Wprowadzenie
Ciągłe Zarządzanie Wydajnością (CPM) przynosi liczne korzyści organizacjom, które pragną być elastyczne i reagować na dynamiczne zmiany w biznesie. W Semcore, po sukcesach wstępnych działań CPM, zdecydowaliśmy się na wdrożenie dedykowanego narzędzia wspierającego ten proces. Poniżej przedstawiamy nasze doświadczenia i najlepsze praktyki.
Wybór odpowiedniego narzędzia CPM
Kryteria wyboru
Odpowiedź na wszystkie nasze potrzeby
Szukaliśmy narzędzia, które będzie wspierać kaskadowe OKR (Objectives and Key Results), regularne spotkania one-on-one, ocenę 180° kompetencji i odpowiedzialności oraz ocenę 360° zachowań. Chcieliśmy, aby narzędzie kompleksowo wspierało naszą strategię zarządzania wydajnością.
Możliwości analityczne
Ważne było dla nas, aby narzędzie oferowało zaawansowane funkcje analityczne, które pozwolą na monitorowanie postępów, identyfikację obszarów do poprawy oraz analizę danych zebranych podczas ocen i feedbacku.
Intuicyjność i elastyczność
Narzędzie musiało być łatwe w obsłudze dla wszystkich użytkowników, zarówno menedżerów, jak i pracowników. Elastyczność była kluczowa, aby móc dostosować narzędzie do specyficznych potrzeb Semcore.
Jakość a cena
Ocenialiśmy również stosunek jakości do ceny, aby mieć pewność, że wybieramy narzędzie, które oferuje najlepszą wartość w ramach naszego budżetu.
Przykłady rozważanych narzędzi
Patrycja Migaszewska, pracująca w Semcore na stanowisku People Business Partner, spotkała się z przedstawicielami 10 rozwiązań do performance management. Wśród rozważanych narzędzi były między innymi:
Leapsome
Leapsome to nowoczesne narzędzie z intuicyjnym interfejsem użytkownika (UX) i szerokim zakresem funkcjonalności. Oferuje wsparcie dla OKR, regularnych spotkań one-on-one oraz ocen 360°. Jego nowoczesny design i odpowiedź na większość naszych potrzeb sprawiły, że było jednym z głównych kandydatów.
Culture Amp
Wyróżnia się modułem do podnoszenia kompetencji liderskich poprzez budowanie nawyków. Oferuje funkcje wspierające feedback, ocenę 360° oraz kaskadowe OKR. Jego unikalne podejście do rozwoju liderów było dla nas bardzo interesujące.
Emplo
Czyli lokalne narzędzie, które charakteryzuje się dużą elastycznością i możliwością dostosowania do specyficznych potrzeb organizacji. Oferuje szeroki zakres funkcjonalności, w tym wsparcie dla OKR, regularnych spotkań one-on-one oraz ocen kompetencji i zachowań. Największą zaletą z naszej perspektywy była tu duża elastyczność proponowanych rozwiązań.
Ostateczny wybór
Ostatecznie zdecydowaliśmy się właśnie na Emplo, które zachwyciło nas elastycznością oraz pełną odpowiedzią na nasze potrzeby, a także doskonałym stosunkiem jakości do ceny. Emplo umożliwia nam kompleksowe zarządzanie wydajnością pracowników, oferując wszystkie kluczowe funkcjonalności, których potrzebujemy, w tym kaskadowe OKR, spotkania one-on-one, oceny 180 i 360° oraz zaawansowane analizy danych.
Przygotowanie wdrożenia
Wdrożenie narzędzia CPM w Semcore wymagało gruntownych przygotowań organizacyjnych. Poniżej przybliżamy kluczowe elementy, które były niezbędne do skutecznego przeprowadzenia całego procesu.
Job Role Matrix
Stworzyliśmy kompleksową matrycę ról, będącą mieszanką matryc kompetencji, matrycy odpowiedzialności i ścieżki kariery. Każda rola w organizacji została dokładnie opisana pod kątem wymaganych kompetencji, odpowiedzialności oraz możliwych ścieżek rozwoju kariery.
