Czym są maile transakcyjne?

Nie zawsze jesteś w stanie odpowiedzieć na wszystkie wiadomości, które przesyłane są na Twoją skrzynkę mailową. Nie możesz obsługiwać jednocześnie sprzedaży, zatwierdzać reklamacji czy potwierdzać zwrotów.  Co zrobić w takiej sytuacji? Ręcznie odpisywać na maile informując o kolejnych procedurach, czy kompletnie ignorować wiadomości? Rozwiązaniem mogą być tzw. maile transakcyjne. Co to takiego?

Zdj 1. Maile transakcyjne to jedno z najważniejszych narzędzi dostępnych w sieci. Pozwala na zmniejszenie obciążenia pracy ręcznej w znaczny sposób

Źródło: https://pixabay.com/vectors/email-newsletter-email-marketing-3249062/

Obsługa sklepu internetowego, firmy usługowej w sieci lub innego rodzaju działalności wymaga ogromnego zaangażowania czasowego, także poza „standardowym czasem pracy”. Ten mógłby się jeszcze wydłużyć, gdyby przedsiębiorcy musieli ręcznie pisać wszystkie wiadomości informujące np. o zawartej transakcji. W celu usprawnienia procedur wykorzystuje się tzw. maile transakcyjne.

Czym są maile transakcyjne?

Maile transakcyjne to automatyczne komunikaty mailowe, które wysyłane są do użytkowników w przypadku wykonania określonej akcji na stronie internetowej. Mogą uruchamiać się w przypadku działań dostawców, odbiorców, osób składających reklamacje czy zapytanie ofertowe. Używa się ich w przypadku stron internetowych produktowych, sklepów internetowych, witryn zawierających formularze kontaktowe etc.

Jakiego rodzaju akcje mogą obsługiwać maile transakcyjne? To przede wszystkim różnego rodzaju potwierdzenia, zmiany czy procesy aktywacyjne.

• Potwierdzenie założenia konta w serwisie.
• Potwierdzenie dokonania zakupu i płatności.
• Automatyczne wysłanie faktury lub innego dowodu zakupu.
• Reset hasła lub przypomnienie loginu.
• Powiadomienie z mediów społecznościowych.
• Różnego rodzaju pozostałe powiadomienia i alerty.

Wiadomości transakcyjne przede wszystkim powinny być przesyłane jak najszybciej i sprawnie. Nie powinny np. trafiać do folderu SPAM. Efektywna wysyłka wiadomości transakcyjnych to klucz do efektywnego obsługiwania kontrahentów.

Zdj 2. Mail transakcyjny może być np. odpowiedzią na zaakceptowanie newslettera

Źródło: https://www.seobility.net/en/wiki/Double_Opt-in 

W jaki sposób uruchomić maile transakcyjne?

Uruchomienie maili transakcyjnych to powiązanie firmowej skrzynki pocztowej wraz z akcjami wytyczonymi na stronie internetowej. Konieczna jest konfiguracja akcji w taki sposób, aby wykonanie odpowiedniej czynności automatycznie wiązało się z wysyłką wiadomości o określonej treści. Niektórzy dostawcy klientów poczty elektronicznej umożliwiają szybką konfigurację maili transakcyjnych.

W jaki sposób powinien wyglądać efektywny mail transakcyjny? 

• Mail transakcyjny powinien mieć precyzyjnie wskazany temat np. potwierdzenie założenia konta czy przyjęcie zamówienia.
• Istotna jest prawidłowa treść maila transakcyjnego. Koniecznie wskaż użytkownikowi, jaki proces zaszedł albo jakie są kolejne kroki uruchomionego przez niego procesu. Być może konieczne będzie poinformowanie użytkownika, że ten musi sam aktywować kolejne kroki (np. potwierdzając założenie konta lub zmianę hasła).
• Obranduj mail transakcyjny. Klient powinien nie mieć złudzeń, że został on wysłany przez Twoją firmę. Zamieść logo firmowe i dane kontaktowe. Możesz wykorzystać go również do prowadzenia działań marketingowych. Umieść ikony prowadzące do mediów społecznościowych lub najbardziej istotnych dla Ciebie treści na stronie.

Teksty publikowane w mailach transakcyjnych powinny skracać dystans z odbiorcą. Wskazane są zwroty takie jak „Tobie” lub „dla Ciebie”. Pamiętaj, aby do maili transakcyjnych podpiąć własną, firmową domenę. To wpływa na zaufanie Twoich odbiorców.

Dlaczego e-maile transakcyjne to dobre rozwiązanie?

Przede wszystkim maile transakcyjne pozwalają Ci na sporą oszczędność czasu. Nie musisz automatycznie odpowiadać na wszystkie procesy zachodzące na stronie internetowej. To także istotny element z punktu widzenia odbiorcy. Użytkownicy, którzy np. dokonają zakupu lub złożą reklamację albo wystąpią o zwrot towaru mogą być spokojni, że ich żądanie zostało zaakceptowane przez firmę.

Poza tym maile transakcyjne przyspieszają obsługę osób zainteresowanych i poprawiają zaufanie użytkownika do marki. Pamiętaj, aby włączyć je już od samego początku obsługi strony internetowej przedsiębiorstwa, nawet jeżeli początkowo masz małą liczbę klientów. W pewnym momencie możesz nie zdążyć zareagować na liczbę zapytań i akcji.

Semcore