Biznesowa korespondencja wymaga profesjonalizmu – i tego właśnie może pomóc nadać stopka mailowa. Dobrze zaprojektowana powinna pełnić rolę cyfrowego przywitania, a jednocześnie – wręczanej na koniec rozmowy wizytówki. W dzisiejszym wpisie powiemy o tym, jak zrobić stopkę w mailu i co konkretnie warto w niej umieścić. Zapraszamy do lektury!
Czy stopka w mailu jest warta wysiłku? I dlaczego tak?
Wymieniając wiadomości mailowe ze swoimi partnerami biznesowymi czy potencjalnymi klientami możesz spokojnie założyć, że wiedzą, z kim korespondują.
Oczywiście… ale stopka mailowa ma nieco inne zadania.
- Uwiarygadnia Twoją wiadomość i dla większości osób stanowi wystarczająco dobre potwierdzenie, że jej autorem faktycznie jesteś Ty lub firma, którą reprezentujesz.
- Jest miejscem na informacje kontaktowe, w razie gdyby Twój klient preferował inną formę komunikacji lub chciał dowiedzieć się czegoś więcej o firmie.
- Dodaje profesjonalizmu i stanowi mały, ale ważny element wizerunku marki (podobnie jak wręczana komuś wizytówka).
Co więcej, takiej sygnatury nie trzeba wstawiać ręcznie do każdego maila, bo każdy program pocztowy robi to automatycznie. Jeśli więc regularnie kontaktujesz się z klientami czy innymi interesariuszami – nie ma dobrego powodu, żeby nie mieć własnej, spersonalizowanej stopki.
Profesjonalna stopka mailowa – co powinna zawierać?
Typowa stopka firmowa składa się z kilku elementów:
- Imię i nazwisko autora, a także stanowisko w firmie – możesz dodać do nich swoje zdjęcie, ale nie jest to praktyką we wszystkich firmach.
- Logo i nazwa firmy – koniecznie, jeśli piszesz z firmowego adresu.
- Dane kontaktowe – przede wszystkim adres i numer telefonu firmy, niektórzy dodają również NIP lub REGON. Z reguły podaje się też adres mailowy oraz numer telefonu autora wiadomości, do bezpośredniego kontaktu.
- Link do firmowej strony WWW.
- Informacja o przetwarzaniu danych osobowych – kto zarządza danymi i gdzie odbiorca może znaleźć szczegółowe informacje o polityce prywatności firmy (zgodnie z przepisami RODO).
To tylko podstawy; obecnie wiele firm dodaje w stopkach również linki do swoich profili w social mediach. Możesz pokusić się nawet o umieszczenie call to action – to dobry pomysł, aby od razu zmotywować potencjalnych klientów do działania.
Zdj 1. W stopce naszej agencji SEO znalazło się także miejsce na… social proof.
Źródło: opracowanie własne
Tworzenie stopki mailowej – to nic trudnego
Stopki mailowe można projektować na dwa sposoby: albo jako wklejaną w wiadomość grafikę, albo w HTMLu, jako integralną część maila.
Ten pierwszy jest rzadziej używany, choćby dlatego, że niektóre programy mailowe traktują takie sygnatury jako załącznik lub w ogóle ich nie wyświetlają. Natomiast jeśli zdecydujesz się na stopkę graficzną, bez problemu stworzysz ją np. w Canvie – na pewno nie ma potrzeby sięgania po bardziej zaawansowane programy.
Bezpieczniejszą opcją jest napisanie stopki w HTMLu. Na szczęście nie musisz wiedzieć nic o tym języku, ponieważ spokojnie możesz skorzystać z któregoś z wielu dostępnych w internecie generatorów stopek. Do wyboru masz między innymi Mysignature.io, WiseStamp, Mail-signatures.com; własne narzędzie oferuje też HubSpot.
Zdj 2. Tak, na przykład, prezentuje się edytor od MySignature. Nie wymaga on żadnych większych umiejętności technicznych ani znajomości HTMLa.
Źródło: mysignature.io
Jak ustawić stopkę w Gmailu?
Jeśli udało Ci się zaprojektować stopkę – cały wysiłek już za Tobą; pozostaje ustawić stopkę w programie pocztowym. W przypadku Gmaila:
- wybierz Ustawienia na swoim koncie mailowym, a następnie – Zobacz wszystkie ustawienia;
- znajdź sekcję Podpis i kliknij Utwórz nowy;
- wklej zaprojektowaną grafikę lub przygotowany kod HTML.
W innych programach – Outlooku, Thunderbirdzie czy Poczcie od Apple – wygląda to bardzo podobnie; gotową stopkę wystarczy po prostu wkleić i zapisać. Od tej pory Twoja stopka mailowa powinna pojawiać się pod każdą wysłaną wiadomością.
