Poczta elektroniczna (czyli e-mail) to podstawowy sposób kontaktu z klientami. Posiadacze małych firm, którzy nie są zorientowani w nowoczesnych technologiach i średnio radzą sobie z nowinkami internetowymi nie wiedzą, że nie muszą korzystać z zewnętrznych klientów poczty. Okazuje się, że jako posiadacz niewielkiego przedsiębiorstwa możesz mieć firmowy e-mail ze swoją domeną! W jaki sposób założyć taką skrzynkę? Podpowiadamy!
Zdj 1. Firmowy adres mailowy to świetny sposób na wygodny i profesjonalny kontakt między klientem i przedsiębiorcą
Źródło: https://pixabay.com/pl/photos/skontaktuj-si%C4%99-z-nami-kontakt-e-mail-2993000/
Firmowy e-mail służy do wymiany wewnętrznych wiadomości z pracownikami, a także kontaktu z klientami lub dostawcami. Dzięki współczesnym możliwościom, jakie dają hostingodawcy, firmowy adres mailowy może mieć końcówkę z nazwą Twojej firmy. Wdrożenie tego typu funkcjonalności nie jest wcale drogie, a dodatkowo daje wiele wymiernych korzyści. Jakich?
Dlaczego warto mieć firmowy e-mail?
Przede wszystkim posiadanie firmowego adresu mailowego na własnej domenie to duży prestiż. Odbiorcy wiadomości podpisanych z profesjonalnego aliasu widzą, że mają do czynienia z profesjonalistami. Owszem, zewnętrzny klient poczty elektronicznej nie wyklucza z robienia efektywnych interesów, ale biuro@nazwatwojejfirmy.pl brzmi lepiej niż np. Gmail.com.
Firmowy adres e-mail zwiększa też zaufanie klienta do przedsiębiorstwa. To bardzo dobry element działań SXO (SEO i UX w jednym). Potencjalny odbiorca produktów lub usług wie, że ma do czynienia z wiarygodnym partnerem, który ma np. stronę internetową na danej domenie i może zweryfikować sposób jego działania, doświadczenie na rynku czy referencje.
Poza tym firmowy e-mail wpływa na rozpoznawalność brandu firmy. Podprogowy przekaz trafia do odbiorcy i może wspomóc później działania marketingowe (takie jak pozycjonowanie). Adresat wiadomości nie musi nawet otwierać maila. Widzi natomiast, że był on wysłany z adresem z określoną domeną. W przypadku, gdy drugi raz trafi na nazwę firmy powiąże fakty i będzie bardziej zainteresowany usługami, które świadczysz.
Adres firmowy na własnej domenie umożliwia też swobodną integrację zespołu pracowników i wpływa na ich postrzeganie na zewnątrz. Każdy może mieć maila z imieniem i nazwiskiem oraz nazwą firmy. Zdecydowanie ułatwia to kontakt z klientami.
Zdj 2. Firmowy adres mailowy możesz obsługiwać przy pomocy komputera oraz smartfona. Nadaje się do wysyłania maili urzędowych czy np. newslettera.
Źródło: https://pixabay.com/pl/vectors/e-mail-marketing-e-mailowy-biuletyn-4284157/
Czy każdy może mieć maila z nazwą swojej firmy?
Każde przedsiębiorstwo, posiadacz bloga czy indywidualny odbiorca może mieć skrzynkę pocztową z wybraną przez siebie nazwą. Nie wymaga to ogromnych nakładów finansowych czy przesyłania upoważnień i określonej dokumentacji.
Nie ma też różnicy czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, zatrudniasz kilku pracowników czy masz ich setki. Konieczna jest domena oraz hosting z możliwością podpięcia aliasów, obsługujący określoną liczbę kont pocztowych. Bez domeny z własną nazwą firmy (lub brandu) niestety nie da się uruchomić obrandowanego maila firmowego.
W jaki sposób założyć skrzynkę z nazwą domeny? O czym trzeba pamiętać?
Co ważne, nie musisz mieć strony internetowej, aby posiadać firmowy e-mail. Wystarczy wykupiony hosting i odpowiednia domena firmowa. Upewnij się w wyszukiwarce domen u wybranego hostingodawcy, że możesz zarejestrować nazwę Twojej firmy. Jeżeli nie to możesz wykupić nazwę strony od jej bieżącego właściciela lub założyć domenę o podobnej nazwie.
Oczywiście, ułatwione zadanie mają posiadacze stron internetowych z hostingiem i domeną. Ci mogą już wyłącznie skupić się na założeniu określonej liczby kont pocztowych.
Jak krok po kroku założyć firmowy e-mail?
- Wybierz odpowiedni hosting i domenę – pamiętaj, że musisz mieć możliwość podpięcia aliasów pocztowych. Dobierz też hosting zgodnie z liczbą kont pocztowych, które chcesz posiadać. Niektóre serwery mają ograniczenia np. mogą obsługiwać 10 kont.
- Połącz domenę z hostingiem – punkt ten dotyczy osób, które wykupiły domenę i hosting u innych usługodawców. W odpowiednim miejscu w panelu administracyjnym musisz podać m.in. DNS domeny. Coraz więcej firm hostingowych ma już automatyczne konfiguratory, które ułatwią połączenie domeny z serwerem. Jeżeli masz jednego hostingodawcę, elementy te powinny połączyć się automatycznie.
- Dodaj konto pocztowe – w panelu administracyjnym hostingodawcy dodaj konto pocztowe. Określ tutaj jego nazwę, wybraną domenę (jeżeli masz ich kilka) oraz hasło dostępu.
- Zarezerwuj miejsce na dysku wirtualnym – określ jak dużą część serwera ma zajmować dana skrzynka. Uwzględnij przy tym liczbę aliasów, które chcesz założyć.
- Dodaj sposób autoryzacji maila – może to być podwójne uwierzytelnianie lub np. logowanie przy pomocy klucza U2F.
- Dodatkowe funkcje – możesz określić charakter stopki w mailu, przekierować pocztę na inny e-mail, włączyć autoresponder (funkcję automatycznego odpowiadania na maile np. gdy jesteś na urlopie) czy skorzystać z wielu innych opcji.
Warto zakładać firmowe adresy mailowe już na początku działalności firmy, aby przyzwyczaić potencjalnych klientów do nazwy Twojego e-maila.
