Te narzędzia pomogą Ci w codziennej pracy przy zarządzaniu projektami. Co polecają specjaliści Project Managementu?

Efektywne zarządzanie projektami to nie tylko umiejętność planowania i koordynowania działań, ale także odpowiednie podejście do organizacji pracy. W dynamicznym środowisku biznesowym liczy się nie tylko doświadczenie i wiedza, ale także znajomość nowoczesnych metod i narzędzi, które usprawniają procesy, zwiększają efektywność zespołów i pomagają realizować cele na czas.

Wielu Project Managerów szuka sprawdzonych sposobów na poprawę produktywności i lepszą kontrolę nad zadaniami. Dlatego postanowiliśmy przyjrzeć się bliżej narzędziom i strategiom, które ułatwiają pracę w tej roli. Jakie rozwiązania sprawdzają się najlepiej w codziennych wyzwaniach PM-ów? Jak skutecznie zarządzać projektami niezależnie od ich skali? Na te pytania odpowiedzieli eksperci z branży: Anna Tworek (Project Management Officer w Semcore), Aneta Panasiuk (Head of Project Management), Mariusz Kapusta (CEO & Founder Leadership Center) oraz Daniel Biskupski (Head of Delivery w Tribe47).

Sprawdźcie nasze najnowsze zestawienie i dowiedzcie się, jakie metody i narzędzia mogą usprawnić Waszą pracę!

Co polecają specjaliści?

Anna Tworek – Project Management Officer w Semcore

Najlepsze narzędzie to takie, które naprawdę pomaga, a nie przeszkadza. To znaczy, że musi być intuicyjne – nikt nie powinien tracić czasu na zastanawianie się, gdzie kliknąć. Powinno być też dopasowane zarówno do rodzaju projektu, jak i zespołu, który z niego korzysta. Co z tego, że narzędzie ma setki funkcji, jeśli zespół ich nie potrzebuje albo zadanie nie wymaga po prostu aż takiego poziomu komplikacji?

Myślę też, że dobre narzędzie powinno być po prostu… przyjemne w użyciu. Szybkie, automatyzujące powtarzalne zadania i realnie odciążające, a nie obciążające. Jeśli wprowadzenie nowego narzędzia sprawia, że zamiast ułatwień mamy więcej kliknięć i drapania się po głowie, to znak, że coś poszło nie tak. Project Management powinien eliminować chaos, a nie go tworzyć.

• Google Calendar – must-have do zarządzania spotkaniami i terminami. Synchronizacja z innymi narzędziami = mniej niespodzianek, a dobrze ustawione powiadomienia ratują przed przypadkowymi „no-show”. Przy większej liczbie spotkań kluczowe jest blokowanie czasu na realną pracę, bo inaczej dzień zamienia się w maraton calli.
• Trello – idealne do wizualizacji zadań i procesów. Proste w obsłudze, świetne do organizacji sprintów czy backlogów. Moje ulubione, jeśli chodzi o pracę w kanbanie – tablice, listy i karty dają pełną kontrolę nad postępem, a proste automatyzacje potrafią zdjąć sporo powtarzalnej pracy z głowy.
• Google Sheets – elastyczność bez końca. Od budżetów, przez trackery projektowe, po dashboardy i raporty. Wyznaję tutaj zasadę, że jeśli coś da się zapisać w tabeli, da się tym zarządzać. Świetnie sprawdza się jako „lekka” baza danych, którą można błyskawicznie współdzielić i edytować w czasie rzeczywistym.
• ClickUp – trochę dla trackowania, trochę dla statusowania zadań, a trochę dla… wszystkiego. Elastyczne widoki, możliwość ustawiania workflow pod siebie i rozbudowane automatyzacje sprawiają, że dobrze nadaje się do zarządzania bardziej złożonymi projektami. Dobra opcja, jeśli trzeba połączyć zadania, notatki i komunikację w jednym miejscu.
• Monday.com – wizualne podejście do zarządzania projektami, które szczególnie dobrze sprawdza się w zespołach marketingowych, kreatywnych oraz tych, które pracują nad treściami wizualnymi – np. instructional design, video czy grafiką. Kolorowe interfejsy, konfigurowalne statusy i dynamiczne raporty sprawiają, że to jedno z bardziej intuicyjnych narzędzi do organizacji pracy.
• Jira – idealne do prac związanych z programowaniem, rozwijaniem aplikacji lub tworzeniem CRM-ów. Potężne narzędzie dla zespołów technicznych, ale jeśli nie jest dobrze skonfigurowane, potrafi zamienić się w biurokratyczny labirynt. Świetne dla zespołów, które pracują w Scrumie i potrzebują solidnego systemu do backlogu.
• Asana – dobry balans między prostotą a funkcjonalnością. Sprawdza się zarówno w mniejszych zespołach, jak i w bardziej rozbudowanych projektach. Dobrze radzi sobie z przypisywaniem odpowiedzialności i terminów, a dzięki integracjom z innymi narzędziami łatwo ją wpasować w codzienny workflow.
• Notion – trafna opcja dla kogoś, kto lubi mieć wszystko uporządkowane w jednym miejscu i pracować w swoim tempie. Świetnie sprawdza się jako prywatne centrum dowodzenia – można w nim organizować notatki, planować zadania, budować własne bazy danych i gromadzić materiały. Choć umożliwia współpracę, to w mojej opinii bardziej sprawdza się jako narzędzie do pracy indywidualnej. Jeśli kluczowa jest kooperacja w zespole, lepiej postawić na inne rozwiązania.
• Spotify – … i playlisty na skupienie. Dobry Project Manager wie, że skupienie to połowa sukcesu, dlatego odpowiednio dobrana muzyka może działać jak katalizator produktywności. Lo-fi, dźwięki natury, deep focus czy nawet soundtracki z gier – cokolwiek pomaga w utrzymaniu rytmu pracy. Warto też sprawdzić playlisty z dźwiękami o określonych częstotliwościach (Hz), które mogą wspierać koncentrację i przetwarzanie informacji. Dźwięki mogą nie tylko odcinać rozpraszacze, ale też realnie poprawiać zdolność do głębokiej pracy.
• Pomodoro Tracker – czasami zapominamy, że produktywność to nie maraton, a sprinty. Technika pracy w blokach czasowych pomaga utrzymać skupienie, uniknąć przeciążenia i zwiększyć efektywność. Świetnie sprawdza się, gdy lista zadań robi się zbyt długa i trudno się za coś zabrać – zegar startuje, a Ty po prostu działasz. Po czterech cyklach warto zrobić dłuższą przerwę, żeby naładować baterie. W mojej opinii to naprawdę skuteczny i prosty sposób na walkę z prokrastynacją oraz lepsze zarządzanie czasem.