Schematy spotkań w trakcie cyklu rocznego CPM
Opracowaliśmy harmonogram spotkań na cały cykl roczny, obejmujący:
- miesięczne spotkania one-on-one,
- kwartalne podsumowania pracy,
- podsumowania roczne.
Scenariusze oceny 360° i 180°
Przygotowaliśmy szczegółowe scenariusze do ocen 360° i 180°, aby zapewnić kompleksową i uczciwą ocenę kompetencji i zachowań pracowników.
Rodzaje raportów
Zdefiniowaliśmy różne rodzaje raportów, które będą generowane przez narzędzie CPM, w tym:
- raporty indywidualne – mające dostarczyć każdemu pracownikowi szczegółowe podsumowania jego rocznego cyklu CPM, realizacji OKR-ów oraz informacji zwrotnych,
- raporty zespołowe – pozwalające liderowi na podsumowanie wyników zespołu, umożliwiając lepsze zarządzanie i planowanie działań rozwojowych,
- raporty organizacyjne – dające zespołowi HR i zarządowi podsumowania kompetencji w całej organizacji, aby lepiej planować działania rozwojowe i szkoleniowe.
Warsztaty z menedżerami
Zorganizowaliśmy warsztaty dla menedżerów, aby zapewnić im niezbędne umiejętności i wiedzę do efektywnego korzystania z narzędzia CPM i prowadzenia konstruktywnych rozmów z pracownikami. Dodatkowo wypracowaliśmy na nowo postawy liderskie i zdefiniowaliśmy rolę lidera w kontekście CPM.
Szkolenia dla pracowników
Stworzyliśmy zestaw video tutoriali dla pracowników pokazujących, jak korzystać z Emplo. Każdy lider przeprowadził szkolenie z całego CPM, a przed nami jeszcze sesja Q&A na ten temat.
Komunikacja dot. wdrożenia
Stworzyliśmy kampanię komunikacyjną, która informowała pracowników o planowanym wdrożeniu, jego celach oraz korzyściach. Używaliśmy różnych kanałów komunikacji, takich jak e-maile, spotkania informacyjne oraz intranet.
Pilotaż i testy
Naszymi „królikami doświadczalnymi” zostali menadżerowie. Przetestowaliśmy Emplo na ich podsumowaniach rocznych, aby zweryfikować funkcjonalności narzędzia i zebrać feedback. Pozwoliło nam to na wprowadzenie niezbędnych korekt jeszcze przed pełnym wdrożeniem.
Harmonogram wdrożenia
Planowanie
W ramach tego punktu opracowaliśmy szczegółowy plan wdrożenia, obejmujący wszystkie etapy procesu: od wyboru narzędzia po pełne zaimplementowanie rozwiązania w firmie.
Przygotowanie niezbędnych materiałów i koncepcji procesów
Przygotowaliśmy wszystkie niezbędne materiały i koncepcje procesów, aby zapewnić płynne przejście do nowego systemu. Objęło to:
- dokumentację procesów – szczegółowe opisy nowych procesów CPM,
- materiały szkoleniowe – przewodniki, infografiki i dokumenty pomocnicze dla pracowników.
Konfiguracja narzędzia
A więc dostosowanie narzędzia do naszych specyficznych potrzeb. Było to przede wszystkim:
- ustalenie szablonów dla ocen i feedbacku,
- integracja z istniejącymi systemami HR,
- personalizacja dashboardów i widoków użytkowników.
Szkolenia
Przeprowadziliśmy szkolenia dla wszystkich użytkowników. Chcieliśmy mieć pewność, że każdy pracownik i menedżer jest zaznajomiony z funkcjonalnościami narzędzia i nowymi procesami CPM.
Pilotaż
Czyli testowanie narzędzia w wybranych zespołach, aby ocenić jego funkcjonalność i zebrać feedback. Pilotaż pozwolił nam na wprowadzenie niezbędnych korekt przed pełnym wdrożeniem.
Pełne wdrożenie
Uruchomienie narzędzia w całej organizacji. Dzięki dokładnemu przygotowaniu i wcześniejszym krokom (w tym pilotażowi), pełne wdrożenie przebiegło płynnie i bez większych problemów.
