Deleguj – zadania pilne, ale nie na tyle istotne, byś musiał zająć się nimi osobiście. Do tej kategorii trafiają wszystkie zadania, które możesz oddelegować komuś innemu.
IV. Usuń – zadania nieważne… i niepilne. Czyli takiego, których wykonywanie nie przyniesie Ci żadnych korzyści i które warto z grafiku po prostu wyeliminować.

Zobacz Certyfikaty dla firm – co warto wiedzieć?

Pomysł na priorytetyzację zadań jest prosty. Oceniamy każde zadanie według dwóch kryteriów: pilności i ważności, a potem podejmujemy decyzję, co z nimi zrobić.

Metoda 2 – metoda ABCDE

Innym – też bardzo przystępnym! – systemem jest tzw. metoda ABCDE, stworzona przez jednego z najsłynniejszych mówców zawodowych, Briana Tracy’ego. Na czym polega?

W pierwszej kolejności należy wypisać wszystkie zadania, które czekają na Ciebie w danym dniu/tygodniu. Następnie, do każdego zadania przypisujemy litery, od A do E, które określają ich ważność:

A – zadania, które trzeba zrealizować i których niewykonanie może wiązać się z poważnymi konsekwencjami;
B – zadania, które również trzeba wykonać, ale które nie mają nad sobą widma większych konsekwencji;
C – zadania, które warto byłoby zrobić i przyniosą Ci konkretne korzyści, jednak w razie ich niewykonania – nie wiążą się z żadnymi konsekwencjami;
D – zadania, które można bez przeszkód oddelegować;
E – zadanie, które nie są w danym momencie ważne i można je zaplanować na później… lub sobie odpuścić.

Potem pozostaje zrealizować zadania, począwszy od tych najpilniejszych po mniej istotne.

Metoda 3 – technika MoSCoW

Metoda MoSCoW jest o tyle ciekawa, że bardziej niż przy układaniu harmonogramu dnia pomaga przy planowaniu projektów. Często wykorzystuje się ją na przykład w procesie developmentu programów i aplikacji.

W tym przypadku wszystkie zadania, które razem składają się na projekt, grupujemy w czterech „szufladkach”:

- Must have – zadania-fundamenty projektu. Bez ich realizacji końcowy produkt nie ma nawet racji bytu.

Should have – zadania, które wnoszą dużą wartość do projektu, ale można odłożyć ich realizację w czasie.

Could have – mniej istotne zadania, które dobrze byłoby zrealizować… ale tylko jeśli czas na to pozwoli. Jeśli nie – nie są konieczne dla sukcesu projektu.

Won’t have – zadania, które w tej iteracji projektu nie zostaną zrealizowane. Może przyjdzie na nie czas później.

Zobacz Jak przejść ze sprzedaży stacjonarnej w e-commerce?

Metoda 4 – Action Priority Matrix (APM)

Na koniec, kolejna macierz. Podobnie jak w przypadku matrycy Eisenhowera, Action Priority Matrix dzieli zadania na cztery kategorie; tym razem jednak oceniamy je nie pod kątem ważności i pilności, a 1) korzyści, które można osiągnąć oraz 2) wysiłku, jakiego wymaga dane zadanie. W ten sposób uzyskujemy następujący podział:

I. Szybkie wygrane – czyli zadania idealne; nie wymagają dużo wysiłku, ale mogą przynieść spore zyski.
II. Główne projekty – zadania czasochłonne, wymagające, ale takie, które zdecydowanie warto wykonać.
III. „Zapychacze” – małe, proste zadania, które możemy zrealizować “od ręki”, natomiast nie przynoszą większych korzyści.
IV. Niewdzięczne zadania – takie, które wymagają mnóstwa pracy, a nie dają za to zbyt wiele.

Która z tych metod sprawdzi się w Twoim przypadku? O tym musisz przekonać się sam. Zachęcamy, aby poczytać o nich więcej… oraz zajrzeć do innych tekstów na naszym blogu, poświęconych najlepszym praktykom branży SEO i nie tylko.

Sprawdź nasze Case Studies

Ocena Clutch

5.0

Ocena Google

4.8

Umów konsultację z Marcinem Stypułą, CEO Semcore i sprawdź swoją strategię digital marketingu.

Umów konsultację 299 zł/h

Jakub Rożnowski

Copywriter i student psychologii na Uniwersytecie Warszawskim, który łączy świat marketingu cyfrowego z perspektywą naukową i humanistyczną. Pisze od 2021 roku, specjalizując się w długich, eksperckich artykułach, poradnikach i treściach wizerunkowych. W pracy stawia na połączenie dwóch wartości: rzetelnego researchu oraz lekkiego, często humorystycznego stylu. Fascynuje go UX writing i projektowanie komunikacji, dlatego jego teksty nie tylko przekazują wiedzę, ale także prowadzą czytelnika w intuicyjny sposób przez temat. Wierzy, że nawet najbardziej skomplikowane zagadnienia z obszaru IT, nowych technologii czy psychologii można opisać tak, by były proste i przyjemne w odbiorze. Poza copywritingiem rozwija się twórczo — pisze opowiadania, wiersze i myśli o pierwszej powieści. Gra na kilku instrumentach, odwiedza kina studyjne, podróżuje i kończy studia psychologiczne. Największą motywacją jest dla niego sam proces tworzenia — moment, w którym słowa zaczynają nabierać kształtu i wpływu. Widok swoich tekstów na stronach klientów daje mu poczucie satysfakcji i sensu pracy.