Kickoff meeting — czym jest spotkanie inaugurujące projekt?

Wiele nieudanych projektów rozsypuje się już na samym starcie przez złą organizację i brak płynnego przepływu informacji. Dlatego właśnie dobrą praktyką są tzw. kickoff meetings — wyjaśniamy, co to takiego.

Kickoff meeting — co to? 

Kickoff meeting to inaczej spotkanie inaugurujące projekt, po którym dopiero zespół projektowy może przystąpić do pracy. Cel takiego spotkania jest prosty: ustalić wszystkie podstawowe kwestie dotyczące projektu i odpowiedzieć na palące pytania zespołu oraz interesariuszy. 

Po dobrze przeprowadzonym kickoff meetingu uczestnicy projektu powinni poczuć, że wszyscy znajdują się w tym samym punkcie: mają świadomość, jakie są cele i założenia projektu, znają zasady realizacji, styl pracy i swoje role oraz wiedzą, jak projekt będzie ostatecznie rozliczany.

Trzy rodzaje spotkań inaugurujących

Spotkania inaugurujące projekt w każdej organizacji wyglądają inaczej. Można jednak wyróżnić trzy ogólne formy kickoff meetings ze względu na to, kto w nich uczestniczy.

Wewnętrzny kickoff meeting

Czyli taki, w którym uczestniczą wyłącznie członkowie zespołu projektowego, bezpośrednio zaangażowani w realizację całego projektu. Takie spotkania mają bardzo praktyczny charakter — wprowadzają członków zespołów w szczegóły projektu, służą m.in. przypisaniu ról, ustaleniu metod komunikacji i, oczywiście, doszlifowaniu harmonogramu prac.

Robocze kickoff meetings organizowane są zdecydowanie najczęściej i powinny poprzedzać realizację każdego większego przedsięwzięcia. Forma jest tu mniej ważna, niż np. przy spotkaniach z klientami — liczy się to, aby odpowiedzieć na wszystkie pytania, które mają członkowie zespołu. 

Po wyjściu z takiego kickoff meeting członkowie zespołu powinni znać:

• cele i zakres projektu;
• harmonogram prac;
• grupę docelową projektu;
• podział ról w zespołach;
• zasady komunikacji;
• narzędzia pracy w zespołach;
• zasady, według których oceniane będą efekty pracy.

Kickoff meeting dla wyższego kierownictwa lub interesariuszy firmy

Kolejny rodzaj kickoff meeting to spotkania, na które zapraszane jest kierownictwo firmy oraz jej kluczowi interesariusze (np. inwestorzy). One mają już mniej roboczy, a bardziej formalny, biznesowy charakter. Nie koncentrują się na szczegółach realizacji projektu, a raczej na tym, jaki jest jego biznesowy sens.

Po zakończeniu takiego spotkania interesariusze powinni znać:

• cele projektu — i to, w jaki sposób łączą się one z celami biznesowymi firmy;
• zakładane efekty projektu oraz jego koszty;
• ogólny plan realizacji projektu — jakie zespoły i zasoby będą zaangażowane w projekt, w jakich ramach czasowych powinien się zamknąć, jakimi miernikami będzie oceniany.

Zewnętrzny kickoff meeting

Czyli spotkanie inaugurujące z udziałem klientów. Takie spotkania są chlebem powszednim dla każdego software house’u czy agencji SEO. Są najbardziej formalne i wymagają poważniejszych przygotowań — bo jest to okazja, aby poprzez udaną prezentację zbudować w kliencie zaufanie do zespołu projektowego, które potem będzie procentować w trakcie realizacji. To także szansa, aby określić z klientem spójne oczekiwania wobec projektu.

Z takiego kickoff meeting klient powinien wyjść z wiedzą:

• jak, według zespołu projektowego, ma wyglądać produkt końcowy;
• kto tworzy zespół projektowy;
• jak będzie przebiegać komunikacja na linii zespół — klient;
• czy i w jakim stopniu będzie zaangażowany w realizację projektu;
• jaki jest zakres projektu — co zalicza się do produktu końcowego, a co nie;
• jak wyglądają ramy czasowe projektu.

Dlaczego spotkania inaugurujące projekt są ważne? Podsumowanie

Organizowanie spotkań inaugurujących przy okazji większych (i nie tylko) projektów jest dziś dla wielu firm i agencji standardem. Kickoff meeting pomaga rozwiać wątpliwości co do realizacji, pozwala wykrystalizować konkretne (i spójne) oczekiwania dla każdej ze stron i wreszcie — jest dla liderów i członków zespołu okazją, aby poznać odmienne perspektywy na projekt.

Semcore