Autoresponder – czym jest? Wady i zalety

Początki autorespondera sięgają jeszcze lat 90 ubiegłego wieku. W początkowych założeniach była to automatyczna odpowiedź e-mailowa o ustalonej treści, która informowała nadawcę, że odbiorca jego wiadomości jest w danej chwili niedostępny. Z biegiem czasu zaczęto zdawać sobie sprawę z potencjału tego rodzaju maili i od tamtej pory wykorzystuje się je w automatyzacji procesów marketingowych. Współcześnie takich wiadomości używa się powszechnie i odpowiednio wykorzystywane mogą pomóc Ci nawiązać lepsze relacje z klientami oraz osiągnąć okazalsze wyniki sprzedażowe. Dzięki temu artykułowi dowiesz się więcej na ich temat i sprawdzisz czy mogą być przydatne również dla Ciebie!

Czy potrzebujesz autorespondera?

Nie ma potrzeby zastanawiania się nad tym pytaniem. Autoresponder sprawdza się zarówno w przypadku sklepów internetowych, jak i przy utrzymywaniu biznesowej korespondencji mailowej. Jest to rozwiązanie stosowane przez szanowane marki od lat i należy brać z nich przykład. Zautomatyzowanie wiadomości pozwala na znaczną oszczędność czasu, pomaga utrzymać stały kontakt z zainteresowanymi i przekłada się na odnoszone zyski – zarówno te finansowe, jak i wizerunkowe. Należy pamiętać, że tego rodzaju maile wysyłane są do osób, które wykonały konkretne, aktywujące je rzeczy. Może to być zapisanie się na newsletter, próba kontaktu ze strony klienta czy dokonanie zakupów. Trafiają zatem do użytkowników, którzy zdecydowani są na konkretne usługi, a przez to nie będą poirytowani otrzymaniem takiej formy wiadomości.

Autorespondery dzielą się na dwa typy. Pierwszy nazywany jest “cyklicznym” i wysyłany jest regularnie. Drugi typ to tak zwany “warunkowy” i wiąże się z wykonaniem określonej czynności przez użytkownika. Może to być kliknięcie w link lub złożenie zapytania. Oba, chociaż na nieco innych zasadach, służą budowaniu relacji z klientem. Mają za zadanie wyrobić w nim poczucie, że jego zainteresowanie i wrażenia są istotne. By to zrobić mogą przyjmować prośby o ocenę jakości obsługi po dokonanym zakupie, proponować dodatkowe produkty powiązane z jego wyborem i informować go o nowościach, którymi może być zainteresowany. Równie dobrze w autoresponderach można zawrzeć treści edukacyjne i informacyjne, które pozwolą zbudować większe zaufanie do marki. Ich wykorzystanie jest bardzo istotne dla budowania skutecznej strategii marketingowej.

Dlaczego automatyczne odpowiedzi są ważne dla klientów?

Autorespondery w swoim założeniu nie są nastawione wyłącznie na generowanie wyników sprzedażowych, ale również na prowadzenie dialogu z klientem. Pomimo tego, że są zautomatyzowane, pozwalają poczuć użytkownikowi, że ten jest dla Ciebie ważny. To dlatego, że nawet jeżeli przedstawiają ofertę, nie robią tego w nachalny sposób. Oczywiście, mowa o tych, które są dobrze napisane. Reagują w czasie rzeczywistym na zainteresowania i decyzje, wychodząc naprzeciw aktualnym spersonalizowanym potrzebom. Jeżeli połączyć to z przesyłaniem treści o charakterze edukacyjnym i zgodnym z pragnieniami klienta, można wyrobić sobie ekspercki wizerunek w jego oczach.

Równie ważne są w przypadku prób kontaktów w drugą stronę. Jeżeli ktoś pisze do obsługi klienta i musi czekać na odpowiedź nie wiadomo jak długo w niewiedzy, może poczuć irytację. Ta sama osoba, która otrzyma automatyczne powiadomienie, że jej zapytanie zostało przyjęte i poproszona jest o cierpliwość, już nie uzna, że jest ignorowana czy pomijana. Podobnie sprawa ma się w przypadku utrzymywaniu kontaktów z klientem po wyjechaniu na urlop. Jeżeli ten będzie potrzebował czegoś od Ciebie, możesz ustawić wiadomość informującą go o tym, że nie jesteś dostępny i podać mu dane kontaktowe do kogoś, kto mu pomoże zamiast Ciebie. Klient docenia to, że jest poinformowany i nawet pomimo Twojej niedyspozycji, cały czas jego sprawy są dla Ciebie ważne i nie pozostawione samym sobie.