Aneta Panasiuk – Head of Project Management w Romicore

Skuteczne zarządzanie projektami to coś więcej niż organizacja zadań – to dobra komunikacja, analiza wyników i optymalizacja procesów. W dziale Project Management w RomiCore korzystamy z narzędzi, które usprawniają naszą pracę, pomagają zarządzać projektami i zapewniają pełną kontrolę nad procesami.

• ClickUp – pozwala nam planować projekty, monitorować czas pracy i śledzić postępy, zapewniając pełną kontrolę nad realizacją zadań.
• Slack – usprawnia komunikację, eliminując zbędne e-maile i zapewniając szybki przepływ informacji.
• Microsoft Teams / Google Meet –  kluczowe platformy do spotkań, gdzie omawiamy statusy projektów.
• ChatGPT – wspiera nas w researchu i analizie danych, przyspieszając przygotowanie dokumentacji.
• Google Analytics  – dostarcza kluczowych informacji o skuteczności działań.
• Looker Studio – wizualizujemy dane w przejrzystych raportach, ułatwiając podejmowanie decyzji.

Każde narzędzie, którego używam, to element mojego systemu, a dobre narzędzie to takie, które działa za Ciebie, kiedy Ty możesz skupić się na myśleniu. Tworzą egzoszkielet, który wzmacnia to, co najważniejsze: klarowność, produktywność, skuteczność.

Codzienna efektywność

• Asana – Intuicyjne narzędzie do zarządzania zadaniami i projektami, które pomaga zachować porządek i kontrolę nad codziennymi obowiązkami.
• ChatGPT – Wszechstronny asystent wspierający w planowaniu, analizach i generowaniu pomysłów, zwiększając efektywność pracy.
• TurboScribe – Precyzyjne narzędzie do szybkiej transkrypcji, oszczędzające czas i ułatwiające porządkowanie myśli.
• Kalendarz Google – Niezastąpiony planer, który synchronizuje wszystkie spotkania i zadania, dbając o ich terminową realizację.
• Dyktafon/Notatnik w telefonie – Proste, ale skuteczne narzędzia do uchwycenia ważnych pomysłów w dowolnym momencie.

Warsztaty, prezentacje i spotkania

• Mural – Interaktywna tablica do wizualizacji procesów i współpracy, szczególnie przydatna podczas warsztatów kreatywnych.
• Canva – Platforma do tworzenia profesjonalnych prezentacji i materiałów wizualnych, nawet bez zaawansowanych umiejętności graficznych.
• Zoom/Google Meet/Streamyard – Niezawodne rozwiązania do komunikacji online, idealne do prowadzenia spotkań i webinarów.
• Gamma.ai – Narzędzie, które wzbogaca prezentacje i materiały o nowoczesne i atrakcyjne rozwiązania wizualne.

• LiChess – Platforma do gry w szachy, rozwijająca strategiczne myślenie i zdolność koncentracji.
• Woblink – Aplikacja do czytania e-booków, pozwalająca na zdobywanie wiedzy i chwilę relaksu.
• YouTube – Nieskończone źródło inspiracji, wiedzy i rozrywki w każdej dziedzinie.

Daniel Biskupski – Head of Delivery w Tribe47

W mojej codziennej pracy jako Head of Delivery używam następujących narzędzi:

ClickUp

• Zarządzanie projektami
• Zarządzanie zadaniami na poziomie firmy
• CRM dla klientów/pracowników
• Śledzenie czasu pracy
• Kontrola budżetów
• Kontrola alokacji
• Tworzenie mindmap/brainstorming
• Integracja z dashboardami firmowymi
• Tribe47wiki – czyli zbiór informacji o firmie, procesach, szablonach, a to wszystko zintegrowane z ClickUp AI

FireFlies

• Tworzenie notatek przez AI
• Łatwy interfesj, zarządzanie rolami
• Możliwość pobierania transkryptu
• Obsługa języka polskiego

Miro

• Brainstorming
• Analizy kreacji (reklam)
• Rozpisywanie procesów
• Prowadzenie warsztatów

Slack

• Komunikacja
• Łatwa higiena komunikacji (kanały, wątki)

ChatGPT

• Brainstorm
• Wsparcie copywritingu
• Tworzenie procesów
• Feedback (wrzucamy transkrypkt rozmowy i prosimy o feedback do poszczególnych osób na podstawie ich rozmowy itp.)