Według analizy przeprowadzonej przez Gallup tylko 7% pracowników zgadza się ze stwierdzeniem, że komunikacja w ich firmach jest dokładna, otwarta i zgodna z oczekiwaniami. Tymczasem ma ona ogromne znaczenie. To czynnik wpływający na zadowolenie i zaangażowanie osób zatrudnionych. Z badań przeprowadzonych przez Grammarly wynika, że słaba komunikacja kosztuje amerykańskie firmy około 1,2 biliona dolarów rocznie, a w przeliczeniu na pracownika – ponad 12,5 tys. dolarów. Co zrobić, aby problem nie dotyczył Twojego przedsiębiorstwa?
Co to jest komunikacja wewnętrzna w firmie?
Chodzi tutaj o przepływ informacji w organizacji, który powinien być niezakłócony. Ma on miejsce na różnych szczeblach, np. między przełożonymi a podwładnymi oraz w drugą stronę. Niektóre formy komunikacji są jednostronne, np. firmowy newsletter. Przedsiębiorstwa wykorzystują do komunikacji wewnętrznej przeróżne narzędzia – e-mail, rozmowy telefoniczne, komunikatory, oficjalne pisma i inne.
Źródło: https://www.sociabble.com/blog/internal-communication/internal-communications-tools/
Dlaczego komunikacja wewnętrzna jest ważna?
Dobrze prowadzona komunikacja wewnętrzna niesie za sobą wiele korzyści. Zobacz, co możesz zyskać, jeżeli zadbasz o ten obszar funkcjonowania przedsiębiorstwa:
- zwiększysz produktywność,
- osiągniesz większe zaangażowanie pracowników.
- poprawisz wydajność pracy.
- współpraca będzie układać się lepiej.
- zmniejszysz liczbę błędów i nieporozumień.
- zapewnisz lepszą obsługę klienta.
Jak poprawić komunikację wewnętrzną w firmie?
Możesz to zrobić na wiele sposobów. Błędy mogą wynikać z różnych przyczyn. Natomiast w niemal każdym przypadku możliwe jest wprowadzenie zmian na lepsze. Jak poprawić komunikację?
Oceń komunikację w firmie
Przeprowadź audyt i sprawdź kanały, z których korzystasz. Za pomocą jakich wskaźników ocenisz ich skuteczność? Możesz, np. pytać pracowników o ocenę poszczególnych kanałów czy też analizować, jak często występowały w nich problemy, które prowadziły do błędów i nieporozumień.
Wprowadź najlepsze praktyki i normy komunikacyjne
Ustal zasady obowiązujące w Twojej firmie w zakresie komunikacji wewnętrznej. Kto i na jakim etapie otrzymuje poszczególne informacje i za pomocą jakich kanałów? Jakie materiały trafiają do nowych pracowników, a jakie do menadżerów? Ustal, jakimi kanałami powinna się odbyć komunikacja w zależności od tego, kogo obejmuje. Określ wykorzystywaną terminologię, aby wszyscy używali tych identycznych pojęć, mówiąc, czy pisząc o tym samym.
Zachęcaj do otwartej komunikacji
Pracownicy powinni się dzielić wiedzą, pomagać szczególnie osobom nowym i w miarę możliwości zapewniać maksymalnie szybko odpowiedź zwrotną. To bardzo ważne dla sprawnego funkcjonowania firm.
Informuj pracowników na bieżąco
Zatrudnieni powinni być świadomi sytuacji, stanu realizacji poszczególnych projektów i ewentualnych komplikacji. Tak możesz budować zaufanie i zaangażowanie. Bez takiego informowania pracownicy mogą czuć się niepewnie. Według Axioshq 77% liderów uważa, że komunikaty przekazywane podwładnym są dla nich niezbędne do wykonywania poprawnie obowiązków. Zgadza się z tym 46% zatrudnionych.
Źródło: https://www.axioshq.com/research/2023-state-of-workplace-communications
Dawaj dobry przykład
Pokazuj pracownikom na własnym przykładzie, jak powinna wyglądać komunikacja. Zapewniaj wartościowe dane, szybko odpowiadaj, z szacunkiem i nie unikaj trudnych rozmów.
Wybierz odpowiednie narzędzia komunikacji i przeszkól pracowników
Być może w Twojej firmie doskonale się sprawdzi Slack, Asana, Zoom czy inne rozwiązania. Upewnij się, czy wszyscy zatrudnieni wiedzą, jak z nich korzystać.
Komunikacja wewnętrzna jest ważna w każdej działalności. Nie ma znaczenia, czy realizujesz pozycjonowanie stron, prowadzisz sklep czy hurtownię. Dopracowanie tych elementów z pewnością przełoży się na lepsze wyniki.
