Spis treści
Spis treści
Nie zawsze standardowa umowa wystarczy do potwierdzenia wszystkich ustaleń współpracy między przedsiębiorcami. Zdarza się, że do ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, jego know-how, systemu działania albo zarządzania projektem konieczne jest podpisanie niezwykle precyzyjnej umowy o zachowaniu poufności (NDA). Poznaj założenia zapisów umowy NDA w praktyce, konsekwencje za złamanie zasad wskazanych w niej i najważniejsze z ograniczeń, które mogą pojawić się na etapie jej ustalania.
Każdy kontrahent chce chronić swoje interesy, przekazując podwykonawcy narzędzia do wykonania zlecenia. Jedna strona może zabezpieczyć np. swoją wiedzę lub dostęp do oprogramowania, stosując umowę o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i zachowaniu poufności.
Umowa o zachowaniu informacji poufnych – co to takiego?
Umową o zachowaniu informacji poufnych (znanej jako NDA) możemy nazwać kontrakt, który zobowiązuje strony do utrzymania tajemnicy przedsiębiorstwa i wszelkich danych dotyczących współpracy, bez możliwości wykorzystania ich do działań zewnętrznych bez zgody właściciela. Wskazuje ona konsekwencje naruszenia obowiązku zachowania poufności i precyzyjnie definiuje, co jest elementem ochrony.
Celem umowy NDA jest ochrona pomysłów, patentów, rozwiązań technologicznych itd. przed nieuczciwą konkurencją. Najczęściej strony zobowiązują się do zachowania poufności na czas nieokreślony, aby ograniczyć ryzyko wypłynięcia poufnych informacji po zakończeniu współpracy.
NDA ma na celu zmniejszenie ryzyka działań szpiegowskich, korupcji współpracownika ze strony konkurencji lub wykorzystywania przez wykonawcę Twojego know-how w celu przejęcia Twojej bazy klientów lub stworzenia podobnych produktów.
NDA – non disclosure agreement: znaczenie skrótu
Podpisanie NDA wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Obie strony zobowiązują się do utrzymania tajemnicy drugiego przedsiębiorstwa. Złamanie NDA umożliwia dochodzenie roszczeń w postaci kary umownej (najczęściej w wysokości odstraszającej drugą stronę do prób ominięcia postanowień umowy).
A co oznacza skrót NDA? To z języka angielskiego non disclosure agreement, czyli w wolnym tłumaczeniu „porozumienie o zachowaniu poufności”. Umowy te zaczęto stosować szerzej w Stanach Zjednoczonych w latach 40. ubiegłego wieku w prawie morskim. Jednak niezwykle istotne stały się dopiero w latach 80., gdy doszło do rewolucji technologicznej i każda firma chciała „bronić” swoich projektów przed bezprawnym wykorzystaniem.
Kara umowna, spis treści i inne jej elementy- czym są te pojęcia?
Każda umowa NDA posiada podobne, konkretne elementy, które pozwalają na zabezpieczenie najważniejszych elementów i dochodzenie roszczeń w razie złamania ustaleń.
- Dane stron umowy głównej – konieczne jest wskazanie danych podmiotów, których obowiązuje umowa w szczególności imię i nazwisko (lub nazwa), adres, numer NIP i KRS, dane reprezentantów itd.
- Spis treści – czym byłaby umowa bez spisu treści? Dokument mógłby być bardzo trudny do analizy. W praktyce umowy NDA są zwykle bardzo rozbudowane i spis ułatwia znalezienie odpowiednich elementów w razie potrzeby.
- Definicja informacji poufnych – w umowie musisz precyzyjnie wskazać, jakie elementy uznajesz za chronione tajemnicą. Istotne jest precyzyjne określenie, że chodzi np. o dane Twoich klientów, zasady działania konkretnego oprogramowania lub wyniki współpracy. Pamiętaj, że zbyt szerokie lub zbyt wąskie określenie zasad jest błędem.
