Autoresponder – czym jest? Wady i zalety
4 min
Na skróty
Początki autorespondera sięgają jeszcze lat 90 ubiegłego wieku. W początkowych założeniach była to automatyczna odpowiedź e-mailowa o ustalonej treści, która informowała nadawcę, że odbiorca jego wiadomości jest w danej chwili niedostępny. Z biegiem czasu zaczęto zdawać sobie sprawę z potencjału tego rodzaju maili i od tamtej pory wykorzystuje się je w automatyzacji procesów marketingowych. Współcześnie takich wiadomości używa się powszechnie i odpowiednio wykorzystywane mogą pomóc Ci nawiązać lepsze relacje z klientami oraz osiągnąć okazalsze wyniki sprzedażowe. Dzięki temu artykułowi dowiesz się więcej na ich temat i sprawdzisz czy mogą być przydatne również dla Ciebie!
Czy potrzebujesz autorespondera?
Nie ma potrzeby zastanawiania się nad tym pytaniem. Autoresponder sprawdza się zarówno w przypadku sklepów internetowych, jak i przy utrzymywaniu biznesowej korespondencji mailowej. Jest to rozwiązanie stosowane przez szanowane marki od lat i należy brać z nich przykład. Zautomatyzowanie wiadomości pozwala na znaczną oszczędność czasu, pomaga utrzymać stały kontakt z zainteresowanymi i przekłada się na odnoszone zyski – zarówno te finansowe, jak i wizerunkowe. Należy pamiętać, że tego rodzaju maile wysyłane są do osób, które wykonały konkretne, aktywujące je rzeczy. Może to być zapisanie się na newsletter, próba kontaktu ze strony klienta czy dokonanie zakupów. Trafiają zatem do użytkowników, którzy zdecydowani są na konkretne usługi, a przez to nie będą poirytowani otrzymaniem takiej formy wiadomości.
Autorespondery dzielą się na dwa typy. Pierwszy nazywany jest “cyklicznym” i wysyłany jest regularnie. Drugi typ to tak zwany “warunkowy” i wiąże się z wykonaniem określonej czynności przez użytkownika. Może to być kliknięcie w link lub złożenie zapytania. Oba, chociaż na nieco innych zasadach, służą budowaniu relacji z klientem. Mają za zadanie wyrobić w nim poczucie, że jego zainteresowanie i wrażenia są istotne. By to zrobić mogą przyjmować prośby o ocenę jakości obsługi po dokonanym zakupie, proponować dodatkowe produkty powiązane z jego wyborem i informować go o nowościach, którymi może być zainteresowany. Równie dobrze w autoresponderach można zawrzeć treści edukacyjne i informacyjne, które pozwolą zbudować większe zaufanie do marki. Ich wykorzystanie jest bardzo istotne dla budowania skutecznej strategii marketingowej.
Dlaczego automatyczne odpowiedzi są ważne dla klientów?
Autorespondery w swoim założeniu nie są nastawione wyłącznie na generowanie wyników sprzedażowych, ale również na prowadzenie dialogu z klientem. Pomimo tego, że są zautomatyzowane, pozwalają poczuć użytkownikowi, że ten jest dla Ciebie ważny. To dlatego, że nawet jeżeli przedstawiają ofertę, nie robią tego w nachalny sposób. Oczywiście, mowa o tych, które są dobrze napisane. Reagują w czasie rzeczywistym na zainteresowania i decyzje, wychodząc naprzeciw aktualnym spersonalizowanym potrzebom. Jeżeli połączyć to z przesyłaniem treści o charakterze edukacyjnym i zgodnym z pragnieniami klienta, można wyrobić sobie ekspercki wizerunek w jego oczach.
Równie ważne są w przypadku prób kontaktów w drugą stronę. Jeżeli ktoś pisze do obsługi klienta i musi czekać na odpowiedź nie wiadomo jak długo w niewiedzy, może poczuć irytację. Ta sama osoba, która otrzyma automatyczne powiadomienie, że jej zapytanie zostało przyjęte i poproszona jest o cierpliwość, już nie uzna, że jest ignorowana czy pomijana. Podobnie sprawa ma się w przypadku utrzymywaniu kontaktów z klientem po wyjechaniu na urlop. Jeżeli ten będzie potrzebował czegoś od Ciebie, możesz ustawić wiadomość informującą go o tym, że nie jesteś dostępny i podać mu dane kontaktowe do kogoś, kto mu pomoże zamiast Ciebie. Klient docenia to, że jest poinformowany i nawet pomimo Twojej niedyspozycji, cały czas jego sprawy są dla Ciebie ważne i nie pozostawione samym sobie.
Jak ustawić automatyczne odpowiedzi na: outlook, gmail i thunderbird
W zależności od tego z jakich usług e-mailowych korzystasz, proces ustawienia autorespondera może się nieco różnić. Poniżej podajemy instrukcje do trzech najpopularniejszych skrzynek pocztowych:
Outlook
W zależności od wersji używanego programu opcję tą uaktywniamy poprzez wejście w ustawienia -> odpowiedzi automatyczne lub narzędzia -> asystent w razie nieobecności. Następnie tworzymy treść i ustawiamy przedział czasowy i warunki w jakich ma być wysyłana.
Gmail
W przypadku Gmaila odnajdujemy ustawienia -> wiadomość o nieobecności włączona, a następnie ustalamy treść komunikatu, zakres dat i wszystkie dodatkowe opcje, które wydają się nam przydatne.
Thunderbird
W przypadku Thunderbirda ustawienie autorespondera jest bardziej skomplikowane. Należy stworzyć szablon wiadomości i ustawić filtry, które warunkują w jakich okolicznościach ten szablon ma być wysyłany. Jeżeli przychodząca wiadomość spełni te warunki, to program automatycznie odpowie na nią przygotowanym wcześniej szablonem. Niestety, aby rozwiązanie to działało, Thunderbird musi być cały czas włączony. Nie jest to zatem rozwiązanie idealne.
Plusy i minusy autorespondera
Podsumowując, głównymi zaletami zastosowania w swojej firmie autorespondera jest dbanie o dobry kontakt i doświadczenia klienta. Szybkie informowanie go zarówno o swoich niedyspozycyjnościach, jak i ofertach pozwala nawiązać z nim lepsze relacje. Dodatkowo, zautomatyzowanie tych procesów to ogromna oszczędność czasu, zwłaszcza w przypadku posiadania dużej bazy danych użytkowników. Ręczne pisanie maili do każdego z nich zajęłoby wieki i byłoby kosztowne.
Jeżeli chodzi o wady tego rozwiązania, to uczciwie trzeba przyznać, że zawsze zdarzają się użytkownicy, którym automatyzacja i szablony w Twoim wykonaniu, nawet te zrobione dobrze, nie przypadną do gustu. Niektórzy po prostu wolą kontakt z żywym człowiekiem. Dodatkowo, warto zaznaczyć, że wiele darmowych programów do tworzenia autoresponderów ma dość ograniczone funkcje. W celu osiągnięcia zamierzonych efektów koniecznością może być korzystanie z wersji płatnych.
Semcore
Oceń tekst
Brak głosów - oceń jako pierwszy!