Jak ustawić automatyczne odpowiedzi na: outlook, gmail i thunderbird
W zależności od tego z jakich usług e-mailowych korzystasz, proces ustawienia autorespondera może się nieco różnić. Poniżej podajemy instrukcje do trzech najpopularniejszych skrzynek pocztowych:

Outlook

W zależności od wersji używanego programu opcję tą uaktywniamy poprzez wejście w ustawienia -> odpowiedzi automatyczne lub narzędzia -> asystent w razie nieobecności. Następnie tworzymy treść i ustawiamy przedział czasowy i warunki w jakich ma być wysyłana.

Gmail

W przypadku Gmaila odnajdujemy ustawienia -> wiadomość o nieobecności włączona, a następnie ustalamy treść komunikatu, zakres dat i wszystkie dodatkowe opcje, które wydają się nam przydatne.

Thunderbird

W przypadku Thunderbirda ustawienie autorespondera jest bardziej skomplikowane. Należy stworzyć szablon wiadomości i ustawić filtry, które warunkują w jakich okolicznościach ten szablon ma być wysyłany. Jeżeli przychodząca wiadomość spełni te warunki, to program automatycznie odpowie na nią przygotowanym wcześniej szablonem. Niestety, aby rozwiązanie to działało, Thunderbird musi być cały czas włączony. Nie jest to zatem rozwiązanie idealne.

Plusy i minusy autorespondera

Podsumowując, głównymi zaletami zastosowania w swojej firmie autorespondera jest dbanie o dobry kontakt i doświadczenia klienta. Szybkie informowanie go zarówno o swoich niedyspozycyjnościach, jak i ofertach pozwala nawiązać z nim lepsze relacje. Dodatkowo, zautomatyzowanie tych procesów to ogromna oszczędność czasu, zwłaszcza w przypadku posiadania dużej bazy danych użytkowników. Ręczne pisanie maili do każdego z nich zajęłoby wieki i byłoby kosztowne.

Jeżeli chodzi o wady tego rozwiązania, to uczciwie trzeba przyznać, że zawsze zdarzają się użytkownicy, którym automatyzacja i szablony w Twoim wykonaniu, nawet te zrobione dobrze, nie przypadną do gustu. Niektórzy po prostu wolą kontakt z żywym człowiekiem. Dodatkowo, warto zaznaczyć, że wiele darmowych programów do tworzenia autoresponderów ma dość ograniczone funkcje. W celu osiągnięcia zamierzonych efektów koniecznością może być korzystanie z wersji płatnych.

Do czego stosuje się autoresponder?

E-mail marketing to jeden ze skuteczniejszych sposobów komunikacji z potencjalnymi klientami. Obsługa pewnych narzędzi pomoże w skomplikowanym procesie komunikacji. Przydatna może okazać się między innymi automatyczna odpowiedź. Jest ona coraz bardziej popularna i nawet osoby, które z przestrzeni internetowej nie korzystają zbyt często, z pewnością miały okazję spotkać się z wiadomościami wysyłanymi w sposób automatyczny.

Autoresponder wykorzystywany jest przede wszystkim do tego, aby szybko i skutecznie skontaktować się z potencjalnym odbiorcą wiadomości. Taka formuła pozwala na znaczną oszczędność zarówno czasu, pieniędzy, jak i ludzkich zasobów. Wystarczy prosty przykład. Użytkownik zapisuje się do newslettera w piątek wieczorem. W standardowym trybie musiałby do poniedziałku czekać na informację potwierdzającą pozytywny przebieg dołączenia do listy mailingowej. Maila potwierdzającego mógłby bowiem otrzymać dopiero wówczas, gdy firma wznowi swoją działalność w kolejnym tygodniu, a pracownik odpowiedzialny za komunikację z klientami napisze do niego maila. Autoresponder skraca do minimum czas oczekiwania na odpowiedź. Jest ona generowana w sposób automatyczny – nieistotne staje się zatem to, czy konkretne zdarzenie, na jakie jest wysyłana odpowiedź, miało miejsce w środku tygodnia, czy też w weekend.