- Cel ujawnienia i wyłączenia z poufności – cel wskazuje, jakie przekazane przez strony informacje można ujawnić bez konsekwencji i w jakich momentach (np. przy przygotowaniu oferty biznesowej dla zewnętrznych podmiotów), a także które informacje w ogóle nie podlegają ochronie biznesowej.
- Obowiązki stron – szczegółowe regulacje dotyczące zobowiązań stron do nieujawniania i konkretnego nierozpowszechniania danych podmiotom trzecim.
- Czas trwania umowy – okres zastosowania umowy NDA. Może wskazać kiedy NDA wygasa albo co musi się stać, żeby jej założenia uległy ustaniu. Często – jak wspomnieliśmy – umowy NDA są bezterminowe.
- Kara umowna – zabezpieczenie na wypadek złamania umowy. Kara powinna wskazywać konkretną kwotę odszkodowania. Dzięki temu można domagać się roszczenia bez udowadniania w sądzie wysokości strat.
Jak zbudowana powinna być umowa NDA?
Przede wszystkim musisz pamiętać, że umowa NDA powinna być przejrzysta i wyważona. Zbyt restrykcyjne założenia NDA mogą doprowadzić do paraliżu działań i poważnych utrudnień. Przykład? Wyobraź sobie, że zlecasz podwykonawcy kontakt z Twoimi klientami w celu przedstawienia im Twojej oferty, ale jednocześnie w NDA jest wpisany całkowity zakaz kontaktu z Twoimi klientami. W ten sposób pracownik czy podwykonawca nie może wykonywać swoich usług.
Co istotne, według polskiego prawa umowa NDA może być jednostronna. Oznacza to, że nie musisz obawiać się, że karą umowną i obostrzeniami objęty jest wyłącznie podwykonawca Twoich usług. Zapisy umowy mają chronić konkretnie Ciebie. Interesy podwykonawcy będzie chroniła główna umowa współpracy.
Pamiętaj też, że musisz dokładnie sprecyzować szkody, które może wyrządzić działanie podwykonawcy, jeżeli złamie NDA i wskazać konkretnie, jakie elementy wpływają na wysokość roszczeń. Niekiedy sądy uznają, że kara umowna jest wygórowana i obniżają ją stosunkiem kary do szkody.
Kluczowe elementy budowy NDA dla sektora marketingu
Umowa NDA jest często stosowana w działaniach marketingowych, dlatego, że know-how czy dane klientów, a także strategie marketingowe to najważniejszy element prowadzenia agencji. Wyciek takich danych do konkurencji oznaczałby faktyczne straty finansowe, które wpływają na stabilność przedsiębiorstwa.
Jakie elementy są najważniejsze w przypadku NDA dla sektora marketingu?
- Informacje poufne – dla marketingu informacją poufną są m.in. strategie marketingowe, briefy, wyniki badań, analiza konkurencji, budżety, marże, bazy klientów i subskrybentów oraz leady sprzedażowe.
- Ograniczenia przy wykorzystaniu – ważne, aby podwykonawca widział jak może korzystać z poufnych danych (np. wyniki badań może pokazać konkretnym klientom). Powinien mieć natomiast zabronione korzystanie z informacji do prowadzenia własnych kampanii.
- Okres obowiązywania – warto wskazać, aby zobowiązania były chronione nawet 5 lat po zakończeniu umowy (dotyczące kontaktu z klientem), a informacje strategiczne powinny być zabezpieczone bezterminowo.
- Klauzule AI – jedną z najnowszych, stosowanych klauzul jest zabezpieczenie na wypadek korzystania z AI. Powinieneś wskazać, czy podwykonawca może przy przetwarzaniu danych używać narzędzi generatywnej sztucznej inteligencji, a jeżeli tak to w jaki sposób.
- Zwrot i usunięcie materiałów – wskaż w umowie, że podwykonawca zobowiązuje się do usunięcia i zwrotu wszystkich materiałów reklamowych, które otrzymał w czasie współpracy.
Przygotowana w ten sposób umowa będzie chronić Twoje interesy i pozwoli prowadzić biznes bezpiecznie, zlecając działania również podmiotom
swój potencjał z
polityką prywatności
