Delegowanie zadań – jak zrobić to dobrze?
2 min
2 min
Na skróty
Delegowanie zadań dla wielu menedżerów wydaje się bardzo trudnym zajęciem. Nierzadko również osoby, które odpowiadają za zarządzanie ludźmi, narzekają, że mają zbyt wiele obowiązków i nie umieją się nimi podzielić. W tym artykule przedstawimy, jak powinien wyglądać proces delegowania zadań, aby było to efektywne.
Przekazywanie uprawnień innej osobie po to, aby wykonała określoną czynność bądź też ustanowienie jej współodpowiedzialności to delegowanie zadań. Trzeba jednak pamiętać o tym, że fakt wprowadzenia innej osoby do wykonania konkretnego zadania nie oznacza, że osoba przekazująca nie ponosi za nie odpowiedzialności. Z tego też powodu spora liczba menedżerów oraz liderów obawia się przekazywać swoje uprawnienia, gdyż w ostateczności to i tak oni są odpowiedzialni za finalny rezultat działań. Zastanówmy się jednak, w jaki sposób delegować zadania, aby zakończył się one sukcesem.
Przede wszystkim obowiązek realizacji powierzonych zadań zawsze powinien być nałożony na kompetentny szczebel organizacji. Ponadto warto unikać nakładania odpowiedzialności za jakieś zadanie na więcej niż jedną osobę. Takie rozwiązania bardzo często po prostu się nie sprawdza. Osoby, które są samodzielnie zobowiązane do wykonania na przykład jakiejś pracy, odpowiadają wtedy za wyłącznie swoją realizację działań. W takim przypadku można zwykle mówić o większym zaangażowaniu.
Ważne jest również określenie, jakie zadania można oddelegować. Istnieje pewna część uprawnień i obowiązków, których nie można zlecać innym osobom.
Delegowanie zadań powinno dotyczyć raczej czynności cyklicznych, a także takich, które są związane z dużymi projektami. Z kolei sprawy, które są szczególnie wymagające, ważne i bardzo trudne powinny zostać w obszarze działań przełożonego. Dodatkowo delegowanie zadań nie powinno dotyczyć spraw ryzykownych, awaryjnych, nagłych i poufnych.
Dla przykładu warto oddelegować marketing internetowy sprawdzonym w tej branży firmom. Zatrudnieni specjaliści bardzo mocno odciążają właścicieli firm, a jednocześnie generują im coraz większe zyski.
Przeczytaj także: SEO i Pozycjonowanie stron
Przede wszystkim pamiętaj o tym, aby delegując zadania przekazać wszystkie szczegóły, które ich dotyczą i wyjaśnić ich sens. W tym przypadku ważne jest, abyś wyjaśnił wszystko w zwięzłych słowach i ujął w najprostszy sposób to, co jest najważniejsze. Przekazanie pracownikom kompletu niezbędnych informacji jest kluczem do efektywnego delegowania zadań.
Po drugie, ważne jest, abyś delegował zadania, ale miał zaufanie do swoich pracowników. Daj im zatem wolną rękę w kwestii wyboru metody, która prowadzi do celu. Z całą pewnością każdy z Twoich pracowników ma wypracowany indywidualny sposób rozwiązywania problemów, a także radzenia sobie z różnymi sytuacjami. Najważniejsze jest po prostu, aby plan został zrealizowany.
Nie zapominaj również o feedbacku. Podsumowanie wykonania zadania jest bardzo ważne, aby współpraca była długotrwała. Dając informacje zwrotne swoim pracownikom, przede wszystkim formułuj konkretne wypowiedzi. Napisz lub powiedz konstruktywnie, co doceniasz, a co wymaga poprawy. Nie zapominaj przy tym, aby zachować kulturalną i rzeczową formę wypowiedzi.
Delegowanie zadań przynosi wiele korzyści. Musisz jednak pamiętać zarówno o tym, aby wybrać odpowiednie czynności, jak i o tym, aby skierować je do odpowiednich pracowników. Ponadto pamiętaj o tym, co absolutnie nie powinno się znaleźć na liście przekazanych komuś obowiązków. Jeżeli decydujesz się na delegowanie zadań, nie zapominaj również o odpowiedniej formie przekazywania działań (konieczne jest klarowne wytłumaczenie, na czym polega przekazany obowiązek), a także feedbacku.