Autoresponder znajduje więc zastosowanie:

• podczas nieobecności pracownika,
• po zapisaniu się do newslettera,
• po dokonaniu zakupu w sklepie,
• jako odpowiedź na inną (konkretną) czynność wykonaną przez użytkownika.

W jaki sposób tworzyć skuteczne automatyczne odpowiedzi?

Tworząc automatyczne odpowiedzi, warto korzystać ze specjalistycznego oprogramowania, które umożliwia tworzenie automatycznych maili. Dostępnych propozycji jest sporo, czym zatem kierować się przy wyborze optymalnego narzędzia stosowanego w marketingu internetowym? Można wskazać na kilka istotnych elementów. Ich szczegółowa analiza pozwoli wybrać program, dzięki któremu automatyczna odpowiedź będzie spełniała nawet najbardziej wyśrubowane standardy.

Jak już wiesz, autoresponder pozwala na generowanie automatycznych wiadomości. Na rynku dostępne są rozwiązania zarówno bezpłatne, jak i takie, za korzystanie, z których użytkownik musi uiścić określoną opłatę. Jeżeli celujesz w profesjonalne rozwiązania, które dają szeroką gamę możliwości, to z pewnością Twoją uwagę przyciągną rozwiązania płatne. Kolejna kwestia, na którą warto zwrócić uwagę, to stopień rozbudowania kreatora wiadomości. Sprawdź, czy pozwala na optymalną modyfikację wiadomości wysyłanych do odbiorców. Warto także zweryfikować ilość list mailingowych możliwych do stworzenia. Im większe masz w tym zakresie potrzeby, tym na bardziej profesjonalne rozwiązania musisz zwrócić uwagę. Przydaje się także możliwość monitorowania przebiegu procesu wysyłki i sprawdzanie reakcji odbiorcy – czy w ogóle wysłana wiadomość została otworzona.

Autoresponder – przykłady

Automatyczna odpowiedź jest wykorzystywana między innymi w komunikacji mailowej. Musisz wyjechać na wakacje i nie masz zamiaru w tym czasie otwierać swojej internetowej poczty. Jeżeli wyjazd jest jednodniowy, to jeszcze nic strasznego. Jednak jeżeli Twoi klienci, którzy są przyzwyczajeni do tego, że na ich wiadomości przeważnie odpowiadasz w ciągu kilku czy maksymalnie kilkunastu godzin zostają nagle bez żadnej reakcji z Twojej strony przez kilka dni, to mogą poczuć się urażeni. Możesz wykorzystać autoresponder do tego, aby wyjaśnić im zaistniałą sytuację – napisz, czy jesteś chory i przebywasz na zwolnieniu lekarskim, czy może wylegujesz się na plaży na zasłużonych wakacjach. Określ konkretnie, kiedy wrócisz i w jakim dniu osoby piszące do Ciebie wiadomości mogą spodziewać się wiadomości zwrotnej. Poinformuj klientów także o tym, z kim mogę się skontaktować w sytuacji, gdy sprawa, z którą się do Ciebie zwracają, jest bardzo pilna. Zadbaj o przyjazny ton wypowiedzi i zawsze miej na uwadze odczucia potencjalnego odbiorcy – dzięki temu będziesz w stanie stworzyć taką automatyczną odpowiedź na maila, jaką sam byś chciał otrzymać. Kolejny przykład automatycznej odpowiedzi to maile przychodzące po wykonaniu przez użytkownika określonej czynności. Możesz ustawić autoresponder w taki sposób, aby wysyłał maila za każdym razem, gdy ktoś wypełni formularz kontaktowy lub wyśle zapytanie o pomoc. Takie automatyczne odpowiedzi mogą przybierać między innymi następującą formę:

• „Dziękujemy za kontakt, otrzymaliśmy Twojego maila. Dokładamy wszelkich starań, aby odpowiadać tak szybko, jak tylko jest to możliwe. Nasz pracownik skontaktuje się z Tobą w ciągu najbliższych 24h”.
• „W dniach od X do X przebywam na urlopie. Na wszystkie wiadomości odpowiem po powrocie. W szczególnie ważnych sprawach proszę kontaktować się z nazwa@adres_email.com”.
• „Dziękujemy za zapis do newslettera. W najbliższym czasie wyślemy do Ciebie materiał, na który tak bardzo oczekujesz”.

