Autoresponder w marketingu online
4 min
Sprawdź w jaki sposób wypozycjonowaliśmy naszą stronę do TOP1
4 min
Na skróty
Marketing internetowy rządzi się swoimi prawami. Każdy, kto chce w sposób efektywny pozyskiwać klientów, powinien być na bieżąco z nowoczesnymi technologiami. Autoresponder to wiadomość wysyłana do odbiorcy w sposób automatyczny. Znacznie skraca czas reakcji, a także pozwalają na automatyzację kampanii. Z poniższego tekstu dowiesz się między innymi tego, kiedy stosować autoresponder, jakie są przykłady automatycznych odpowiedzi, a także jakich błędów unikać w automatycznej komunikacji z klientami.
E-mail marketing to jeden ze skuteczniejszych sposobów komunikacji z potencjalnymi klientami. Obsługa pewnych narzędzi pomoże w skomplikowanym procesie komunikacji. Przydatna może okazać się między innymi automatyczna odpowiedź. Jest ona coraz bardziej popularna i nawet osoby, które z przestrzeni internetowej nie korzystają zbyt często, z pewnością miały okazję spotkać się z wiadomościami wysyłanymi w sposób automatyczny.
Autoresponder wykorzystywany jest przede wszystkim do tego, aby szybko i skutecznie skontaktować się z potencjalnym odbiorcą wiadomości. Taka formuła pozwala na znaczną oszczędność zarówno czasu, pieniędzy, jak i ludzkich zasobów. Wystarczy prosty przykład. Użytkownik zapisuje się do newslettera w piątek wieczorem. W standardowym trybie musiałby do poniedziałku czekać na informację potwierdzającą pozytywny przebieg dołączenia do listy mailngowej. Maila potwierdzającego mógłby bowiem otrzymać dopiero wówczas, gdy firma wznowi swoją działalność w kolejnym tygodniu, a pracownik odpowiedzialny za komunikację z klientami napisze do niego maila. Autoresponder skraca do minimum czas oczekiwania na odpowiedź. Jest ona generowana w sposób automatyczny – nieistotne staje się zatem to, czy konkretne zdarzenie, na jakie jest wysyłana odpowiedź. miało miejsce w środku tygodnia, czy też w weekend.
Tworząc automatyczne odpowiedzi, warto korzystać ze specjalistycznego oprogramowania, które umożliwia tworzenie automatycznych maili. Dostępnych propozycji jest sporo, czym zatem kierować się przy wyborze optymalnego narzędzia stosowanego w marketingu internetowym? Można wskazać na kilka istotnych elementów. Ich szczegółowa analiza pozwoli wybrać program, dzięki któremu automatyczna odpowiedź będzie spełniała nawet najbardziej wyśrubowane standardy.
Jak już wiesz autoresponder pozwala na generowanie automatycznych wiadomości. Na rynku dostępne są rozwiązania zarówno bezpłatne, jak i takie, za korzystanie, z których użytkownik musi uiścić określoną opłatę. Jeżeli celujesz w profesjonalne rozwiązania, które dają szeroką gamę możliwości, to z pewnością Twoją uwagę przyciągną rozwiązania płatne. Kolejna kwestia, na którą warto zwrócić uwagę, to stopień rozbudowania kreatora wiadomości. Sprawdź, czy pozwala na optymalną modyfikację wiadomości wysyłanych do odbiorców. Warto także zweryfikować ilość list mailingowych możliwych do stworzenia. Im większe masz w tym zakresie potrzeby, tym na bardziej profesjonalne rozwiązania musisz zwrócić uwagę. Przydaje się także możliwość monitorowania przebiegu procesu wysyłki i sprawdzanie reakcji odbiorcy – czy w ogóle wysłana wiadomość została otworzona.
