Jak zarządzać czasem? 5 kroków na zwiększenie wydajności w pracy!
5 min
5 min
Na skróty
Zarządzanie czasem to podstawowa umiejętność wymagana zarówno podczas pracy stacjonarnej (w siedzibie firmy), jak i zdalnej (np. w domu). Pozwala konsekwentnie dotrzymywać deadline’ów, a dodatkowo realizować cele prywatne po pracy. Jeśli potrafimy zarządzać czasem, nie spóźnimy się na ważne spotkanie, skończymy priorytetowe zajęcia o ustalonej godzinie i będziemy mogli odpocząć, gdy przyjdzie na to odpowiednia chwila. W dzisiejszym wpisie przedstawimy, jak zarządzać czasem w 5 prostych krokach! Kompleksowy poradnik 2024.
Źródło: https://img.freepik.com/free-photo/hands-holding-wall-clock-still-life_23-2150533056.jpg?t=st=1719989284~exp=1719992884~hmac=d8c8ae4fb29c51eb7a17d3874cdbce2bb59c6df21d79b2e193ed9e09fe5b50c1&w=1380
Wydajność pracy jest wskaźnikiem, który mierzy efektywność, z jaką pracownik wykorzystuje swoje zaangażowanie do osiągnięcia określonej wielkości produkcji w przedsiębiorstwie. Wzrost wydajności pracy można osiągnąć poprzez optymalizację warunków pracy – motywuje to pracowników do zwiększonego zaangażowania, wpływając jednocześnie na wzrost produktywności.
Maksymalizacji wydajności pracownika można dokonać m.in. przez inwestowanie w kapitał ludzki i fizyczny oraz odpowiednie systemy wynagrodzeń, np. premia za osiągnięcia.
Warto również wspomnieć, iż pomiar wskaźnika wydajności pracy, uwzględniający liczbę przepracowanych godzin, pozwala na świadome zarządzanie i monitorowanie efektywności pracy w kontekście przepracowanych godzin oraz nakładu pracy.
Efektywne planowanie i realizowanie zadań opiera się na 5 skutecznych krokach zarządzania czasem. W pierwszej kolejności rekomendujemy stworzyć plan dnia pracy, który umożliwi skupienie się na priorytetowych kwestiach. Następnie należy wyeliminować nawyki, przez które nie możemy przestrzegać dziennego terminarza, a dodatkowo ustalić konkretne przerwy. Warto również nauczyć się informować współpracowników o kwestiach organizacyjnych i grupować poszczególne czynności. Podpowiadamy, jak efektywnie planować i realizować zadania według 5 prostych kroków opracowanych przez ekspertów Semcore!
Zdj 1. Rozwiązania Hubspot umożliwiające sprawne zarządzanie czasem.
Źródło: www.hubspot.com/products/sales/schedule-meeting
Efektywne zarządzanie czasem opiera się przede wszystkim na opracowaniu planu dnia pracy. Pomoże nam to konsekwentnie realizować priorytetowe cele biznesowe, ponieważ rozpoczynając dzień, będziemy wiedzieli, co dokładnie mamy robić. Najlepiej zaplanować cały tydzień lub miesiąc „z góry” i na bieżąco wprowadzać w harmonogramie wyłącznie drobne poprawki, jeśli coś będzie trzeba przełożyć.
Zobacz: Błędy na LinkedInie, które prawdopodobnie popełniasz
Zanim jednak opracujesz plan działania, zweryfikuj, jak wygląda Twoja praca w ciągu całego dnia. Niektórzy pierwszą biurową godzinę poświęcają na zastanowienie się co, jest do zrobienia. Następnie pracują, przeplatając to z przeglądaniem mediów społecznościowych, odpowiadaniem na maile klientów i załatwianiem mniej lub bardziej priorytetowych spraw ze współpracownikami czy partnerami biznesowymi. Warto to nieco uporządkować. Co zyskasz dzięki opracowaniu harmonogramu dnia?
Ustalając harmonogram, uwzględnij przede wszystkim realny czas na wykonanie konkretnych zadań. Uporządkuj je według priorytetów, wypisując elementy, które muszą koniecznie zostać zrealizowane w danym dniu. Weź również pod uwagę kilka przerw (np. 15-minutowych) i wyodrębnij czas na kontakt mailowy lub telefoniczny z klientami.
Ustalenie konkretnych przerw i bloków czasowych na pracę pozwoli zwiększyć Twoją wydajność. W tym celu polecamy podzielić dzień na kilka etapów, w których uwzględnimy pracę właściwą i konkretne przerwy (np. godzina edytowania kodu źródłowego witryny + 15 minut przerwy na kawę). Następnie warto zastanowić się, kiedy będziemy wchodzić na maila (np. w okolicy 8:00, 12:00 i 15:00), ponieważ odpisywanie na wiadomości w trakcie pracy właściwej potrafi bardzo rozproszyć, a co za tym idzie – zmniejszyć jej efektywność.
Niektóre nawyki mogą niekorzystnie wpływać na trzymanie się ustalonego planu dnia. Zdaniem ekspertów Semcore jest to przede wszystkim korzystanie z mediów społecznościowych podczas pracy, a dodatkowo notoryczne sprawdzanie skrzynki pocztowej.
Zobacz: Marketing BTL – na czym polega?
Trzymanie się harmonogramu polega również na przestrzeganiu tzw. bloków czasowych. Jeśli wyznaczyliśmy konkretną godzinę na tworzenie i uzupełnianie tabelek w Excelu, powinniśmy być skupieni wyłącznie na tym zadaniu.
Niedopuszczalna jest sytuacja, gdy pracę w danym bloku czasowym przeplatamy rozmową telefoniczną z klientem, przeglądaniem mediów społecznościowych i sprawdzaniem skrzynki pocztowej – takie działania wpływają niekorzystnie na naszą wydajność.