Monitorowanie i ewaluacja
Jako Kluczowe Wskaźniki Wydajności (KPI) dla wdrożenia CPM i Emplo określiliśmy:
Wzrost satysfakcji pracowników
- procentowy wzrost zadowolenia pracowników na podstawie kwartalnych ankiet (badanie zadowolenia pracowników),
- wzrost polecenia pracowniczego (eNPS), czyli wzrost wskaźnika eNPS (Employee Net Promoter Score) mierzonego co kwartał.
Rozwój i feedback
Ocena odpowiedzi na pytania dotyczące rozwoju. W tym obszarze znaczenie ma procentowy wzrost pozytywnych odpowiedzi na pytania:
- „Jest ktoś w pracy, kto zachęca mnie do rozwoju”,
- „W ciągu ostatnich sześciu miesięcy ktoś w pracy rozmawiał ze mną o moich postępach”,
- „W ciągu ostatniego roku miałem w pracy możliwości uczenia się i rozwoju”,
Rozmowy 1:1
Czyli częstotliwość spotkań 1:1 (one-on-one). Jako punkt odniesienia przyjęliśmy procent pracowników, którzy odpowiedzą twierdząco na pytanie: „Czy w ciągu ostatniego kwartału odbyłeś/aś ze swoim liderem rozmowę 1:1?”.
Zmniejszenie rotacji
Wskaźnik rotacji, a dokładniej procentowy spadek rotacji pracowników w ciągu roku.
Poziom zrozumienia procesu
Procent pracowników deklarujących zrozumienie procesu CPM i narzędzia Emplo, oceniany na podstawie ankiety przeprowadzonej po drugim kwartale roku.
Korzyści z wdrożenia narzędzia CPM
Scentralizowany proces CPM
Wdrożenie narzędzia CPM w Semcore pozwala na scentralizowane wszystkich kluczowych elementów zarządzania wydajnością w jednym miejscu. Dzięki temu wszystkie procesy, takie jak CPM, OKR, spotkania one-on-one, ocena kompetencji, ocena 360° i analiza danych są łatwo dostępne i zarządzane w jednym narzędziu. To ułatwia monitorowanie postępów i daje pełniejszy obraz wydajności pracowników.
Realny wpływ na rozwój organizacji – nie tylko w ogłoszeniu o pracę
Dzięki kaskadowym OKR-om każdy pracownik dokładnie wie, w jaki sposób jego praca przyczynia się do realizacji celów organizacyjnych i rozwoju Semcore ?. Wszyscy pracujemy na rzecz wspólnych celów, co wzmacnia poczucie wspólnoty i motywację do osiągania wyników. Dzięki temu narzędziu możemy łatwo zobaczyć, jak indywidualne cele są powiązane z celami zespołowymi i organizacyjnymi.
Więcej przestrzeni na rozwój
Nowe narzędzie CPM tworzy więcej przestrzeni w codziennej pracy na rozmowy i planowanie rozwojowe. Regularne spotkania one-on-one i kwartalne podsumowania pracy zachęcają do ciągłego dialogu na temat rozwoju zawodowego, co sprzyja lepszemu zrozumieniu potrzeb pracowników i ich celów zawodowych. To z kolei prowadzi do bardziej zindywidualizowanego podejścia do rozwoju i większej satysfakcji z pracy.
Elastyczność i zwinność biznesowa
Dzięki CPM możemy na bieżąco reagować na wszelkie zmiany i dostosowywać nasze cele do biznesu oraz potrzeb pracownika. Narzędzie pozwala na elastyczne zarządzanie celami i szybkie dostosowywanie działań do dynamicznie zmieniającego się środowiska biznesowego, co zwiększa nie tylko naszą zwinność, ale i konkurencyjność.
Podsumowanie
Wdrożenie narzędzia CPM w Semcore to – przede wszystkim – ogromny projekt, ale również fundamentalna zmiana podejścia do zarządzania efektywnością i celami. Proces ten jest ciągły, a jego utrzymanie stanowi równie wielkie wyzwanie, co samo wdrożenie. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu organizacyjnemu i zaangażowaniu całego zespołu udało się nam skutecznie zrealizować ten projekt. Teraz przed nami stałe monitorowanie i doskonalenie procesu CPM, aby sprostać dynamicznym wyzwaniom biznesowym.
