Czym jest Event Marketing?

Event marketing polega na wykorzystaniu wydarzeń do promocji swojej marki lub konkretnego produktu. Mogą to być imprezy różnego rodzaju – od tych kilkugodzinnych, organizowanych dla niewielkiej grupy osób, do kilkudniowych eventów masowych. Stanowią one ważny element strategii PR-owej wielu firm i z pewnością warto z tej formy korzystać. Jeżeli masz jednak odmienne zdanie – pozwól się przekonać, że jest to opłacalna inwestycja.

Czym jest event marketing? – Definicja

Event marketing polega na wykorzystywaniu wydarzeń (event) do osiągania celów biznesowych, wizerunkowych i sprzedażowych. W ten sposób pozyskuje się klientów, a także buduje rozpoznawalność marki wśród odbiorców. Do event marketingu zalicza się między innymi wystąpienia na konferencjach, udział w targach, czy webinarach lub innych podobnych wydarzeniach.

Rodzaje eventów, które promują – wyjaśniamy event marketing

Najważniejszą zasadą, którą należy mieć na uwadze podczas organizacji wydarzeń, jest fakt, że event nie jest tu celem samym w sobie, a jedynie środkiem do jego osiągnięcia. Powodem skorzystania z tej formy promocji jest przede wszystkim budowa wizerunku marki od podstaw lub utrwalenie jej ugruntowanej pozycji na rynku. Impreza może być więc zapowiedzią wejścia nowej firmy do branży, ale nie jest to jedyna opcja. Event marketing daje Ci możliwość bezpośredniego kontaktu z odbiorcami Twoich usług lub nabywcami towarów. Dzięki temu rozpoznawalność Twojej marki znacząco wzrasta. Co więcej, udane wydarzenie, którego plan jest dopięty na ostatni guzik, u uczestników wzbudza wyłącznie pozytywne emocje.

Oznacza to, że właśnie w taki sposób w przyszłości będą kojarzyć Twoją firmę. Jeśli chodzi o rodzaje eventów, możliwości są niemal nieskończone. Ogranicza Cię jedynie wyobraźnia oraz budżet firmy na cele marketingowe. Obecnie są także obostrzenia związane z pandemią. Jednak event marketing może być także przeprowadzany online. Pamiętaj, że charakter wydarzenia musi być dobrany do profilu odbiorcy Twojej marki.  Wydarzenia tego typu doskonale sprawdzają się w przypadku marek, które chcą zaangażować się w życie lokalnej społeczności i właśnie u niej wzbudzić zainteresowanie swoim produktem. Sporą część eventów stanowią imprezy rozrywkowe, jak koncerty (także online), wyzwania – gry i teleturnieje, spotkania z gwiazdami. Będąc sponsorem takiego wydarzenia, warto wpisać markę w jego nazwę. Doskonałym przykładem jest tutaj wrocławski festiwal filmowy T-Mobile Nowe Horyzonty. Być może i Twój event zyska rangę imprezy cyklicznej – w takim przypadku możesz odnotować spory sukces w zakresie budowania świadomości marki.

Zupełnie inną kategorią eventów są wydarzenia edukacyjne, jak różnego rodzaju warsztaty czy konferencje. Takie formy bardzo łatwo jest dopasować do konkretnego odbiorcy. Firmy chętnie podejmują się także organizacji imprez charytatywnych, głównie ze względów wizerunkowych, ale też z czystej chęci niesienia pomocy. Biorąc pod uwagę spektakularne efekty, jakie możesz osiągnąć, opłacalność eventów nie powinna podlegać dyskusji. Warunkiem jest jednak doskonała organizacja. Jeżeli coś pójdzie bowiem nie po Twojej myśli, firma może odnotować straty. Aby temu zapobiec, podejdź do przygotowań poprzedzających wydarzenie kompleksowo, tak by nic Cię nie zaskoczyło.

Przeczytaj także: SXO oraz Audyt SEO

Z kim trzeba współpracować podczas event marketingu?

Po wyjaśnieniu pojęcia event marketingu przejdźmy do kwestii czysto organizacyjnych. Chcąc podjąć się przedsięwzięcia na dużą skalę, musisz nawiązać współpracę ze specjalistami w wielu dziedzinach. Najważniejsze są kwestie techniczne, ale również współpraca z popularnymi osobami. Dobrym pomysłem będzie też skorzystanie z pomocy zawodowego konferansjera, który zaciekawi publiczność i nada atmosfery. W przypadku wydarzeń na żywo – organizowanych zgodnie obowiązującymi normami pandemicznymi lub planowanymi na czas po nich, jest wysoce prawdopodobne, że jednym z punktów eventu będzie poczęstunek. Możesz specjalnie na tę okazję zatrudnić kucharza lub postawić na wybraną firmę cateringową. Jeżeli będzie to forma inna niż szwedzki stół – potrzebni będą także kelnerzy. W przypadku imprez na dużą liczbę uczestników niezbędni będą ponadto ochroniarze.

