Problemy komunikacyjne mogą uniemożliwiać sprawne działanie firmy. Bariery prowadzą do chaosu, braku zrozumienia i utrudniają osiągnięcie porozumienia. Komplikacje pojawiają się zarówno w rozmowach telefonicznych z klientami, jak i przy negocjacjach biznesowych czy zawieraniu transakcji kupna-sprzedaży. Nie zawsze wszystko musi iść po Twojej myśli. Sprawdź najbardziej typowe przykłady barier komunikacyjnych w przedsiębiorstwach.
Co to są bariery komunikacyjne?
Bariery komunikacyjne to po prostu przeszkody, na które możesz napotkać, próbując skutecznie komunikować się z inną osobą. To wszystko, co wprowadza w błąd lub przeszkadza podczas procesu komunikacji. Proces ten obejmuje nadawcę, odbiorcę i wiadomość.
Źródło: https://www.revolutionlearning.co.uk/blog/7-barriers-to-effective-communication/
Przykłady barier komunikacyjnych w przedsiębiorstwach
Można ich znaleźć wiele. Często chodzi po prostu o podstawy – nieprzekazanie odpowiednim osobom oczekiwanych informacji. Posłużmy się prostym przykładem związanym z pozycjonowaniem. Firma otrzymuje audyt SEO i zalecenia do wdrożenia zmian, ale pracownik nie nakazuje wykonania tych modyfikacji osobie za to odpowiedzialnej. To komplikuje działania i oddala moment uzyskania efektów.
Brak podstawowej komunikacji
Pracownicy muszą mieć zapewniony napływ potrzebnych informacji, gdyż w przeciwnym wypadku prowadzisz do ich niezadowolenia. Z badania Gallupa wynika, że jeśli zapewnisz zespołowi spójną i jasną komunikację, zaangażowanie pracowników wzrośnie. Inne badanie pokazuje, że 90% ankietowanych woli usłyszeć złe wieści niż żadne. To oznacza, że zespół po prostu chce wiedzieć, co się dzieje, nawet jeśli nie są to pozytywne wiadomości.
Oczywiście, są i takie informacje, których nie możesz ujawnić. Jednak transparentność jest bardzo ważna i sprawia, że zespół poczuje się częścią firmy i stanie się bardziej zaangażowany w swoją pracę.
Źródło: https://www.gallup.com/workplace/236570/employees-lot-managers.aspx
Brak wyczucia czasu
Komunikacja interpersonalna wymaga wybierania odpowiednich momentów na dany przekaz. Weź pod uwagę, kiedy wiadomość jest wysyłana. Jeśli komunikujesz się po godzinach pracy, to tylko w sprawach pilnych. Uwzględnij strefę czasową odbiorcy.
To samo ma znaczenie, kiedy wysyłasz komunikat prasowy. Wykonaj badania, aby wiedzieć, kiedy uzyskasz największy odzew. Nie wysyłaj wiadomości, kiedy odbiorcy śpią. Nie ma lepszego sposobu na zrażenie ich niż obudzenie powiadomieniem telefonicznym.
Poświęć chwilę na analizę czasu trwania spotkań i ich harmonogramu. Nie powinny być zbyt długie – postaw na konkrety. Jeśli chodzi o planowanie, konsultuj się ze wszystkimi uczestnikami. Nie planuj niepilnego spotkania personelu na poniedziałek rano, kiedy wszyscy są prawdopodobnie najbardziej zajęci.
Zbyt duża ilość informacji
Kiedy przytłaczasz pracowników nadmiarem danych, instrukcji lub wiadomości, nie są w stanie ich opanować i przyswoić. Czy wiesz, że około 60% zatrudnionych ignoruje część wiadomości e-mail w pracy, bo otrzymuje ich zbyt wiele? Z drugiej strony nie ma w tym nic dziwnego, gdyż istotnych jest tylko 38% w przeciętnej skrzynce.
Źródło: https://blog.sanebox.com/2016/02/18/email-overload-research-statistics-sanebox/
Wysyłaj wiadomości na raz do wszystkich, którzy muszą uzyskać daną informację. Nie rozkładaj ich na wiele maili – kiedy pracownik musi przeszukiwać skrzynkę, aby coś znaleźć, produktywność spada. Używaj wypunktowań i nagłówków, aby informacje były łatwo przyswajalne i mogły być szybko przywoływane w razie potrzeby.
Ograniczenia w komunikacji
Pracownik musi się z Tobą umawiać na rozmowę za pośrednictwem asystentki? Dostęp do wielu danych mają wyłącznie kierownictwo lub menedżerowie? Działy komunikują się jedynie między sobą? Taka komunikacja może prowadzić do konfliktów, braku zaangażowania i toksycznego środowiska pracy. To wszystko działa oczywiście negatywnie na Twój biznes. Często prowadzi to do powstawania plotek. Według American Management Association 70% całej komunikacji organizacyjnej w firmach odbywa się za pośrednictwem poczty pantoflowej.
Zachęcaj liderów i pracowników do otwartej rozmowy, organizuj spotkania międzywydziałowe. To powinno spowodować pozytywne zmiany i eliminować bariery komunikacyjne.
