Agile, Scrum, Kanban — zanim świat biznesu poznał te pojęcia, wiele przedsiębiorstw produkcyjnych już od lat pracowało na tzw. diagrama Gantta. W poniższym wpisie opowiemy nieco o tej metodzie zarządzania projektami — i wyjaśnimy, na czym konkretnie polega.
Diagram Gantta — co to?
Diagram Gantta jest jednym z najstarszych — bo pochodzących jeszcze z początku XX wieku — systemów zarządzania projektami.
Zasada na której się opiera jest prosta: wszystkie zadania wchodzące w skład projektu przedstawione są graficznie na osi czasu jako poziome paski. W ten sposób określamy, kiedy dane zadanie zostanie rozpoczęte — i kiedy powinno zostać zakończone. Co ważne — w klasycznych wykresach Gantta zadania ułożone są według terminu zakończenia; te, które należy wykonać najwcześniej umieszcza się na samej górze. To nie jedyna metoda hierarchizacji zadań, ale najpowszechniejsza — bo pozwala łatwo określić, czym zespół projektowy musi zająć się w pierwszej kolejności.
Na wykresie z reguły umieszcza się również zależności pomiędzy zadaniami — przy pomocy strzałek lub linii, łączących poszczególne paski. Wyróżnia się cztery rodzaje powiązań:
- SS (Start-to-Start) — zadanie A musi się rozpocząć przed przejściem do realizacji zadania B.
- SF (Start-to-Finish) — zadanie A musi się rozpocząć, aby zadanie B mogło się zakończyć.
- FS (Finish-to-Start) — zadanie A musi się zakończyć przed rozpoczęciem zadania B.
- FF (Finish-to-Finish) — zadanie A musi się zakończyć, aby zadanie B również mogło zostać zamknięte.
Choć na wykresie taka „sieć” powiązań może wydawać się niezbyt czytelna — w praktyce jest to całkiem logiczny sposób na wyjaśnienie, jak należy ustrukturyzować pracę poszczególnych podzespołów projektowych.
Klasyczne, XX-wieczne diagramy Gantta — używane na przykład w przemyśle stoczniowym, zbrojeniowym oraz w budownictwie — składały się zazwyczaj tylko z opisanych wyżej „fundamentów”, często nawet bez uwzględnienia relacji między zadaniami.
Zdj 1. Diagram Gantta — przykład z realizacji programu Apollo (amerykańskich misji księżycowych).
Źródło: https://www.apm.org.uk/blog/a-brief-history-of-gantt-charts/
Jak wyglądają współczesne diagramy Gantta?
Dziś, na szczęście, wykresów Gantta nie trzeba odrysowywać na papierze — więc mogą przybierać nieco bardziej rozbudowane formy. W programach do ich tworzenia — takich jak Paymo, TeamGantt czy ProjectManager — możemy:
- dzielić paski zadań na podzadania;
- określać kamienie milowe projektu — najważniejsze cele i terminy;
- oznaczać postęp realizacji zadań — na przykład poprzez wypełnianie pasków kolorem wraz z kolejnymi krokami w stronę ukończenia tasków;
- przydzielać członków zespołu do poszczególnych zadań — a także określać niezbędne do ich wykonania zasoby;
- tworzyć bardzo skomplikowane siatki zależności między zadaniami — bez utraty czytelności!
Diagram Gantta można więc wykorzystać nie tylko jako szczegółowy harmonogram prac projektowych — ale też jako narzędzie do monitorowania bieżących postępów, aktualizowane „na żywo”.
Zdj 2. Przykład nieco bardziej złożonego diagramu Gantta stworzonego w programie ProjectManager.
Źródło: https://www.paymoapp.com/blog/gantt-chart-software/#5-projectmanager
Zastosowanie diagramów Gantta w biznesie
Dobrze zaprojektowany wykres Gantta może być świetnym narzędziem w pracy projektowej — bo w prosty, czytelny sposób prezentuje i członkom zespołu, i osobom z zewnątrz informacje o harmonogramie projektu oraz postępach prac.
A to z kolei pomaga efektywniej zarządzać zasobami (i czasem) oraz ułatwia koordynację wszystkich członków zespołu, co przy większych projektach, wymagających realizacji wielu zadań jednocześnie, bywa sporym problemem.
Z diagramów Gantta korzystają firmy z rozmaitych gałęzi biznesu — nie tylko te działające w przemyśle ciężkim (choć tam nadal jest to często podstawowa metoda zarządzania). Zalety tej metodyki doceni i firma konsultingowa, i firma zajmująca się organizacją eventów, i agencja SEO, która w swoich działaniach musi równolegle zintegrować ze sobą pracę kilku zespołów, od marketingu w Google Ads po SXO.