To oczywiście tylko przykład. Tekst automatycznej wiadomości możesz dopasować do własnych potrzeb oraz stylu komunikacji z odbiorcami, jaki preferujesz. Kolejny przykład na to, jak skutecznie można wykorzystać autoresponder to wysyłanie do użytkowników określonych treści według ustalonej wcześniej kolejności, na przykład po ich zapisie do grupy mailingowej. Automatyczne wiadomości będą wysyłane w określonym dniu cyklu. Jest to doskonały sposób na automatyzację pewnych działań. Marketer nie musi pamiętać o tym, aby regularnie sprawdzać, kto i kiedy dołączył do subskrypcji. Algorytm zrobi to za niego, a co najważniejsze – wyśle automatyczne maile w ustalonej wcześniej kolejności. Jest to wygodne i pozwala na realną oszczędność – czasu i pieniędzy.

Autoresponder a UX użytkownika

Na stronach internetowych warto ustawiać autoresponder w sytuacji, gdy użytkownik oczekuje odpowiedzi na wysłane zapytanie. W ten sposób zapewnisz odbiorcę, że będziesz z nim w kontakcie. W przypadku zapisania się do newslettera internauta powinien otrzymać wiadomość, że jego adres e-mail trafił do bazy mailingowej. Jeżeli użytkownik wysyła wiadomość do pracownika znajdującego się na urlopie, w ramach odpowiedzi powinien otrzymać stosowną informację na ten temat.

Odpowiednie ustawienie autorespondera jest elementem UX dla użytkowników. Takie zjawisko znacznie uprzyjemnia komunikację z marką. Autoresponder jest więc narzędziem marketingu, które ma wpływ na to, jak odbiorcy postrzegają Twój brand. Mailing ciągle jest ważną częścią komunikacji z użytkownikami, dlatego odpowiednio zadbaj o ten obszar.

Jeżeli chcesz poznać także inne elementy UX, na które warto zwrócić uwagę podczas prowadzenia biznesu online, dowiedz się więcej o strategii SXO. To rozwiązanie łączące pozycjonowanie z optymalizacją doświadczeń użytkownika, przynoszące efekty w postaci wyższego współczynnika konwersji.

Czego unikać podczas korzystania z autorespondera?

Jak w każdym przypadku, tak i przy automatyzacji procesów marketingu mailowego można popełnić szereg błędów, które mogą wpłynąć na niekorzystne wykreowanie obrazu firmy w oczach odbiorcy. O czym trzeba pamiętać, a czego unikać przy tworzeniu automatycznych odpowiedzi? Jeżeli automatyczne odpowiedzi są ustawiane po zapisie do newslettera, trzeba pamiętać o tym, aby były wysyłane w określonym odstępie czasu. Jeżeli użytkownik zbyt często będzie otrzymywał automatyczne maile, to może czuć się nimi przytłoczony, a Ty uzyskasz efekt zupełnie odwrotny od zamierzonego. Unikaj także błędów związanych z językiem wypowiedzi. Zawsze trzymaj się jednego stylu. Jeżeli na co dzień w komunikacji z klientem używasz języka formalnego, to też w takim stylu formułuj automatyczne odpowiedzi. W przeciwnym razie do twoich działań marketingowych wkradnie się niepotrzebny chaos.

FAQ dotyczące autorespondera

Co to jest autoresponder?

To funkcja poczty elektronicznej, która ma za zadanie w sposób automatyczny odpowiadać na wiadomości e-mail.

Jak ustawić autoresponder?

Konfigurowanie autorespondera jest dostępne w najpopularniejszych skrzynkach elektronicznych: Gmail, Outlook, Thunderbird. Automatyczna odpowiedź na wiadomość użytkownika może być także ustawiona w takich narzędziach do email marketingu jak FreshMail lub GetResponse.