Automatyczna odpowiedź jest wykorzystywana między innymi w komunikacji mailowej. Musisz wyjechać na wakacje i nie masz zamiaru w tym czasie otwierać swojej internetowej poczty. Jeżeli wyjazd jest jednodniowy, to jeszcze nic strasznego. Jednak jeżeli Twoi klienci, którzy są przyzwyczajeni do tego, że na ich wiadomości przeważnie odpowiadasz w ciągu kilku czy maksymalnie kilkunastu godzin zostają nagle bez żadnej reakcji z Twojej strony przez kilka dni, to mogą poczuć się urażeni. Możesz wykorzystać autoresponder do tego, aby wyjaśnić im zaistniałą sytuację – napisz, czy jesteś chory i przebywasz na zwolnieniu lekarskim, czy może wylegujesz się na plaży na zasłużonych wakacjach. Określ konkretnie, kiedy wrócisz i w jakim dniu osoby piszące do Ciebie wiadomości mogą spodziewać się wiadomości zwrotnej. Poinformuj klientów także o tym, z kim mogę się skontaktować w sytuacji, gdy sprawa, z którą się do Ciebie zwracają, jest bardzo pilna. Zadbaj o przyjazny ton wypowiedzi i zawsze miej na uwadze odczucia potencjalnego odbiorcy – dzięki temu będziesz w stanie stworzyć taką automatyczną odpowiedź na maila, jaką sam byś chciał otrzymać. Kolejny przykład automatycznej odpowiedzi to maile przychodzące po wykonaniu przez użytkownika określonej czynności. Możesz ustawić autoresponder w taki sposób, aby wysyłał maila za każdym razem, gdy ktoś wypełni formularz kontaktowy lub wyśle zapytanie o pomoc. Takie automatyczne odpowiedzi mogą przybierać między innymi następującą formę:
“Dziękujemy za kontakt, otrzymaliśmy Twojego maila. Dokładamy wszelkich starań, aby odpowiadać tak szybko, jak tylko jest to możliwe. Nasz pracownik skontaktuje się z Tobą w ciągu najbliższych 24h.”
To oczywiście tylko przykład. Tekst automatycznej wiadomości możesz dopasować do własnych potrzeb oraz stylu komunikacji z odbiorcami, jaki preferujesz. Kolejny przykład na to, jak skutecznie można wykorzystać autoresponder to wysyłanie do użytkowników określonych treści według ustalonej wcześniej kolejności, na przykład po ich zapisie do grupy mailingowej. Automatyczne wiadomości będą wysyłane w określonym dniu cyklu. Jest to doskonały sposób na automatyzację pewnych działań. Marketer nie musi pamiętać o tym, aby regularnie sprawdzać, kto i kiedy dołączył do subskrypcji. Algorytm zrobi to za niego, a co najważniejsze – wyśle automatyczne maile w ustalonej wcześniej kolejności. Jest to wygodne i pozwala na realną oszczędność – czasu i pieniędzy.
Jak w każdym przypadku, tak i przy automatyzacji procesów marketingu mailowego można popełnić szereg błędów, które mogą wpłynąć na niekorzystne wykreowanie obrazu firmy w oczach odbiorcy. O czym trzeba pamiętać, a czego unikać przy tworzeniu automatycznych odpowiedzi? Jeżeli automatyczne odpowiedzi są ustawiane po zapisie do newslettera, trzeba pamiętać o tym, aby były wysyłane w określonym odstępie czasu. Jeżeli użytkownik zbyt często będzie otrzymywał automatyczne maile, to może czuć się nimi przytłoczony, a Ty uzyskasz efekt zupełnie odwrotny od zamierzonego. Unikaj także błędów związanych z językiem wypowiedzi. Zawsze trzymaj się jednego stylu. Jeżeli na co dzień w komunikacji z klientem używasz języka formalnego, to też w takim stylu formułuj automatyczne odpowiedzi. W przeciwnym razie do twoich działań marketingowych wkradnie się niepotrzebny chaos.