Tak naprawdę ostateczna liczba zaangażowanych osób oraz ich funkcje będą zależały od charakteru wydarzenia. Jeżeli jest ono skierowane do dzieci – nie obejdzie się bez animatorów czy osób przebranych za maskotki. Do zorganizowania imprezy sportowej niezbędni będą natomiast sędziowie. Bez względu na rodzaj eventu, zawsze warto podjąć współpracę z influencerami i innymi znanymi osobami. Jeżeli te postaci będą prawidłowo dobrane – ich osobowość zadziała jak magnes na potencjalnych uczestników. Aby o wydarzeniu było głośno jeszcze na długo po jego zakończeniu, potrzebne będą dowody, że okazało się ono ogromnym sukcesem. Musisz je zatem profesjonalnie udokumentować. Tworząc budżet imprezy, nie zapomnij więc o środkach na wynajęcie profesjonalnego fotografa oraz kamerzysty. Przedstawione tu kwestie związane z event marketingiem mogą okazać się przytłaczające.

Jeżeli czujesz, że Twoja firma samodzielnie może nie podołać organizacji, pamiętaj, że na rynku obecne są liczne agencje eventowe, których działalność polega właśnie na kreowaniu tego typu wydarzeń. Nie wahaj się zwrócić się do nich o pomoc. Przed wyborem konkretnej agencji zapoznaj się jednak z opiniami jej poprzednich klientów oraz zakresem usług, jakie ma w swojej ofercie. Wiele osób wciąż wydaje się wątpić w opłacalność eventów, szczególnie tych organizowanych na szeroką skalę. Warto jednak zauważyć, że pozytywne skutki tego typu wydarzeń odczuwane są przez długi czas. Wspomniany tu wcześniej festiwal Nowe Horyzonty od kilku lat nie jest już sponsorowany przez T-Mobile, a mimo to wiele osób nadal kojarzy go właśnie z tą marką.

Aspekty prawne event marketingu

Przejdźmy do tej najmniej fascynującej, ale niezwykle istotnej strony każdego wydarzenia. Mowa oczywiście o kwestiach związanych z regulacjami prawnymi. Bez poruszenia tego aspektu w ogóle nie powinno się podejmować próby wyjaśnienia event marketingu. Istnieje szereg przepisów, z poszanowaniem których musisz działać już na etapie organizacji imprezy.

Sam event powinien mieć stosowny regulamin, który w jasny sposób określi warunki uczestnictwa oraz obowiązki, zarówno po stronie organizatora, jak i zaproszonych gości. Jeżeli po pandemii, na Twoim evencie pojawi się przynajmniej 500 osób, będą Cię obowiązywały przepisy ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych. Jeśli na wydarzeniu, bez względu na liczbę jego uczestników, obecny będzie alkohol, zapoznaj się z ustawą o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. W przypadku publicznego odtwarzania muzyki zastosowanie znajduje natomiast prawo autorskie. Obecność popularnych utworów w tle imprezy wiąże się z koniecznością wniesienia opłaty między innymi do Stowarzyszenia Autorów ZAiKS. Co więcej, to właśnie na Tobie, jako organizatorze eventu, spoczywa odpowiedzialność za bezpieczeństwo jego uczestników. Na tę okoliczność warto wykupić więc ubezpieczenie OC, nawet jeśli impreza nie jest biletowana.

Jak promować w sieci event marketing?

Głośne wydarzenia zwiastują zazwyczaj plakaty oraz billboardy w przestrzeni publicznej, a także reklamy w lokalnych i ogólnokrajowych mediach tradycyjnych. Promocja nie będzie jednak efektywna, jeśli nie wykorzystasz do niej internetu. Bardzo dobrym pomysłem jest przygotowanie strony www, w pełni poświęconej eventowi. Oprócz tego koniecznie opublikuj zapowiedź imprezy pod własnym adresem wirtualnym, a także na blogu, jeżeli go prowadzisz.

Nie zapomnij o postach w mediach społecznościowych. Bardzo dobrą metodą jest także utworzenie wydarzenia na Facebooku. Dzięki temu zobaczysz, jak dużym cieszy się ono zainteresowaniem i ocenisz, czy potrzebne będą dodatkowe działania promocyjne. Możesz pomyśleć też o stworzeniu krótkiej zajawki w formie wideo i wypuszczeniu jej w formie postu sponsorowanego na Facebooku oraz Instagramie. Jeżeli do swoich odbiorców regularnie wysyłasz newsletter, nie zapomnij i w nim wspomnieć o evencie. Akcja promocyjna w event marketingu może się również wiązać z zaangażowaniem influencerów. To oni pomogą Ci rozpropagować wydarzenie, co jest szczególnie pomocne, gdy Twoja marka nie jest jeszcze znana szerszemu gronu konsumentów. Znane osobistości przekażą swoim fanom informację o imprezie na przykład poprzez stories na Instagramie lub w formie standardowego postu na Facebooku.

Semcore