Jak sprawić, by praca zdalna przebiegała równie sprawnie, jak konstrukcja samochodów Toyoty? Trello ma na to odpowiedź. Dowiedz się, jak działa ta aplikacja i w jaki sposób możesz ją wykorzystać w zarządzaniu pracą własnego zespołu.
Trello — dlaczego tak wiele zespołów korzysta dziś z tego narzędzia?
Trello to jedno z najpopularniejszych narzędzie do zarządzania zadaniami w pracy zespołowej. Według twórców aplikacji, z Trello korzystają m.in. grupy projektowe Google, Visy czy Zooma — a więc rynkowi liderzy — jak również ponad 2 miliony mniejszych zespołów z całego świata.
Słowo-klucz? Prostota. Trello działa na zasadzie wirtualnej tablicy, na której członkowie zespołu mogą umieszczać „karteczki” z zadaniami do wykonania.
Zdj 1. Interfejs Trello chyba nie mógłby być prostszy.
Źródło: trello.com/pl/tour
Każdy obszar roboczy w Trello składa się z trzech warstw. Pierwszym jest oczywiście tablica — która niezależnie od projektu wygląda tak samo (możesz jedynie zmienić jej kolor lub dodać własne tło). Kolejnym są tzw. listy — czyli etapy zadania. To one tworzą przepływ pracy zespołu. Na przykładzie mamy trzy podstawowe listy („Do zrobienia”, „W trakcie” oraz „Gotowe”), ale nic nie stoi na przeszkodzie, by dodać do nich kolejne etapy lub kompletnie przemodelować flow pracy. W listach umieszczamy karty — czyli konkretne zadania. Można przypisywać do nich konkretnych członków zespołu (wtedy tylko oni otrzymają powiadomienia o zadaniu!), określić deadline lub datę kontrolną, dodać szczegółowy opis zadania, przydatne załączniki, a nawet rozpisać na mniejsze taski.
Wraz z postępami prac karty przenosi się pomiędzy listami — aż do momentu, gdy trafią do listy „Zrobione”. Na każdym etapie członkowie zespołu mogą oczywiście edytować szczegóły zadania lub dodawać własne komentarze.
Trudno o bardziej intuicyjną i przejrzystą metodę zarządzania projektami. Wdrożenie nowego członka zespołu zajmuje chwilę, a sama aplikacja — nie odciąga od faktycznej pracy (na przykład planowania strategii SEO).
Skąd wziął się pomysł na Trello?
Co ciekawe, Trello jest oparte na opracowanej kilkadziesiąt lat temu przez kierowników fabryk Toyoty metodzie kanban. Gdy oryginalny system z lat 40. zakładał przypinanie karteczek z zadaniami do prawdziwej tablicy, tak Trello przenosi to rozwiązanie do świata wirtualnego. Z nieograniczoną ilością miejsca na „karteczki” i możliwością dowolnej modyfikacji każdego zadania.
Trello w wersji darmowej i płatnej — jakie opcje są dostępne?
Atlassian (firma stojąca za Trello) oferuje aż cztery wersje swojego narzędzia.
- Darmowa — dla małych zespołów i wolnych strzelców. Oferuje wszystkie podstawowe funkcjonalności Trello, nielimitowaną liczbę kart w ramach danego projektu oraz możliwość korzystania z tzw. Power-Ups (darmowych dodatków, na przykład w postaci kalendarza czy systemu hierarchizowania kart). Ograniczenia? W jednej przestrzeni roboczej stworzymy tylko 10 tablic.
- Standard — dla małych zespołów, które potrzebują dostępu do większej (bo nieograniczonej) liczby tablic, zaawansowanych checklist i aż 250 MB wielkości załączników. Obecnie kosztuje 5$ miesięcznie.
- Premium — dla zespołów, które chcą wizualizować swoją pracę na inne sposoby, nie tylko w postaci tablicy kanban. Wersja Premium umożliwia planowanie zadań przy pomocy customizowanych tabel, na osi czasu, w kalendarzu czy… na mapie. Koszt to zaledwie 10$ miesięcznie.
- Enterprise — dla większych organizacji, które muszą koordynować pracę wielu niezależnych zespołów i potrzebują dodatkowych zabezpieczeń.
Jak wykorzystać Trello w praktyce?
Trello jest bardzo elastycznym narzędziem — zwłaszcza w wersjach płatnych. Niezależnie, w jakiej formie prowadzisz projekty (czy zdalnie, czy stacjonarnie), aplikacja pozwoli Ci w prosty, czytelny dla każdego sposób je zaplanować, przedstawić członkom zespołu i monitorować postępy prac.
Tak naprawdę Trello może więc pomóc… niemal w całości wyeliminować z prac projektowych komunikację mailową. Długie wątki w Gmailu nie są najwygodniejszą opcją, jeśli masz do skoordynowania pracę trzech firmowych zespołów i kilkunastu zewnętrznych podwykonawców. Komentarze pod konkretnymi zadaniami w Trello sprawdzają się o wiele lepiej. Co więcej — możesz nawet dać dostęp do tablicy swojemu klientowi; tak, aby on też miał wgląd w Wasz proces projektowy i postępy, jakie robi Twój zespół.
Trello to oczywiście niejedyna aplikacja dla zespołów projektowych. Równie ciekawe narzędzia do zarządzania projektami przedstawiamy też w innych tekstach — zachęcamy więc do lektury naszego bloga!