Jak już wcześniej wspomnieliśmy, na maila warto wchodzić w określonych godzinach, aby nie tracić na efektywności pracy. Jak natomiast wygląda sprawa z social mediami? Kiedy znaleźć czas na takie działania? Odpowiedź jest prosta – podczas przerwy. W czasie pracy właściwej nie powinniśmy odpisywać na Messengerze, a tym bardziej scrollować Facebooka czy uczestniczyć w dyskusjach na LinkedInie.
Efektywne zarządzanie czasem i samodyscyplina nie wystarczą, aby przestrzegać wyznaczonych standardów w ciągu dnia. Przed rozpoczęciem danego bloku czasowego należy poinformować współpracowników, że przez kolejną godzinę jesteśmy niedostępni i będziemy mogli udzielić konsultacji przykładowo o 12:00. Aby praca przebiegała jak najbardziej efektywnie, polecamy również wyłączyć telefon, a na drzwiach do pomieszczenia powiesić karteczkę z napisem „nie przeszkadzać”.
Ostatnim elementem umożliwiającym efektywne zarządzanie czasem jest grupowanie zadań według ustalonych priorytetów. W pierwszej kolejności należy wykonać zadania pilne, które nie mogą czekać, a następnie warto zająć się działaniami bieżącymi umożliwiającymi realizację założonej strategii. To właśnie je powinniśmy wykonywać we wcześniej wspomnianych blokach czasowych obejmujących przykładowo godzinę wytężonej pracy i 15-minutową przerwę.
Zdj 2. Grupowanie zadań w kalendarzu Hubspot.
Źródło: www.hubspot.com/products/sales/schedule-meeting
Zobacz: Subskrypcja na produkty – sposób na stały przychód dla Twojego biznesu
Ośmiogodzinny dzień pracy obejmuje mniej więcej 4 lub 5 standardowych bloków czasowych.
Gdy już zakończymy pracę właściwą, mamy czas na nieplanowane działania, o które zostaliśmy poproszeni przez współpracowników lub potencjalnych klientów (np. poprawa briefu, dodatkowa konsultacja, odpisanie na złożoną wiadomość e-mail).
Wydajność w pracy jest wskaźnikiem określającym, jak efektywnie wykorzystujesz dostępne zasoby w jednostce czasu do wytwarzania produktów lub wykonywania usług. Obliczenie wydajności pracy uwzględnia zarówno wielkość produkcji dóbr, jak i jakość wykonanych zadań, a także środowisko pracy oraz zaangażowanie pracowników.
Wskaźniki wydajności pracy, np. mierniki jednostkowe i zbiorowe, pomagają określić w jakiej kondycji znajduje się przedsiębiorstwo w odniesieniu do pracy i przynoszą firmie oczekiwane zyski.
Co więcej, doświadczenie zawodowe, kwalifikacje, dostępność potrzebnych do pracy materiałów i narzędzi oraz zdrowie fizyczne i psychiczne mają kluczowy wpływ na produktywność pracowników.
Obliczanie wydajności pracy pozwala monitorować efekty pracy zespołu i indywidualnych pracowników – to bardzo istotne pod kątem podniesienia satysfakcji z pracy oraz osiągnięcia zadowalających wyników w skali całej gospodarki.
Efektywne zarządzanie czasem ułatwia dotrzymywanie terminów, zmniejsza poziom stresu i sprawia, że praca staje się wydajniejsza. Pamiętajmy jednak, aby poszczególne działania podzielić na konkretne bloki czasowe i ustalić priorytety, które pozwolą nam pracować według odpowiedniej kolejności, unikając rozpraszaczy tj. czytanie bieżących wiadomości od klientów, rozmowa ze współpracownikami, czy też odbieranie telefonów podczas pracy właściwej.
Reasumując, działanie według harmonogramu zmniejszy obciążenie psychiczne i pozwoli utrzymać motywację do realizacji kolejnych projektów. W Semcore praktykujemy zasady zawarte w dzisiejszym artykule, ponieważ uważamy, że skuteczne pozycjonowanie jest możliwe wyłącznie dzięki prawidłowej organizacji pracy uwzględniającej mądrze ustalane priorytety wpływające na wysoką pozycję Twojej firmy w organicznych wynikach wyszukiwania. Skontaktuj się z nami – SEO nie jest nam obce. SXO to nasza specjalność, a TOP 10 w SERP-ach na setki kalorycznych fraz to codzienność u naszych klientów. Czekamy na Ciebie.
Poniżej przedstawiamy najczęstsze pytania i odpowiedzi na temat skutecznego zarządzania czasem.
Jak pracować efektywniej?
W celu zwiększenia efektywności pracy należy wyłączyć telefon i niepotrzebne okna w przeglądarce (tj. skrzynka pocztowa, social media, portale informacyjne). Następnie rekomendujemy ustalić konkretny blok czasowy na pracę właściwą (np. godzina wytężonego działania), skupiając się wyłącznie na tym, co jest do zrobienia.
Ile czasu można zaoszczędzić dzięki zaplanowaniu dnia pracy?
Według ekspertów Semcore zaplanowany dzień pracy, podczas którego skupimy się na wydajnym działaniu, może być krótszy nawet o 2 godziny w porównaniu do realizacji projektów bez harmonogramu, z dodatkiem rozpraszaczy.
Zawodowy copywriter specjalizujący się̨ w tworzeniu artykułów eksperckich dotyczących najważniejszych zagadnień związanych z SEO. Twierdzi, że nieustanne zmiany w tej dziedzinie napędzają go do dalszej pracy, a edukowanie innych pozwala mu wzrastać.
